基本的な使い方 (v5.1)

基本的な使い方をご説明します。詳細は以下のページを参照してください。

ヘルプ
https://poweraddress.jp/help/

参考)基本的な用語

フィールド  :姓、名、電話番号など、個々の情報を入力する欄
レコード   :一人分のフィールドの集まり、1レコードは一人分のデータ
現在のレコード:現在選択中または表示中の1レコード
対象レコード :検索や除外などで編成した現在表示中の複数のレコード
レイアウト  :ソフトの画面

レイアウトの切り替え

アプリケーションウィンドウ内のメニュータブ、サブメニュー、ボタン、アイコンなどをクリックして切り替えます。主なレイアウトは以下のとおりです。

リスト

複数のレコードを表示するレイアウトです。表示項目固定の8種類のリストと、個々のデータ項目を編集できる一覧表があります。

カード

個々のレコードを表示するレイアウトです。詳しい情報の入力および表示用に3種類のレイアウトがあります。

検索

レコード内のフィールドを横断検索するレイアウトと、3種類のカードに対応した検索レイアウトがあります。

インポート

指定されたファイルまたはデータソースからレコードをインポート(取り込み)するレイアウトです。

エクスポート

指定されたファイルにレコードをエクスポート(書き出し)するレイアウトです。バックアップや Mac の連絡先を更新するボタンも配置しています。

印刷

名簿印刷、はがき/封筒/ラベルへの宛名印刷を行うレイアウトです。用紙アイコンをクリックすると、印刷の詳細レイアウトが表示されます。

メール

電子メールを作成し、メールソフト経由での送信を行うレイアウトです。

設定

PowerAddress の諸設定を行うレイアウトです。

レコードの基本操作について

レコードの新規追加、複製、削除など基本操作は、レイアウト上にあるボタンをクリックして行います。主な操作ボタンは以下のとおりです。

新規

レコードを新規追加します。

複製

現在のレコードを複製します。

検索

カード検索レイアウトを開きます。

削除…

現在のレコードを削除します。対象レコードをすべて削除することもできます。

対象外…

指定したレコードを対象レコードから除外(一時的に非表示)します。複数のレコードを除外する場合は、現在のレコードを起点に除外数を指定します。現在のレコード以降のすべてを除外したい場合は、適当な大きな数字(1000件の対象レコードがある場合は9999など)を指定して除外します。

対象入替

対象レコードと除外したレコード(一時的に非表示にしたレコード)を入れ替えて表示します。

すべて表示

すべてのレコードを表示します。

データの入力

入力したいフィールドをクリックすると入力可能状態になります。Tab キーや return キーを押すと、次のフィールドが入力可能状態となります。

データの確定について

フィールドに入力された値は、データが確定された後に自動的に保存されます。データは、次のいずれかの操作を行った時点で確定されます。

  • 他のレコードを選択する
  • 現在のフィールド以外の場所をクリックする
  • Windows の場合、テンキーの Enter、または Ctrl+Enter を押す
  • Mac の場合、enter キーを押す

住所の入力について

住所欄は、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名の6つに分かれています。必ずしもこの分割方法を強要するものではありませんが、分割して入力しておけば、以下のような住所データが自動的に生成されます。

  • 郵便番号〜建物名の連結データ
  • 都道府県〜建物名の連結データ
  • 都道府県〜番地の連結データ(2分割向け)
  • 市区町村〜町域の連結データ(3分割または4分割向け)
  • 町域〜建物名の連結データ(3分割向け)
  • 町域〜番地の連結データ(4分割向け)
  • 番地〜建物名等の連結データ(3分割または4分割向け)

これらのデータは、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名とともに、自由に組み合わせてエクスポートすることができます。これにより、一度入力した住所データを任意の形式で再利用することができます。

住所の分割数や表示方法が異なるファイル形式(vCard、Windows アドレス帳 CSV、Yahoo!アドレスブック CSV、Google Gmail 連絡先 CSV)にエクスポートする際は、対応する項目が自動的に割り当てられます。住所の分割数を意識したり、エクスポート後に別途編集する必要はありません。

