住所録を日本郵便の国際郵便マイページのアドレス帳へ移行するには?

CSV で移行、国際スピード郵便 (EMS) のラベル印刷に

Q. 質問

海外向けの住所録データを日本郵便の国際郵便マイページのアドレス帳に移行し、国際スピード郵便（EMS）のラベル印刷を行いたい。住所録を日本郵便の国際郵便マイページのアドレス帳へ移行するには?

A. 回答

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国際郵便マイページのアドレス帳向けの住所録データをコンマ区切りテキスト（CSV）でエクスポートし、１行目に項目名（列名）を付加してから移行します。

お届け先が個人の場合は、姓名の前に Mr. や Ms. などの敬称が必要です。件数が少ない場合は、表示名をそのままエクスポートし、CSV ファイル上で敬称を追加してもよいでしょう。件数が多い場合は、未使用のテキストフィールドを使って敬称付きのデータを作成しておくと便利です。ここでは旧姓のフィールドを使用して敬称付きのデータを作成します。

国名は２文字の「国名コード」にする必要があります。あらかじめ PA 上の国名を国名コードにするか、エクスポート後の CSV ファイルを編集する必要があります。例えば、カナダは CA、中国は CN、フランスは FR、ドイツは DE、イタリアは IT、韓国は KR、ロシアは RU、イギリスは GB、アメリカは US などです。国名コードの一覧は、国際郵便マイページサービスのインポート画面にある「国名コード一覧をダウンロードする」で調べることができます。

国際郵便マイページのアドレス帳の住所は、PA のように所属や自宅の区別はありません。１箇所のみです。移行したい住所が所属と自宅の２種類ある場合は、 所属先の住所を対象にした CSV ファイルと自宅の住所を対象にした CSV ファイルの２つのファイルをエクスポートする必要があります。所属先と自宅の住所を混在することはできません。CSV ファイル内に空の住所がある場合はエラーとなります。

データの移行例

ここでは、旧姓のフィールド（未使用だとして）を使って敬称付きのデータを作成します。国名はあらかじめ国名コードになっているとします。住所は所属宛てのものを使います。自宅宛のデータが必要な場合は、自宅用の CSV ファイルもエクスポートしてください。

  1. 移行したい海外向けの住所録データを抽出します。
  2. 敬称付きの名前を作成します。未使用のテキストフィールドが必要です。ここでは「旧姓」の欄を使用します。「敬称」には Mr. や Ms. が設定されているとします。
    1. スクリプトメニューから「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」を選択
    2. 「表示名」を「旧姓」へ複製
    3. 同じ画面で、「敬称」を「旧姓」の「前」に「半角スペース」を間に加えて追記
  3. エクスポート画面の標準タイプの [エクスポート…] をクリックします。
  4. ファイルの保存先を指定し、ファイルタイプを「コンマ区切りテキスト」にして [保存] をクリックします。
  5. フィールドのエクスポート順を以下のように設定（所属住所の例）して [エクスポート] をクリックします。※は必須項目です。その他は空欄でも構いませんが、項目数と必須項目の位置は変更できません。
    • ID
    • 旧姓　※（敬称付きの姓名、ここでは手順2で作成した旧姓フィールドを指定）
    • 所属
    • 部署
    • 所属_郵便番号（自宅の場合は 自宅_郵便番号）
    • 所属_建物名等（自宅の場合は 自宅_建物名等）
    • 所属_町域と番地　※（自動生成されるフィールドを使用、自宅の場合は 自宅_町域と番地）
    • 所属_市区町村　※（自宅の場合は 自宅_市区町村）
    • 所属_都道府県（自宅の場合は 自宅_都道府県）
    • 所属_国名　※（2文字の国名コードにする必要あり、自宅の場合は 自宅_国名）
    • 所属_TEL（自宅の場合は 自宅_TEL）
    • 所属_FAX（自宅の場合は 自宅_FAX）
    • 所属_mail（自宅の場合は 自宅_mail）
  6. エクスポートした CSV ファイルの先頭行に移行先のアドレス帳の項目名（この下の「国際郵便マイページのアドレス帳の項目名」参照）を追加します。”User ID” 〜 “E-mail address” までの１行をコピー＆ペーストしてください。エクセルで編集する際はこちらを参考にしてください。
  7. 国際郵便マイページにログインします。アカウントがない場合は新規登録してからログインしてください。
  8. お届け先アドレス帳を選び、編集した CSV ファイルをインポートします。
国際郵便マイページのアドレス帳の項目名

“User ID”,”Name”,”CompanyName”,”Department”,”Postal code”,”Address 1″,”Address 2″,”Address 3″,”STATES,etc.”,”COUNTRY”,”Tel”,”Fax”,”E-mail address”

気付いた点
  • CSV の文字コードは UTF-8 か SJIS で OK
  • エラーのレコードが一つでもあるとインポートできない
  • 国名コードで入力しておかないとエラーになる
  • ヘッダーがないと１レコード目がインポートされない
  • ヘッダーの項目が欠けていると「インポートファイルの形式が不正です」となる
  • ID、所属、部署はインポート後に編集できない
  • 所属、部署は、一覧表示のときの氏名の欄に表示される

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

外部サイト

日本郵便の国際郵便マイページサービスは、EMS ラベル印字の受付のほか、EMS、国際eパケット、国際小包、国際書留郵便の発送に必要な書類を印刷できるウェブサービスです。作成した EMS ラベルは無料で届きます。

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