フィールド名を編集しておくと便利です

Q. 質問

他ソフトでエクスポートした CSV やエクセルの住所録をインポートするには?

A. 回答

CSV やエクセルの住所録には、「氏名」、「郵便番号」、「住所」など、他ソフトまたはお客様が決めた項目があると思います。PA にも「姓」、「名」、「自宅_郵便番号」などがあります。インポート時には、互いの項目を関連付ける操作が必要です。PA では、項目のことを「フィールド」、項目の位置合わせのことを「フィールドの照合」と呼んでいます。PA の用語についてはこちらをご覧ください。

フィールドの照合は手動でも行えますが、PA には同じフィールド名を自動で照合する機能があります。あらかじめ、CSV やエクセルの住所録のフィールド名を PA 向けに編集しておけば、インポート時の照合はとても簡単です。フィールドの順序は問いません。もし、CSV やエクセルの住所録にフィールド名がない場合(1行目にフィールド名がない場合)は、PA 用のフィールド名を付加しておきましょう。PA のフィールドの一覧はこちらをご覧ください。

CSV やエクセルの住所録を簡単にインポートする方法

すべてのフィールド名を編集しておけば、インポート時の照合を完全に自動化することができます。主なフィールドだけを変更し、残りを手動で照合したり、インポートから除外するという方法もあります。

一般的な手順は以下のとおりです。より詳しい情報は「エクセル住所録からの移行方法」をご覧ください。CSV でも基本的な移行方法は同じです。

1. CSV やエクセルのファイルを開く

インポートしたい CSV やエクセルのファイルを、テキストエディタやエクセルで開きます。以下のように1行目にフィールド名、2行目以降に住所録データがあると以降の作業が簡単になります。不要な行は削除しておきましょう。

  A B C D
1 氏名 郵便番号 住所 電話番号
2 鈴木 一郎 163-8001 東京都新宿区西新宿2-8-1 03-1234-xxxx
3 田中 二郎 163-8001 東京都新宿区西新宿2-8-2 03-1234-xxxx
4 山田 花子 163-8001 東京都新宿区西新宿2-8-3 03-1234-xxxx

2. フィールド名を編集

CSV やエクセルのフィールド名を PA 向けに編集します。PA のフィールド名の一覧はこちらをご覧ください。ダウンロード可能なフィールド一覧ファイルもあります。以下は、1行目のフィールド名を PA 向けに編集した例です。

  A B C D
1 自宅_郵便番号 自宅_番地 自宅_TEL
2 鈴木 一郎 163-8001 東京都新宿区西新宿2-8-1 03-1234-xxxx
3 田中 二郎 163-8001 東京都新宿区西新宿2-8-2 03-1234-xxxx
4 山田 花子 163-8001 東京都新宿区西新宿2-8-3 03-1234-xxxx

姓名が連結している場合は、そのフィールド名を「姓」に編集しておきます。表計算ソフトで姓と名に分割しても構いませんが、姓と名の間にスペースがあればインポート後に自動で分割することができます。Mac であれば、ふりがなの自動生成も可能です。

郵便番号は「自宅_郵便番号」、都道府県以降の連結した住所は「自宅_都道府県」か「自宅_番地」などにインポートするとよいでしょう。インポート後に郵便番号データベースを使って住所を修正する場合は、「自宅_番地」などのフィールドにインポートすることをおすすめします。郵便番号さえあれば、カード画面にある「〒」をクリックして都道府県から町域までを自動入力することができます。あとは番地と建物名を編集するだけです。

PA の住所欄は、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名等の6つに分かれています。分割して入力しなくても、住所録の管理や宛名印刷は可能です。必ずしも6つの分割を強要するものではありませんが、分割して管理しておけば、宛名の住所がより美しいレイアウトになるほか、数種類の分割/連結データが自動生成され、住所データの再利用やフォーマット変換が容易になります。

誕生日が「1970/5/1」や「5/1/1970」などと連結した状態になっている場合は、そのフィールド名を「誕生年」に編集しておきます。これも姓名と同様、インポートした後に自動で分割することができます。年齢は誕生日をもとに自動計算しますのでインポートの必要はありません。

3. インポートするファイルを指定

PA のインポート画面を開き、標準タイプの [インポート…] ボタンをクリックします。

インポート

「ファイルを開く」ダイアログが表示されますので、編集済みのファイルを指定して開きます。ファイルの種類(Mac 版ではファイルタイプ)を「すべて」にすると、すべてのファイルが表示されます。CSV ファイルだけを表示したい場合は「コンマ区切り (CSV)」にします。

ファイルを開く

4. フィールドの照合

「フィールドデータのインポート順」ダイアログの左下にある「フィールド名が含まれる最初のレコードはインポートしない」をチェックします。この状態で画面右中にある配置順を「照合名順」にすると、インポート元のフィールドとインポート先のフィールドが自動的に照合されます。

フィールドデータのインポート順ダイアログ

5. インポートを実行

フィールド順を確認し、画面右下の [インポート] ボタンをクリックします。

6. インポート後の修正

他ソフトから住所録データを移行した場合は、必要に応じてインポート後のデータを修正するとよいでしょう。詳しくは以下のページをご覧ください。

参考資料

表計算ソフトは、Excel などの市販ソフトのほかに、OpenOffice.org のような無料で使えるソフトもあります。Win 版と Mac 版がありますので、表計算ソフトをお持ちでない方はダウンロードしてお試しください。

Mac で Shift JIS の CSV ファイルを開く場合は、テキストのインポート画面の文字列を「Unicode (UTF-8)」から「日本語 (Shift_JIS)」に変更します。Windows 版の場合は、デフォルトの「日本語 (Windows-932)」か「日本語 (Shift_JIS)」にします。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

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