インポート, 一致するレコードを更新するには?

インポートの方法は、レコードの追加、一致するレコードの更新、既存のレコードの置換の3種類から選ぶことができます。ここでは、一致するレコードの更新方法について解説します。

Q. 質問

2つの PowerAddress(以下 PA)を使っています。1つは出先で更新することがある PA です。もう1つは会社での管理用に使っている PA です。出先で更新した住所録を会社の住所録にインポートする際、重複するレコードを更新することはできますか?

A. 回答

[インポート…] ボタンをクリックしてインポートするファイルを開くと、「インポート順の指定」ダイアログが表示されます。初期状態では、「ソース」と「ターゲット」の間の青い矢印が「追加」になっています。この矢印部分をクリックするとインポートの方法を選択することができますので、「更新」に変更してインポートします。

更新するには、インポート元(ソース)とインポート先(ターゲット)のレコードをどのような条件であれば同一とみなすかを設定する必要がります。例えば、「姓」と「名」が一致している場合に同一とみなす場合は、「姓」と「名」の2つのフィールドを「照合フィールド」として設定します。

以下は、インポートの際に重複するレコードを更新する操作例です。お試しになる前に、インポート先の住所録をバックアップすることをおすすめします。

操作手順

PowerAddress 5.1 での操作例です。この例では、インポート元の PA の全てのレコードをエクスポート(簡単バックアップ機能を使用)し、インポート先の PA にインポートしています。

  1. インポート元の PA を起動し、エクスポート画面の [住所録をバックアップ…] をクリック

    全てのレコードをエクスポートする場合は、簡単バックアップ機能を使うと便利です。任意のレコードをエクスポートしたい場合は、検索機能などで任意のレコードを抽出した後、標準の [エクスポート…] をクリックしてエクスポートしてください。

  2. テキスト形式か FileMaker 形式でエクスポート

    簡単バックアップ機能のファイル形式を選択します。顔写真などの画像データが不要な場合は [Text] を、画像データを含む全てのデータをバックアップしたい場合は [Text, Img] を選択します。前者は Merge 形式のテキストファイル(フィールド名付きの CSV)、後者は FileMaker Pro 形式のファイルです。

  3. インポート先の PA を起動し、インポート画面の [インポート…] をクリック

  4. ファイル指定のダイアログで、手順2のファイルを選択して [開く] をクリック

    選択できるファイル形式は、ファイル指定のダイアログの下の方にある「ファイルの種類」または「表示」のポップアップメニューで指定することができます。「すべて」にすると、すべてのファイル形式が指定できる状態になります。「Merge」にすると、Merge 形式のファイルだけが指定できる状態になります。「FileMaker Pro」にすると、FileMaker Pro 形式のファイルだけが指定できる状態になります。Mac でこのメニューが表示されていない場合は、ダイアログ左下の [オプション] をクリックします。

  5. ダイアログ上のソースとターゲットの間にある青い矢印をクリックし、「更新」を選択

    必要であれば「一致しないデータを新規レコードとして追加する」を ON にします。一致するレコードを更新

  6. ターゲットフィールドの一覧を「最後に使用した順序」から「照合名順」にする

    この操作を行うと、インポート元とインポート先のフィールドの順序が自動で揃います。照合名順

  7. 照合フィールドを設定(フィールド間をクリック)

    レコードを更新する際、どのような条件であれば同一のレコードとみなすかを設定します。例えば、「姓」と「名」が一致している場合に同一とみなす場合は、フィールドの一覧を照合名順にしたあとで、「姓」と「姓」の間をクリックし、フィールドのマッピングを「インポート」から「照合フィールド」にします。同じように「名」のマッピングも「インポート」から「照合フィールド」にします。照合フィールドは自由に設定することができます。照合フィールドを設定

  8. 更新するフィールドを設定

    照合フィールドでレコードが一致した場合、どのフィールドを更新するかを設定します。フィールドの一覧を照合名順にした場合は、インポート可能なフィールドがすべて「インポート」になります。更新したくないフィールドがある場合は、そのフィールド間をクリックし、フィールドのマッピングを「インポート」から「インポートしない」にします。更新したくないフィールドは「インポートしない」に設定

  9. [インポート] をクリック

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.x

関連ページ

外部ページ

FileMaker のヘルプにはより詳しい情報があります。

インポート時にフィールドの配置順を自動で照合するには?

