インポート時にフィールドの配置順を自動で照合するには?

Q. 質問

PowerAddress のバックアップファイル、他ソフトの CSV ファイル、エクセルで作成した住所録ファイルなどをインポートする際、フィールドの位置合わせを簡単に行いたい。自動で照合する方法は?

A. 回答

インポートするファイルの1行目に PowerAddress 用のフィールド名(列名、項目名)があればインポート時の照合はとても簡単です。フィールドの順序は問いません。

PowerAddress のエクスポート画面や設定画面で書き出したバックアップファイル(*.mer または *.fmp12)はフィールド名が付加されています。他ソフトの CSV ファイルやエクセルで作成した住所録ファイルの場合は、インポートの前に、ファイルの1行目を PowerAddress 用に編集しておきましょう。フィールド名の一覧はこちらをご覧ください。関連する FAQ「CSV やエクセルの住所録をインポートするには?」も参考にしてください。

準備ができたらファイルをインポートします。フィールドの配置順を自動で照合するには、インポートダイアログにあるフィールドの配置順を「照合名順」にします。指定箇所は以下のとおりです。

v5.1 または FileMaker 18〜 環境の場合

v5.1 環境のインポートダイアログ
v5.1 環境のインポートダイアログ

v4.9〜v5.0 または FileMaker 12〜17 環境の場合

旧環境のインポートダイアログ
旧環境のインポートダイアログ

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.x
  • PowerAddress 4.x

Microsoft Office 365 (Outlook on the web) 連絡先のフィールド一覧

連絡先アプリ(アドレス帳)の項目一覧

Office 365 (Outlook on the web) 連絡先
Office 365 (Outlook on the web) 連絡先

Microsoft Office 365(Outlook on the web)の連絡先アプリ(アドレス帳)のフィールド一覧です。連絡先アプリを使うには、Office 365 のサインインページまたは Outlook.com にアクセスし、アプリの一覧から「連絡先」を選びます。連絡先の編集、インポート、エクスポートなどの操作はブラウザで行います。

以下は、編集可能な全項目を CSV でエクスポートしたときのヘッダーです。ご参考まで。

CSV ファイルのヘッダー

First Name,Middle Name,Last Name,Title,Suffix,Nickname,Given Yomi,Surname Yomi,E-mail Address,E-mail 2 Address,E-mail 3 Address,Home Phone,Home Phone 2,Business Phone,Business Phone 2,Mobile Phone,Car Phone,Other Phone,Primary Phone,Pager,Business Fax,Home Fax,Other Fax,Company Main Phone,Callback,Radio Phone,Telex,TTY/TDD Phone,IMAddress,Job Title,Department,Company,Office Location,Manager’s Name,Assistant’s Name,Assistant’s Phone,Company Yomi,Business Street,Business City,Business State,Business Postal Code,Business Country/Region,Home Street,Home City,Home State,Home Postal Code,Home Country/Region,Other Street,Other City,Other State,Other Postal Code,Other Country/Region,Personal Web Page,Spouse,Schools,Hobby,Location,Web Page,Birthday,Anniversary,Notes