郵便番号データベースについて

カードまたは印刷画面に配置している [所属] ラベルと住所欄の [〒] マークは、郵便番号データベースの起動ボタンとして機能します。

郵便番号データベースを起動すると、対応したフィールドの内容で郵便番号データベースを検索し、候補がある場合はそのリストを表示します。

候補の中から転載データに対応したボタン([〒]、[住所]、[事業所名]、[すべて])をクリックすると、該当するフィールドへデータが転載されます。

検索について

姓名の先頭文字で検索する「クイック検索」、データ項目を指定して検索する「カード検索」、複数のデータ項目を横断的に検索する「横断検索」の3種類の検索方法があります。

クイック検索

リストや印刷詳細レイアウトの画面上部にある [あ]、[か]、[さ] などのボタンをクリックして検索します。姓名の先頭文字や、マークの有無、英住所の検索および除外などを素早く検索できます。姓名の先頭文字から検索する場合は、あらかじめ姓名のふりがなが設定されている必要があります。

カード検索

データ項目を指定して検索します。リスト、カード、インポート、エクスポート、印刷レイアウトにある [検索] ボタンをクリックするか、検索レイアウトのサブメニュー(Simple、Full、Memo)から移行すると、カード検索レイアウトが表示されます。検索対象のフィールドにキーワードを入力し、enter キーか [検索実行] ボタンをクリックします。

横断検索

複数のデータ項目を横断的に検索します。検索レイアウトのサブメニューから [横断検索] を選び、検索したいキーワードを入力すると、すべてのフィールドを対象に検索が行われます。

印刷について

名簿印刷、はがき/長封筒/洋封筒/ラベルへの宛名印刷が行えます。用紙アイコンをクリックすると、印刷の詳細レイアウトが表示されます。

現在のレコードを1件だけ印刷する場合は、スクリプトメニューから「現在のレコードのみ表示」などを実行してあらかじめ対象レコードを1件にするか、プリントダイアログで「現在のレコード」を指定します。

対象レコードを一括して印刷する場合は、プリントダイアログで「対象レコード」を指定します。

ラベル印刷時は、印刷前に表示されるレイアウトで「現在のレコード」、「対象レコード」、「現在のレコードを繰り返し印刷」の中から選択して印刷します。

電子メールの作成と送信について

メール画面を使うと、メールソフト経由でのメール送信が簡単に行えます。メールソフトの挙動設定で [ダイアログなしで実行] を OFF にしておけば、メールを送信する前に内容を確認することができます。より複雑な処理は、FileMaker 版をご利用ください。

レコードの状態表示

リスト/カード/印刷レイアウトの画面右上には、レコードの状態を示す情報が表示されています。

番号

対象レコードの中で、現在のレコードが何番目にあるかを表示します。対象レコードをソートすると番号も変わります。

対象

対象レコードの数を表示します。

総数

全レコードの数を表示します。

順序

対象レコードのソート状態を表示します。ソート名の前の記号「▲」は昇順、「▼」は降順を表しています。ソート後、レコードが新規追加または複製され、対象レコードが部分的にソートされているときは「△」や「▽」となります。

表示中の1件だけを印刷するには?

現在のレコードを指定して印刷するか、対象を1件に

Q. 質問

表示中の1件だけを印刷するには?

A. 回答

印刷ダイアログの印刷対象を「現在のレコード」にして印刷するか、対象レコードを1件だけにして印刷します。印刷ダイアログでの指定が面倒な場合は、対象レコードを1件だけにして印刷するとよいでしょう。この場合、印刷ダイアログの印刷対象が何であれ1件だけ印刷されます。印刷前に現在の1件だけを表示するには、スクリプトメニューから「現在のレコードのみ表示」を実行します。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

関連ページ

所属宛と自宅宛を一括して印刷できますか?

所属宛と自宅宛、印刷レイアウト毎に印刷

Q. 質問

所属宛と自宅宛を一括して印刷できますか?