Q. 質問

PowerAddress のバックアップファイル、他ソフトの CSV ファイル、エクセルで作成した住所録ファイルなどをインポートする際、フィールドの位置合わせを簡単に行いたい。自動で照合する方法は?

A. 回答

インポートするファイルの1行目に PowerAddress 用のフィールド名(列名、項目名)があればインポート時の照合はとても簡単です。フィールドの順序は問いません。

PowerAddress のエクスポート画面や設定画面で書き出したバックアップファイル(*.mer または *.fmp12)はフィールド名が付加されています。他ソフトの CSV ファイルやエクセルで作成した住所録ファイルの場合は、インポートの前に、ファイルの1行目を PowerAddress 用に編集しておきましょう。フィールド名の一覧はこちらをご覧ください。関連する FAQ「CSV やエクセルの住所録をインポートするには?」も参考にしてください。

準備ができたらファイルをインポートします。フィールドの配置順を自動で照合するには、インポートダイアログにあるフィールドの配置順を「照合名順」にします。指定箇所は以下のとおりです。

v5.1 または FileMaker 18〜 環境の場合

v5.1 環境のインポートダイアログ
v5.1 環境のインポートダイアログ

v4.9〜v5.0 または FileMaker 12〜17 環境の場合

旧環境のインポートダイアログ
旧環境のインポートダイアログ

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.x
  • PowerAddress 4.x

vCard をインポートするには?

エラーコード 700 を回避してインポート

Q. 質問

PA v4.8 〜 で vCard ファイルをインポートするとエラーが発生します。正しくインポートする方法はありますか?

A. 回答

FileMaker Pro 12 からテキストファイルのインポート仕様が変更されたため、テキストファイルである vCard をインポートしようとすると以下のようなエラーが発生します。

vCard ファイルのインポート時にエラーが発生しました。
処理を中止します。
エラーコード:700

[OK]

または

選択されているファイルタイプを変換することはできません。

[OK]

対処方法は以下の A、B、C の3種類あります。Windows アドレス帳の vCard ファイルの場合は、対処方法 A をお試しください。Mac 連絡先の vCard ファイルの場合は、対処方法 B をお試しください。対処方法 A、B がうまくいかない場合や、テキストエディタを使って vCard のエンコーディングを変更できる方は、対処方法 C をお試しください。

なお、写真のインポートはサポートしておりません。写真付きの vCard を PA にインポートすると一部のフィールドが正しくインポートされない場合があります。Mac 連絡先などで vCard を書き出す際は、環境設定内の「写真を vCard に書き出す」を OFF にして書き出してください。

対処方法 A(Shift_JIS の vCard の拡張子を変える方法、Win 向け)

Windows アドレス帳で書き出した vCard ファイルなど、日本語を含む Shift_JIS の vCard ファイルの場合は、以下の手順でインポート可能です。

  1. vCard ファイルの拡張子を .txt に変更(拡張子の変更方法はこちら
  2. PA のインポート画面の vCard の [インポート…] をクリック、文字セットは [Shift-JIS]
  3. ファイルの種類を「タブ区切りテキスト」にし、vCard ファイルを選択
  4. フィールドの配置順を「照合名順」にしてインポート

対処方法 B(UTF-8 の vCard の拡張子を変える方法、Mac、iCloud 向け)

Mac 連絡先や iCloud で書き出した vCard ファイルなど、日本語を含む UTF-8 の vCard ファイルの場合は、以下の手順でインポート可能です。Mac 連絡先で vCard を書き出す場合は、連絡先の「環境設定> vCard」の「写真を vCard に書き出す」を OFF にしてください。