以下ご参考まで。

項目一覧表

以下は、Office 365(Outlook on the web)連絡先 CSV の項目一覧表です。

Outlook の項目内容、ラベル名Outlook → PA時の項目例PA → Outlook 時の項目例
First Name
Middle Nameミドル ネーム
Last Name
Title敬称
Suffix敬称 (名前の後)敬称敬称
Nicknameニックネーム通称通称
Given Yomi名(フリガナ)名_ふりがな名_フリガナ
Surname Yomi姓(フリガナ)姓_ふりがな姓_フリガナ
E-mail Addressメール アドレス所属 or 自宅 or 携帯_mail所属_mail
E-mail 2 Addresメール アドレス所属 or 自宅 or 携帯_mail自宅_mail
E-mail 3 Addressメール アドレス所属 or 自宅 or 携帯_mail携帯_mail
Home Phone自宅電話番号自宅_TEL自宅_TEL
Home Phone 2自宅電話番号
Business Phone勤務先電話番号所属_TEL所属_TEL
Business Phone 2勤務先電話番号
Mobile Phone携帯電話番号携帯電話携帯電話
Car Phone
Other Phoneその他の電話番号その他の番号その他の番号
Primary Phone
Pagerポケットベル
Business Fax勤務先 FAX所属_FAX所属_FAX
Home Fax自宅 FAX自宅_FAX自宅_FAX
Other Faxその他の FAX
Company Main Phone組織の代表番号
Callbackコールバック先電話番号
Radio Phone無線電話の番号
Telexテレックス
TTY/TDD PhoneTTY
IMAddressチャット
Job Title役職役職役職
Department部署部署部署
Company会社所属所属
Office Location
Manager’s Name
Assistant’s Nameアシスタント名
Assistant’s Phoneアシスタントの電話番号
Company Yomi会社名 (フリガナ)所属_ふりがな所属_フリガナ
Business Street勤務先 番地所属_番地所属_町域から建物名等
Business City勤務先 市区町村所属_市区町村所属_市区町村
Business State勤務先 都道府県所属_都道府県所属_都道府県
Business Postal Code勤務先 郵便番号所属_郵便番号所属_郵便番号
Business Country/Region勤務先 国/地域所属_国名所属_国名
Home Street自宅 番地自宅_番地自宅_町域から建物名等
Home City自宅 市区町村自宅_市区町村自宅_市区町村
Home State自宅 都道府県自宅_都道府県自宅_都道府県
Home Postal Code自宅 郵便番号自宅_郵便番号自宅_郵便番号
Home Country/Region自宅 国/地域自宅_国名自宅_国名
Other Streetその他 番地
Other Cityその他 市区町村
Other Stateその他 都道府県
Other Postal Codeその他 郵便番号
Other Country/Regionその他 国/地域
Personal Web Page個人の Web ページ自宅_HP自宅_HP
Spouse配偶者/パートナー配偶者_名配偶者_名
Schools
Hobby
Location
Web PageWeb ページ所属_HP所属_HP
Birthday誕生日誕生年 or 誕生月 or 誕生日誕生年月日
Anniversary記念日
Notesメモメモメモ

Outlook の連絡先を PA にインポートした際は、こちらのページを参考に連絡先データを微調整してください。住所の編集、誕生日の分割、最適化などが行えます。

連絡先(アドレス帳)のスクリーンショット

無料の個人用 Web メール Outlook.com の連絡先アプリのスクリーンショットです。Office 365 の Outlook on the web の連絡先アプリとほぼ同じ構成です。

関連ページ

外部サイト

フィールド内の文字列に任意の文字を追記するには?

複数の人の任意の項目を一括して編集

Q. 質問

対象レコードの任意のフィールドに文字例を追記したい。例えば、以下のように対象レコードが3件で、それぞれレコードのメモ1の内容が “あああ”、 “いいい”、 “ううう” となっている場合、一回の操作で “aaa-” を追記し、”aaa-あああ”、 “aaa-いいい”、 “aaa-ううう” としたい。

対象レコードメモ1の内容
レコード1あああ
レコード2
いいい
レコード3ううう

↓以下のように、対象レコードのメモ1に “aaa-” を追記したい。

対象レコードメモ1の内容
レコード1aaa-あああ
レコード2aaa-いいい
レコード3aaa-ううう

A. 回答

スクリプトメニューの「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」をご利用ください。操作対象のレコードを準備し、メモ1の内容に “aaa-” という文字列を追記したい場合は、以下のように操作します。

  1. 操作対象のレコードを検索機能などを使って抽出
  2. スクリプトメニューから [フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…] を開く
  3. [追記する…] の [~を] の部分のメニューから「その他…」を選ぶ
  4. 「その他…」の編集ボックスに aaa- を入力
  5. [追記する…] の [~の] の部分のメニューから「メモ1」を選ぶ
  6. [追記する…] の [~に] の部分のメニューから「前」を選ぶ
  7. [追記する…] をクリック
  8. [対象レコード] をクリック

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

関連ページ

1, 2, 3… などの通し番号は生成できますか?

その時点のレコード番号(1,2,3…)を複製

Q. 質問

ID やメモ欄に 1, 2, 3… などの通し番号を設定するには?