A. 回答

はがき宛名、封筒宛名、ラベル印刷など、印刷レイアウトが所属宛と自宅宛に別れている場合は、それぞれの印刷レイアウト毎に印刷する必要があります。所属宛と自宅宛を印刷する場合は以下のような手順となります。所属宛または自宅宛のレコードを検索する方法はこちらをご覧ください。

  1. 所属宛に印刷したいレコードを検索機能などで抽出
  2. 所属宛レイアウトでプレビューを確認、対象レコードを印刷
  3. 自宅宛に印刷したいレコードを検索機能などで抽出
  4. 自宅宛レイアウトでプレビューを確認、対象レコードを印刷

PowerAddress は複数のウインドウ操作に対応しています。ウインドウをもう一つ開き、所属宛と自宅宛の操作(検索、ソート、印刷など)をウインドウ毎に行うこともできます。新たなウインドウを開くには、メニューバーの [ウインドウ] から [新規ウインドウ] を実行します。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

参考資料

基本的な使い方 (v5.0)

基本的な使い方をご説明します。詳細は以下のページを参照してください。

ヘルプ
https://poweraddress.jp/help/

参考)基本的な用語

フィールド:姓、名、電話番号など、個々の情報を入力する欄
レコード:一人分のフィールドの集まり、1レコードは一人分のデータ
現在のレコード:現在選択中または表示中の1レコード
対象レコード:検索や除外などで編成した現在表示中の複数のレコード
レイアウト:ソフトの画面

レイアウトの切り替え

アプリケーションウィンドウ内のメニュータブ、サブメニュー、ボタン、アイコンなどをクリックして切り替えます。主なレイアウトは以下のとおりです。

リスト

複数のレコードを表示するレイアウトです。表示項目固定の8種類のリストと、個々のデータ項目を編集できる一覧表があります。

カード

個々のレコードを表示するレイアウトです。詳しい情報の入力および表示用に3種類のレイアウトがあります。

検索

レコード内のフィールドを横断検索するレイアウトと、3種類のカードに対応した検索レイアウトがあります。

インポート

指定されたファイルまたはデータソースからレコードをインポート(取り込み)するレイアウトです。

エクスポート

指定されたファイルにレコードをエクスポート(書き出し)するレイアウトです。バックアップや Mac の連絡先を更新するボタンも配置しています。

印刷

名簿印刷、はがき/封筒/ラベルへの宛名印刷を行うレイアウトです。用紙アイコンをクリックすると、印刷の詳細レイアウトが表示されます。

メール

電子メールを作成し、メールソフト経由での送信を行うレイアウトです。

設定

PowerAddress の諸設定を行うレイアウトです。

レコードの基本操作について

レコードの新規追加、複製、削除など基本操作は、レイアウト上にあるボタンをクリックして行います。主な操作ボタンは以下のとおりです。

新規

レコードを新規追加します。

複製

現在のレコードを複製します。

検索

カード検索レイアウトを開きます。

削除…

現在のレコードを削除します。対象レコードをすべて削除することもできます。

対象外…

指定したレコードを対象レコードから除外(一時的に非表示)します。複数のレコードを除外する場合は、現在のレコードを起点に除外数を指定します。現 在のレコード以降のすべてを除外したい場合は、適当な大きな数字(1000件の対象レコードがある場合は9999など)を指定して除外します。

対象入替

対象レコードと除外したレコード(一時的に非表示にしたレコード)を入れ替えて表示します。

すべて表示

すべてのレコードを表示します。

データの入力

入力したいフィールドをクリックすると入力可能状態になります。Tab キーや return キーを押すと、次のフィールドが入力可能状態となります。

データの確定について

フィールドに入力された値は、データが確定された後に自動的に保存されます。データは、次のいずれかの操作を行った時点で確定されます。

  • 他のレコードを選択する
  • 現在のフィールド以外の場所をクリックする
  • Windows の場合、テンキーの Enter、または Ctrl+Enter を押す
  • Mac の場合、enter キーを押す