  1. vCard ファイルの拡張子を .txt に変更(拡張子の変更方法はこちら
  2. PA のインポート画面の vCard の [インポート…] をクリック、文字セットは [UTF]
  3. ファイルタイプを「タブ区切りテキスト」にし、vCard ファイルを選択
  4. フィールドの配置順を「照合名順」にしてインポート

対処方法 C(vCard のエンコーディングを変える方法)

エンコーディングが UTF-16 の場合やファイル内容が英数字だけの場合は、エラーにならないようです。日本語を含む Shift_JIS や UTF-8 の vCard ファイルの場合は、インポートの前に UTF-16 に変換しておくとよいでしょう。インポート手順は以下のとおりです。

  1. テキストエディタなどで vCard ファイルのエンコーディングを UTF-16 に変換 ※注1
  2. PA のインポート画面の vCard の [インポート…] をクリック、文字セットは [UTF] か [Shift-JIS] ※注2
  3. ファイルタイプを「タブ区切りテキスト」にし、vCard ファイルを選択
  4. フィールドの配置順を「照合名順」にしてインポート

※注1)例えば、テキストエディタのエンコーディングメニューから Unicode (UTF-16) を選んで保存します。BOM 無しの UTF-16LE、UTF-16BE はエラーになります。
※注2)[UTF] を選んで「Shift_JIS かも?」というメッセージが表示された場合は、[継続] をクリックしてください。

参考)vCard の [インポート…] ボタンとは

vCard の [インポート...] ボタン
vCard の [インポート…] ボタン

vCard の [インポート…] ボタンとは、インポート画面の拡張タイプ欄の「vCard」ラベルの横にある [インポート…] ボタンのことです。

拡張タイプのファイルは、フィールドの照合(位置合わせ)が簡単に行えます。インポート時の「フィールドデータのインポート順」ダイアログで、フィールドの配置順を「照合名順」にすると、vCard と PowerAddress のフィールドが自動で照合されます。

参考)v4.5 〜 v4.7 の場合

インポート手順は以下のとおりです。

  1. Mac アドレスブックの「環境設定> vCard」を開き、vCard のフォーマットを 3.0 にします。
  2. Mac アドレスブックで vCard を書き出します。すべての連絡先を書き出したい場合は、Mac アドレスブックの表示を「カードとカラム」にし、グループの列にある「すべての連絡先」をデスクトップなどにドラッグします。
  3. PowerAddress のインポート画面を開き、vCard の [インポート…] をクリックします。ダイアログの文字セットは [UTF] を選択します。
  4. ファイルを開く際のファイルタイプを「すべて」にし、vCard ファイルを選択、インポートします。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

関連ページ

バックアップとリストア

大切なデータを守るため定期的にバックアップを

大切なデータを守るため、定期的にバックアップをとることを強くお勧めします。バックアップの方法や頻度は、PowerAddress に追加したデータの量と、データが消失した場合の復旧コストを考えながら決めてください。リストアとは、バックアップファイルなどを使って元の状態に戻すことを言います。

バックアップの方法は以下のとおりです。いくつかの方法を組み合わせるとより効果的です。バックアップファイルは、別のハードディスク、USB メモリ、DVD、CD、クラウドなど、数種類の媒体に保管すると安全です。数種類に保管すれば、その中のどれか1つに損傷が発生した場合でもリストアが可能となります。また、火災や地震などの災害に備え、地理的に離れた場所に保管するとより安全です。

ボタン一つで簡単にバックアップ

エクスポート画面や「設定> 一般」画面にある [住所録をバックアップ…] を使うと、すべてのレコードを簡単にバックアップすることができます。

通常のエクスポート機能を使ってバックアップ

バックアップするレコード、フィールド、ファイル形式、ファイルの保存場所、ファイル名などを自由に設定することができます。

住所録ファイルを丸ごとバックアップ

PowerAddress フォルダ内の住所録ファイル(data ファイル)を丸ごとコピー&ペーストしてバックアップします。

PowerAddress フォルダを丸ごとバックアップ

PowerAddress フォルダを丸ごとコピー&ペーストしてバックアップします。ファイルサイズは大きくなりますが、住所録データと設定値を含めた完全なバックアップが可能です。