A. 回答

通し番号用の専用のフィールドはありませんが、任意のフィールドに、その時点のレコード番号(1,2,3…)を一括して複製することは可能です。

レコード番号は、検索やソートを行う度に先頭のレコードから順に 1,2,3… と付与されます。この番号をスクリプトメニューの [フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記] を使って、任意のフィールドに一括して複製します。

例えば、対象レコードの「ID」フィールドに通し番号を付与したい場合は、以下の操作を行います。やり直しや削除は簡単です。お気軽にお試しください。

  1. 番号付けしたいレコードを検索機能などを使って抽出
  2. ソート機能を使ってレコードを並び替える(番号付けの順番を決める)
  3. スクリプトメニューの [フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記] を開く
  4. 複製の行の左を「レコード番号」、その隣を「ID」にして [複製する…] をクリック
  5. ダイアログの [対象レコード] をクリック

番号付けをやり直したい場合は、上記の操作を再度実行します。古い番号は上書きされます。削除したい場合は、対象のフィールドを空欄にした状態で、スクリプトメニューの [フィールド内容の全置換…] を実行します。

レコード番号とは

レコード番号とは、対象レコードの中で、現在のレコードが何番目にあるかを示すものです。画面右上の「番号 :」の右側に表示されます。検索やソートを行うと先頭のレコードから順に 1,2,3… と番号が付与されます。対象レコードの編成が変わるとレコード番号も変わります。

ちなみに、レコード固有の番号は「整理番号」というフィールドに記録されます。この値も一括で複製することが可能です。整理番号のフィールドは「カード> Full」画面などの左下に配置しています。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

関連ページ

メールアドレスの一覧など, 任意の項目だけをエクスポートするには?

エクスポート時のダイアログで任意の項目を指定

Q. 質問

名前とメールアドレスだけの一覧など、任意の項目を指定してエクスポートするには?

A. 回答

操作は簡単です。まずは、エクスポートしたいレコードをカード検索などを使って抽出してください。例えば、携帯のメールアドレスの一覧であれば、カード検索画面で携帯の Mail 欄に「*」を入力して検索するとよいでしょう。リスト画面で確認し、不要なレコードがあれば除外します。

準備ができたらエクスポート画面を開き、標準タイプのエクスポートを実行します。ファイル名、保存場所、ファイル形式などを指定した後、「フィールドデータのエクスポート順」ダイアログが表示されます。左側の一覧は、エクスポート可能な項目の一覧です。右側の一覧は、実際にエクスポートする項目とその順序を表しています。任意の項目だけをエクスポートしたい場合は、この右側の項目一覧を編集します。例えば、携帯のメールアドレスの一覧であれば、「表示名(または姓と名)」と「携帯_mail」を指定すればよいでしょう。以下は操作例です。

操作例

  1. エクスポートしたいレコードを検索機能などを使って抽出
  2. エクスポート画面を開き、標準タイプの [エクスポート…] ボタンをクリック
  3. ファイル名、保存場所、ファイル形式などを指定し、[保存] ボタンをクリック
  4. 「フィールドデータのエクスポート順」ダイアログでエクスポートしたい項目を指定(以下の何れかの方法で)
    • 中央の [全て消去] ボタンで右側の一覧をクリアし、左側の一覧から任意の項目を移動
    • 右側の一覧で不要な項目を選択し、中央の [消去] ボタンで消去していく
  5. 必要であれば、右側の一覧の項目をドラッグして並び替え
  6. エクスポートしたい項目と順序が決まったら、文字セットを指定してエクスポート

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

関連ページ

対象レコードの任意のフィールドを一括して置換するには?

スクリプトメニューの「フィールド内容の全置換…」を

Q. 質問

対象レコードの任意のフィールドを一括して置換するには? 例えば、会社名が変わったときに一括して修正したり、メモの「◎」を「○」に一括して変更したい。

A. 回答

対象レコードのフィールドを置換するには、スクリプトメニューの「フィールド内容の全置換…」をご利用ください。指定したフィールドの内容を、任意の値で置き換えることができます。操作は簡単です。以下の手順1〜3を実行してください。

1. 変更対象のレコードを抽出

変更対象のレコードを検索機能などを使って抽出します。登録済みのすべてのレコードを対象にする場合は、リストやカード画面にある [全て表示] ボタンをクリックします。