住所の入力について

住所欄は、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名の6つに分かれています。必ずしもこの分割方法を強要するものではありませんが、分割して入力しておけば、以下のような住所データが自動的に生成されます。

  • 郵便番号〜建物名の連結データ
  • 都道府県〜建物名の連結データ
  • 都道府県〜番地の連結データ(2分割向け)
  • 市区町村〜町域の連結データ(3分割または4分割向け)
  • 町域〜建物名の連結データ(3分割向け)
  • 町域〜番地の連結データ(4分割向け)
  • 番地〜建物名等の連結データ(3分割または4分割向け)

これらのデータは、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名とともに、自由に組み合わせてエクスポートすることができます。これにより、一度入力した住所データを任意の形式で再利用することができます。

住所の分割数や表示方法が異なるファイル形式(vCard、Windows アドレス帳 CSV、Yahoo!アドレスブック CSV、Google Gmail 連絡先 CSV)にエクスポートする際は、対応する項目が自動的に割り当てられます。住所の分割数を意識したり、エクスポート後に別途編集する必要はありません。

郵便番号データベースについて

カードまたは印刷画面に配置している [所属] ラベルと住所欄の [〒] マークは、郵便番号データベースの起動ボタンとして機能します。

郵便番号データベースを起動すると、対応したフィールドの内容で郵便番号データベースを検索し、候補がある場合はそのリストを表示します。

候補の中から転載データに対応したボタン([〒]、[住所]、[事業所名]、[すべて]) をクリックすると、該当するフィールドへデータが転載されます。

検索について

姓名の先頭文字で検索する「クイック検索」、データ項目を指定して検索する「カード検索」、複数のデータ項目を横断的に検索する「横断検索」の3種類の検索方法があります。

クイック検索

リストや印刷詳細レイアウトの画面上部にある [あ]、[か]、[さ] などのボタンをクリックして検索します。姓名の先頭文字や、マークの有無、英住所の検索および除外などを素早く検索できます。姓名の先頭文字から検索する場合は、あらかじめ姓名のふりがなが設定されている必要があります。

カード検索

データ項目を指定して検索します。リスト、カード、インポート、エクスポート、印刷レイアウトにある [検索] ボタンをクリックするか、検索レイアウトのサブメニュー(Simple、Full、Memo)から移行すると、カード検索レイアウトが表示されます。検索対象のフィールドにキーワードを入力し、enter キーか [検索実行] ボタンをクリックします。

横断検索

複数のデータ項目を横断的に検索します。検索レイアウトのサブメニューから [横断検索] を選び、検索したいキーワードを入力すると、すべてのフィールドを対象に検索が行われます。

印刷について

名簿印刷、はがき/長封筒/洋封筒/ラベルへの宛名印刷が行えます。用紙アイコンをクリックすると、印刷の詳細レイアウトが表示されます。

現在のレコードを1件だけ印刷する場合は、スクリプトメニューから「現在のレコードのみ表示」などを実行してあらかじめ対象レコードを1件にするか、プリントダイアログで「現在のレコード」を指定します。

対象レコードを一括して印刷する場合は、プリントダイアログで「対象レコード」を指定します。

ラベル印刷時は、印刷前に表示されるレイアウトで「現在のレコード」、「対象レコード」、「現在のレコードを繰り返し印刷」の中から選択して印刷します。

電子メールの作成と送信について

メール画面を使うと、メールソフト経由でのメール送信が簡単に行えます。メ ールソフトの挙動設定で [ダイアログなしで実行] を OFF にしておけば、メールを送信する前に内容を確認することができます。より複雑な処理は、FileMaker 版をご利用ください。

レコードの状態表示

リスト/カード/印刷レイアウトの画面右上には、レコードの状態を示す情報が表示されています。

番号

対象レコードの中で、現在のレコードが何番目にあるかを表示します。対象レコードをソートすると番号も変わります。

対象

対象レコードの数を表示します。

総数

全レコードの数を表示します。

順序

対象レコードのソート状態を表示します。ソート名の前の記号「▲」は昇順、「▼」は降順を表しています。ソート後、レコードが新規追加または複製され、対象レコードが部分的にソートされているときは「△」や「▽」となります。