設定値やメニュー内容をバックアップ

PowerAddress の設定値のほか、カテゴリ、メモの項目名、ポップアップメモなどのメニュー内容もバックアップ可能です。

使い方

基本操作から FileMaker を使った高度な操作まで

基本的な操作方法から FileMaker 製品を使ったより高度な利用方法まで、PowerAddress の使い方について説明します。

基本操作

メニューバーやコンテキストメニューの使い方、レイアウトの切り替え方法、新規レコードの作成方法、レコードの編集方法、郵便番号データベースの使い方などについては、以下のページをご覧ください。

レコードの編成

レコードの表示方法、検索方法、ソート方法などについては、以下のページをご覧ください。

データの交換

住所録データを任意のファイルから取り込む方法や、住所録データを任意のファイル形式で書き出す方法などについては、以下のページをご覧ください。

名簿印刷、宛名印刷、メール配信

名簿印刷、はがき/長形封筒/洋形封筒/角形封筒/ラベルへの宛名印刷、メール配信方法などについては、以下のページをご覧ください。

住所録の共用、共有

クライアントサーバ型の同時共有、インスタント Web 公開による共有、住所録ファイルの入れ替え方法、複数のユーザーまたは複数のパソコンで使う方法、USB メモリなどで使う方法などは、以下のページをご覧ください。

より高度な利用

FileMaker Pro を使ったリレーションシップの設定方法については、以下のページをご覧ください。

インポート画面

インポート用のレイアウト

レコードをインポート(取り込み)するためのレイアウトです。指定したファイルまたはデータソースからレコードをインポートする際に使用します。

インポートボタンは、標準タイプと拡張タイプに分かれています。標準タイプは、データベースに直接インポートできるファイルです。拡張タイプは、PowerAddress 用に変換してからインポートするファイルです。

標準タイプの [インポート…] ボタン

標準タイプのファイルをインポートします。ファイルを開く際は、目的のファイルタイプを指定してください。インポート可能なファイルタイプは以下のとおりです。

  • FileMaker Pro
  • タブ区切り(TSV)
  • コンマ区切り(CSV)
  • Merge(フィールド名付き CSV)
  • Excel 95-2004 ワークブック(xls)
  • Excel ワークブック(xlsx)
  • dBase
  • XML
  • ODBC ※FileMaker 版のみ

拡張タイプ、vCard の [インポート…] ボタン

vCard(vcf)ファイルをインポートします。vCard ファイルのエンコーディングは、Shitf_JIS と UTF-8 をサポートしています。v4.8 からインポート方法が変わりました。詳しくはこちらをご覧ください。

  • vCard 3.0
  • vCard 2.1

拡張タイプ、Windows アドレス帳 CSVの [インポート…] ボタン

Windows のアドレス帳に対応した CSV ファイルをインポートします。ファイル指定の際のファイルタイプは「コンマ区切りテキスト」を指定してください。インポート可能なファイルタイプは以下のとおりです。

  • Windows XP のアドレス帳 CSV
  • Windows Vista のアドレス帳 CSV
  • Windows 7 のアドレス帳 CSV

拡張タイプ、Yahoo! アドレスブック CSVの [インポート…] ボタン

Yahoo!アドレスブックに対応した CSV ファイルをインポートします。ファイル指定の際のファイルタイプは「コンマ区切りテキスト」を指定してください。インポート可能なファイルタイプは以下のとおりです。

  • Yahoo! アドレスブック CSV

入力および編集可能なフィールド一覧

入力項目の一覧

入力および編集可能なフィールドです。インポートとエクスポートの両方に対応します。全88項目(未使用の1項目除く)。

インポートとは

取り込み、読み込み

指定したファイルまたはデータソースから住所録データなどを取り込むことを「インポートする」などと言います。他のソフトでは、「取り込み…」、「読み込み…」、「読み込む…」などと言うことがあります。