2. 変更したいフィールドを選択、編集

変更したいフィールドを任意の値に編集し、選択状態のままにします。実際に編集するレコードは、対象レコード内のどのレコードでもかまいません。会社名を変更したい場合は、所属欄を編集し、そのまま選択状態(青い枠が表示されている状態)にしておきます。メモ5を一括して「○」に変更したい場合は、メモ5を「○」にし、そのまま選択状態にしておきます。フィールドの内容があらかじめ変更したい内容になっている場合は、そのフィールドを選択するだけで OK です。

3. 全置換を実行

スクリプトメニューから「フィールド内容の全置換…」を選択し、ダイアログの内容を確認した後、[置換] をクリックします。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

フィールドやレコードなどの用語を教えてください

フィールドは個々の入力欄、レコードは一人分のデータ

Q. 質問

フィールドやレコードなどの用語を教えてください。

A. 回答

フィールドとは、姓、名、郵便番号、電話番号など、住所録を構成しているデータ項目のことです。住所録の最小単位と言ってもよいでしょう。PA のヘルプなどでは「姓のフィールド」や「姓の欄」と呼んでいます。エクセルで以下のような住所録を管理している場合は、A(姓名)、B(郵便番号)、C(住所)… などの個々のセルがフィールドにあたります。

 ABC
1姓名郵便番号住所
2鈴木 一郎163-8001東京都新宿区西新宿2-8-1
3田中 二郎540-8570大阪府大阪市中央区大手前2-1-22
4山田 花子460-8501愛知県名古屋市中区三の丸3-1-2

レコードとは、一人分のフィールドの集まりです。1レコードは、単に一人分のデータと言ってもよいでしょう。PA のリスト画面では、1行が1レコードとなります。カード画面では、1画面分が1レコードとなります。上記のようなエクセルファイルの場合は、1行目がフィールド名を記載したレコード、2、3、4… などの各行が住所録のレコードにあたります。

その他の用語については、ヘルプの「基本的な用語」をご覧ください。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

カード画面の任意の欄を指定して検索するには?

任意のフィールドを検索する方法

Q. 質問

カード画面の任意の欄(フィールド)を指定して検索することはできますか?

A. 回答

はい、簡単に行えます。カード検索の画面をご利用ください。カード検索の画面を表示するには、リストやカード画面内にある [検索] ボタンをクリックするか、検索画面のサブメニュー(Simple、Full、Memo)をクリックします。

リストやカード画面内にある [検索] ボタンをクリックすると、直近に使用したカード画面用の検索画面が表示されます。例えば、直近にカード画面の Simple を使っていた場合は、Simple 用の検索画面が表示されます。カード検索画面は、検索画面のサブメニュー(Simple、Full、Memo)をクリックして自由に切り替えることができます。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

関連ページ

対象レコードのマークを一括して ON/OFF するには?

スクリプトメニューの「マーク ON/OFF…」を

Q. 質問

ある条件で検索した住所録リストがあります。この複数のレコードのマークを一括して ON/OFF するには?

A. 回答

スクリプトメニューの「マーク ON/OFF…」をご利用ください。操作例は以下のとおりです。

  1. 検索機能などを使って処理対象のレコードを抽出
  2. スクリプトメニューの「マーク ON/OFF…」を実行

データベース内にマークが ON のレコードがある場合は、以下の操作が有効になります。ご参考まで。

  • リスト画面のマークの列タイトルをクリックすると、マークの ON/OFF でレコードをソートできます。
  • リスト画面の [あ]、[か]、[さ]… ボタンの下にある [マーク] ボタンをクリックすると、マークが ON のレコードを素早く検索できます。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

対象レコードの敬称を一括して変更するには?

カード画面で敬称を変更して全置換

Q. 質問

複数のレコードの敬称を一括して変更するには?
例えば、会社名のみのレコードの敬称を「様」から「御中」に一括して変更したい。

A. 回答

まず、一括変更したいレコードを検索機能などで抽出します。次にカード画面などを開き、敬称を「様」から「御中」に変更後、スクリプトメニューの「フィールド内容の全置換…」を実行します。操作例は以下のとおりです。

  1. 一括変更したいものを検索機能などで抽出
  2. カード画面を開く(どのレコードでもかまいません)
  3. 敬称を「様」から「御中」に変更
  4. 上記操作後に「フィールド内容の全置換…」を実行

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

関連ページ