筆まめ Ver.21 の住所録をインポートする方法
この FAQ は 2010/11/20 に編集したものです
Q. 質問
筆まめの住所録をインポートするには?
A. 回答
住所録データを CSV ファイルで書き出せば特に問題なくインポートできます。今回試した環境は以下のとおりです。
移行元のソフト：筆まめ Ver.21
移行先のソフト：PowerAddress 4.0 for Windows（以下「PA」と表記）
OS：Windows 7
移行手順は以下のとおりです。ここでは筆まめの標準フォームの項目を移行対象とします。項目名（フィールド名）は標準のものです。移行先のソフトは、PA 4.0 for Mac でも OK です。
手順1. 筆まめで作成した住所録を開く
筆まめを起動し、移行したい住所録を開きます。
手順2. CSV ファイルを書き出す
メニューバーの「ファイル> 他の住所録形式で保存…」を開き、CSV ファイルを書き出します。各画面での操作内容は以下のとおりです。
- ファイル種別
区切り文字形式ファイル (*.csv,*.txt) をクリックします。 - ファイル選択
保存場所とファイル名を指定し [保存] をクリックします。 - 詳細設定
パラメータはデフォルトのままでよいでしょう。[次へ] をクリックします。 - 割り付け
自動割り付けは「有効項目のみ」でよいでしょう。恐らくこれがデフォルトです。不要な項目は、一覧から削除しておくことをおすすめします。後の作業が楽になります。準備ができたら、一覧の下にある「項目名レコードを挿入」が ON であることを確認し、[次へ] をクリックします - 保存
すべてのカードを移行する場合は、保存対象カードが「すべてのカード」になっていることを確認してください。準備ができたら、 [開始] をクリックします。
手順3. 必要であれば CSV ファイルを編集
PA にインポートする前に CSV ファイルの項目名を PA の項目名に編集しておくと、この後のインポート処理がとても簡単に行えます。項目数が少ない場合は、インポート時に手動で照合してもよいでしょう。インポート時に手動で照合する場合は、次の手順に進んでください。PA の項目名や CSV ファイルの編集方法は、以下のページを参考にしてください。
主なフィールドの編集例は以下のとおりです。ご参考まで。
- フリガナ → 姓_ふりがな
- 氏名 → 姓
- 氏名(連名１) → 配偶者_名
- 敬称(連名１) → 配偶者_敬称
- 性別(連名１) → 配偶者_性別
- 誕生日(連名１) → 配偶者_誕生日
- 氏名(連名２) → 子供1_名
- 敬称(連名２) → 子供1_敬称
- 性別(連名２) → 子供1_性別
- 誕生日(連名２) → 子供1_誕生日
- 氏名(連名３) → 子供2_名
- 敬称(連名３) → 子供2_敬称
- 性別(連名３) → 子供2_性別
- 誕生日(連名３) → 子供2_誕生日
- 氏名(連名４) → 子供3_名
- 敬称(連名４) → 子供3_敬称
- 性別(連名４) → 子供3_性別
- 誕生日(連名４) → 子供3_誕生日
- 分類 → カテゴリ
- メモ → （任意のフィールドに、この例では会社のメモを優先）※
- URL → 自宅_HP
- 登録･更新日 → 作成日
- 〒 → 自宅_郵便番号
- 住所１ → （自宅_都道府県 などの自宅住所フィールドに）
- 住所２ → （自宅_番地 などの自宅住所フィールドに）
- TEL. → 自宅_TEL
- FAX. → 自宅_FAX
- 携帯 → 携帯電話
- その他 → その他の番号
- e-mail → 自宅_mail（改行を含んでいる場合は必ず割り当てる）
- ﾌﾘｶﾞﾅ(会社) → 所属_ふりがな
- 会社名 → 所属
- 部署名１ → 部署
- 部署名２ → （任意のフィールドに）
- 役職名 → 役職
- メモ(会社) → メモ（改行を含んでいる場合は必ず割り当てる）※
- URL(会社) → 所属_HP
- 〒(会社) → 所属_郵便番号
- 住所１(会社) → （所属_都道府県 などの所属住所フィールドに）
- 住所２(会社) → （所属_番地 などの所属住所フィールドに）
- TEL.(会社) → 所属_TEL
- FAX.(会社) → 所属_FAX