インポートは、住所録データを任意のファイルから取り込みたいときや、他のソフトやウェブサービスから住所録データを移行したいときに実行します。

インポートするには、インポート画面を表示し、ファイルタイプに応じた [インポート…] ボタンをクリックします。

関連ページ

はがきデザインキットからの移行方法

はがきデザインキットの住所録を移行する

新しい記事を作成しました。


日本郵便のはがきデザインキットの住所録を PowerAddress に移行する方法です。はがきデザインキットの住所録を CSV 形式で書き出し、先頭行の項目名を PA 用に編集してからインポートすると簡単です。インポート処理の試用も可能です。記事中の移行元と移行先のソフトは以下のとおりです。

  • はがきデザインキット 2013 v6.1.0
  • PowerAddress v4.8.2

移行手順

  1. はがきデザインキットを起動し、[あて名面作成] をクリック
  2. 移行対象の連絡先にチェックマークを付け、[住所書出] をクリック
  3. 項目区切りをカンマ、その下を Windows か Mac にし、[OK] をクリック
  4. [すべて追加] をクリックし、左下の [CSV書出] をクリックしてエクスポート
  5. エクスポートした CSV ファイルの先頭行の「氏名(姓) 〜 送受履歴」を PA 用の項目名に編集(後述の「はがきデザインキット → PA 用の CSV ヘッダー」を参照)
  6. PA を起動してインポート画面を開き、標準タイプの [インポート…] をクリック
  7. ファイルタイプを「コンマ区切りテキスト」にし、編集した CSV ファイルを指定
  8. ダイアログ下の「フィールド名が含まれる最初のレコードはインポートしない」が ON になっていることを確認し、ダイアログ右中程にある配置順を「照合名順」に
  9. [インポート] をクリック → インポートオプションを ON → [インポート] をクリックしてインポート完了

はがきデザインキット → PA 用の CSV ヘッダー

はがきデザインキットの CSV ファイルの先頭行(氏名(姓) 〜 送受履歴)を PA 用に編集します。以下の「姓 〜 メモ」までの1行をコピー&ペーストして置き換えてください。エクセルで編集する際はこちらを参考にしてください。

姓,名,姓_ふりがな,名_ふりがな,,,自宅_郵便番号,自宅_都道府県,自宅_市区町村,自宅_番地,自宅_建物名等,所属,部署,役職,所属_郵便番号,所属_都道府県,所属_市区町村,所属_番地,所属_建物名等,敬称,,配偶者_名,,配偶者_敬称,,子供1_名,,子供1_敬称,,子供2_名,,子供2_敬称,,,,,,,,,,,,,カテゴリ,メモ

注意点

このページで紹介した移行手順の注意点は以下のとおりです。

  • はがきデザインキットの「自宅住所(市区町村)」は、PA の「自宅_市区町村」にインポートされます。PA の「自宅_町域」は空欄になります。
  • はがきデザインキットの「会社住所(市区町村)」は、PA の「所属_市区町村」にインポートされます。PA の「所属_町域」は空欄になります。
  • 連名の移行は自宅欄の「連名1 〜 3」のみです。
  • はがきデザインキットの「送受履歴」は、PA の「メモ(備考欄)」にインポートされます。

関連ページ

以下のページには、フィールド名の一覧とサンプルレコードを CSV、Excel、FileMaker Pro 12 形式のファイルにまとめたものがあります。コンマ区切りにしたフィールド名の一覧をコピーすることもできます。

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住所録の移行方法に エクセル住所録 → v5 を追加

エクセル住所録/顧客連絡先リストなどからの移行方法

住所録データの移行方法に「エクセル住所録 → v5.0」を追加しました。エクセルで作成した住所録から v5.0 への移行方法を画像を用いて詳しく解説しています。

エクセルの住所録
Microsoft Excel のオンラインテンプレートにある住所録

例として使用したエクセルファイルは、Microsoft Excel のオンラインテンプレートにあるシンプルな住所録です。他ソフトで書き出した CSV の住所録も同様の手順で移行可能です。

解説では実際の画面を多数掲載しています。エクセルで作成した住所録、顧客連絡先リスト、名簿などをお持ちの方は、PA をダウンロードして自由にお試しください。

ダウンロードから起動まではこちらをご覧ください。