設定: 長3宛名のフォントサイズの上限値

長形3号封筒の宛名のフォントサイズの上限値を設定します。フォントサイズは、フォントサイズの上限値、各単語の文字数、全体の文字数、各行の文字数配分、改行位置などにより自動的に調整および最適化されます。

フォントサイズの上限値は、住所、姓名、肩書(姓名を伴う肩書)、肩書のみ(姓名を伴わない肩書)の4つの設定値があります。各設定値の右にある数字は初期値を表しています。

関連ページ

印刷結果を PDF や XPS で確認または保存するには

印刷結果を PDF や XPS などの電子ドキュメントで確認すると紙の節約になります。よく印刷する名簿や宛名はこれらの電子ドキュメント保存しておくのもよいでしょう。印刷結果を配布する際にも便利です。

Windows の場合

印刷結果を PDF で確認するには、印刷時のプリンタを「Microsoft Print to PDF」にし、保存場所とファイル名を指定して PDF を保存します。印刷結果を XPS で確認するには、印刷時のプリンタを「Microsoft XPS Document Writer」にし、保存場所とファイル名を指定して XPS を保存します。

Windows での操作例

  1. 印刷画面の [印刷…] をクリック
  2. 印刷時のプリンタを PDF または XPS にする
  3. 保存場所とファイル名を指定

プリンタ名に「Microsoft XPS Document Writer」がない場合

Windows XP などの場合は、Microsoft から以下のファイルをダウンロードすると XPS の表示や生成が行えるようになります。32bit 版と 64bit 版がありますので、ご利用中の OS の種類を確認し、適したファイルをダウンロードしてください。

Mac の場合

印刷結果を PDF で確認または保存するには、印刷ダイアログの左下にある [PDF ▼] をクリックし、[“プレビュー”で PDF を開く] を選択します。PDF で保存するには、[PDF ▼] メニューの [PDF として保存] を選択します。

Mac での操作例

  1. 印刷画面の [印刷…] をクリック
  2. 印刷ダイアログの左下にある [PDF ▼] をクリックし、プレビューで開くか PDF で保存
  3. PDF で保存する場合は保存場所とファイル名を指定

iOS(iPad、iPhone、iPod touch)の場合

印刷結果を PDF で確認するには、印刷設定ダイアログの下にある [PDF] をタップし、ファイル名を指定して [続行] をタップします。

iOS での操作例

  1. 印刷画面の [印刷…] をタップ
  2. 印刷設定ダイアログの下にある [PDF] をタップ
  3. ファイル名を指定して [続行] をタップ
  4. 保存先を設定

関連ページ

印刷ダイアログで印刷対象や印刷範囲を指定するには

印刷画面の [印刷…] ボタンをクリックし、印刷確認ダイアログで [OK] をクリックすると、印刷ダイアログ(Mac ではプリントダイアログ)が表示されます。プリンタを指定したり、印刷部数やページの範囲を指定します。

Windows の場合

印刷ダイアログの画面上に、印刷対象を [対象レコード] にするか [現在のレコード] にするかを指定するメニューが表示されます。印刷範囲(ページ)の指定は、ダイアログの画面中程にある「印刷範囲」項目で指定します。対象レコードのすべてを印刷する場合は、この値を [すべて] にします。

Mac の場合

印刷ダイアログの詳細を隠している場合は、ダイアログの画面下にある [詳細を表示] をクリックします。ダイアログの画面中程にあるメニューから [FileMaker Pro] を選ぶと、印刷対象を [対象レコード] にするか [現在のレコード] にするかを指定するラジオボタンが表示されます。