- 携帯(会社) → （任意のフィールドに）
- 内線(会社) → （任意のフィールドに）
- e-mail(会社) → 所属_mail（改行を含んでいる場合は必ず割り当てる）
- 備考１ → テキスト1（改行を含んでいる場合は必ず割り当てる）
- 備考２ → テキスト2（改行を含んでいる場合は必ず割り当てる）
- 備考３ → テキスト3（改行を含んでいる場合は必ず割り当てる）
- 備考４ → テキスト4（改行を含んでいる場合は必ず割り当てる）
※メモについて
筆まめのメモは、連名・情報のメモと会社のメモがあります。前者の項目名は「メモ」、後者の項目名は「メモ(会社)」となっています。上の例は顧客の住所録を想定し、「メモ」を PA の任意のフィールドに、「メモ(会社)」を PA のメモに割り当てています。これとは逆に「メモ」を PA のメモに割り当てたい場合は、「メモ」を編集しないでそのままにし、「メモ(会社)」を PA の任意のフィールドに割り当てます。
手順4. CSV ファイルを PA にインポート
PA を起動し、インポート画面にある標準タイプの [インポート…] ボタンをクリックします。ファイルの種類（Mac ではファイルタイプ）をコンマ区切りテキストにして、手順 2. または 手順 3. の CSV ファイルを選択し [開く] ボタンをクリックします。
「フィールドデータのインポート順」ダイアログが表示されます。まずは、「フィールドデータのインポート順」ダイアログの左下にある「フィールド名が含まれる最初のレコードはインポートしない」を ON にします。
次に、画面右中にある配置順を「照合名順」にします。手順 3. でフィールド名を編集していれば、互いのフィールドの位置が自動的に照合されます。照合されたフィールドの間には [→] が表示されます。 [→] はインポートすることを示しています。
手順 3. でフィールド名を編集していない場合は、互いのフィールドを手動で合わせる必要があります。フィールドの位置を変更するには、右側のリストにあるフィールドを任意の位置にドラッグします。互いのフィールドの間をクリックすると、インポートするかしないかを選択できます。
最後に、文字セットとインポート方法を確認します。文字セットが「日本語 (Shift-JIS）」になっていることを確認してください。新規レコードとしてインポートする場合は、インポート方法が「新規レコードとして追加」になっていることを確認してください。準備が整ったら [インポート] をクリックします。この後に表示されるインポートオプションは ON のままでよいでしょう。これでインポートは完了です。
手順5. インポート結果の確認と微調整
インポートが完了したら、リスト画面やカード画面でデータを確認します。件数なども確認してください。問題がなければ、住所録データの微調整を行います。主な調整作業は以下のとおりです。移行後に使える便利な機能については、こちらのページをご覧ください。
- 日付データの修正
筆まめの「誕生日」や「登録･更新日」は、 YYYY/MM/DD(曜日) のようなテキストデータです。まずは、これらのデータをスクリプトメニューの最適化処理を使って日付データに変換します。変換後は、同メニューから誕生日の分割処理を行い、PA の誕生日フィールドに分割します。 - 氏名、氏名のふりがなを分割
スクリプトメニューの姓名分割処理を行い、PA の姓名フィールドに分割します。こちらのページも参考にしてください。
注意事項
筆まめの CSV を移行する際の注意事項です。
- 会社のメモ、連名・情報のメモ、備考１〜５、一言欄などに改行が含まれている場合や、自宅や会社のメールが複数登録されている場合は注意が必要です。参考ページはこちら。
- メールアドレスが複数登録されている場合は、インポート後に編集する必要があります。
- 家族の誕生日は手動で分割するか、事前にエクセルなどを使って分割しておく必要があります。
- ふりがなは全角ひらがなをおすすめします。
- 住所は PA の住所フィールドに分割することをおすすめします。
この質問と回答に該当する製品
この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。
- PowerAddress 4.x