印刷範囲(ページ)の指定は、ダイアログの画面中程にある「ページ」項目で指定します。対象レコードのすべてを印刷する場合は、この値を [すべて] にします。

iOS(iPad、iPhone、iPod touch)の場合

印刷対象の指定は、印刷設定ダイアログの [レコード範囲] という設定項目で指定します。現在のレコードを1件だけ印刷する場合は、この項目をタップして [現在のレコード] を指定します。対象レコードを印刷する場合は、[対象レコード] を指定します。

印刷範囲(ページ)の指定は、印刷設定ダイアログの [ページ範囲] という設定項目で指定します。対象レコードのすべてを印刷する場合は、この値を [すべてのページ] にします。

関連ページ

プリンタ, 用紙サイズ, 用紙方向を設定するには

プリンタを指定したり、用紙サイズや用紙方向を指定するには、Windows では「プリンターの設定ダイアログ」を、Mac では「ページ設定ダイアログ」を、iOS では「印刷設定ダイアログ」を使用します。

印刷画面の [用紙設定…] ボタンをクリックすると、プリンターの設定ダイアログ(Mac ではページ設定ダイアログ)が表示されます。操作方法は以下のとおりです。

  1. 印刷画面の [用紙設定…] をクリック
  2. 推奨する設定を確認し [OK] をクリック
  3. プリンタ、用紙サイズ、方向などを設定し [OK] をクリック

関連ページ

使い方

基本操作から FileMaker を使った高度な操作まで

基本的な操作方法から FileMaker 製品を使ったより高度な利用方法まで、PowerAddress の使い方について説明します。

基本操作

メニューバーやコンテキストメニューの使い方、レイアウトの切り替え方法、新規レコードの作成方法、レコードの編集方法、郵便番号データベースの使い方などについては、以下のページをご覧ください。

レコードの編成

レコードの表示方法、検索方法、ソート方法などについては、以下のページをご覧ください。

データの交換

住所録データを任意のファイルから取り込む方法や、住所録データを任意のファイル形式で書き出す方法などについては、以下のページをご覧ください。

名簿印刷、宛名印刷、メール配信

名簿印刷、はがき/長形封筒/洋形封筒/角形封筒/ラベルへの宛名印刷、メール配信方法などについては、以下のページをご覧ください。

住所録の共用、共有

クライアントサーバ型の同時共有、インスタント Web 公開による共有、住所録ファイルの入れ替え方法、複数のユーザーまたは複数のパソコンで使う方法、USB メモリなどで使う方法などは、以下のページをご覧ください。

より高度な利用

FileMaker Pro を使ったリレーションシップの設定方法については、以下のページをご覧ください。

差出人画像の設定

はがき、封筒印刷の縦置き横書き向けの差出人画像1~3を設定します。3種類の差出人画像を設定することができます。差出人の顔写真はもちろん、イラストや写真、会社のロゴや商品画像、「見積書在中」などスタンプを模した画像など、別途用意した画像を印刷することができます。

差出人画像1~3

画像枠の下にある編集ボタンをクリックすると画像の挿入や削除が行えます。フィールドを右クリック(Mac では control キーを押しながらクリック)すると、画像やファイルの挿入に関するコンテキストメニューが表示されます。

フィールドサイズは 48 x 48 ピクセルです。画像ファイルは、この枠のサイズに合わせて拡大縮小されます。カード印刷時に画像をきれいに印刷するには、200 x 200 ピクセル以上の画像ファイルを使用するとよいでしょう。

差出人画像設定

はがき縦置き横書きまたは、封筒縦置き横書きに印刷する差出人画像を指定します。

はがき縦置き

はがき縦置き横書きレイアウトに印刷する差出人画像を指定します。以下のいずれかを指定することができます。

  • 印刷しない ← Win/Mac 初期値
  • 画像1
  • 画像2
  • 画像3

封筒縦置き

封筒縦置き横書きレイアウトに印刷する差出人画像を指定します。以下のいずれかを指定することができます。

  • 印刷しない ← Win/Mac 初期値
  • 画像1
  • 画像2
  • 画像3

関連ページ