住所録を HTML 表形式でエクスポートするには?

住所録を HTML で書き出して Web ブラウザで閲覧したい

Q. 質問

任意のフィールドを HTML 表形式でエクスポートし、Web ブラウザで閲覧、共有、印刷したい。必要なフィールドは、名前、自宅住所、電話番号だけです。詳しい手順を教えてください。

A. 回答

住所録を HTML 表形式か XML でエクスポートします。ここでは HTML 表形式を使った例を説明します。下図は、3件のサンプルレコードを HTML 表形式でエクスポートした際の表示例です。

HTML 表形式ファイルの例
サンプルレコード3件を HTML 表形式でエクスポートした例

操作手順は以下のとおりです。

  1. エクスポートしたいレコードを検索機能などを使って抽出します。すべてのレコードをエクスポートしたい場合は、レイアウト上にある [全て表示] ボタンをクリックします。
  2. エクスポート画面を表示し、標準タイプの [エクスポート…] ボタンをクリックします。
  3. 「ファイルへのレコードのエクスポート」ダイアログが表示されます。ファイルタイプを「HTML 表形式」にし、ファイル名を指定します。
  4. 「フィールドデータのエクスポート順」ダイアログが表示されます。左側のボックスがエクスポート可能なフィールドの一覧です。左側のボックスの上部にあるメニューを「現在のテーブル(user)」にすると、フィールド順がカード画面の配置順に近くなります。慣れないうちは、この順序の方が目的のフィールドを見付けやすいでしょう。
  5. エクスポートするフィールドを選択し、左右のボックス間にある [移動] ボタンをクリックします。今回は、名前、自宅住所、電話番号だけが必要ということなので、以下のフィールドを選びます。
    – 表示名
    – 自宅_郵便番号から建物名等
    – 自宅_TEL
    表示名ではなく、姓と名のフィールドを選んでもかまいません。住所についても、郵便番号や都道府県などの分割した住所でもかまいません。フィールドの順序を変更する場合は、配置したフィールド名の左にある上下矢印部分を任意の位置までドラッグ(クリックしたまま移動して離す)します。
  6. 出力ファイルの文字セットを指定します。エクスポートするデータが日本語の場合は、「Unicode (UTF-8)」か「日本語 (Shift-JIS)」を指定します。
  7. [エクスポート] ボタンをクリックします。
  8. あとはエクスポートした HTML ファイルを Web ブラウザで開くだけです。共有したい場合は、このファイルを他のパソコンからアクセスできる場所(共有フォルダや共有ディスクなど)に移動し、それぞれのパソコンのブラウザで開きます。印刷したい場合は、ブラウザの印刷機能を使って印刷します。横幅が広い場合はA4横にして縮小印刷するとよいでしょう。

エクスポートした HTML ファイルは、ホームページ作成ソフトやテキストエディタで自由に編集することができます。必要であればお好みのテーブルに編集してご利用ください。また、XML と XSLT を使えば、より複雑な HTML テーブルを作成することもできます。また、任意の一覧表をシステム手帳用に縮小印刷するのも便利な使い方です。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

関連ページ

に投稿

FileMaker 版の住所録テーブルを操作するサンプル

PowerAddress の住所録テーブルを、任意の FileMaker ファイルで使うサンプルファイルです。ヘルプに記載しているリレーションシップの使用例に沿ったものです。レイアウトやフィールドの配置は自由に編集することができます。リレーションシップを設定し、お客様独自のデータベースを作成してみましょう。

v4.8 からは、Win/Mac アプリ版もリレーション設定ができるようになりました。サンプルファイルは、Win/Mac アプリ版または FileMaker 版の PowerAddress フォルダに同梱しています。別途ダウンロードする必要はありません。

リレーションシップの利用には FileMaker Pro 12 が必要です。FileMaker のサイトには、FileMaker Pro や FileMaker Server の無料評価版があります。FileMaker Pro があれば、より高度な機能を使うことができます。新たな可能性をお試しください。

サンプルファイルの概要

PowerAddress フォルダ内の my_database というフォルダに、以下の3つのサンプルファイルを収録しています。詳しくは、my_database フォルダ内の「お読みください」をご覧ください。ご利用の前に PA をバックアップすることをおすすめします。

  • my_database1: 住所録テーブルをレイアウトに直接表示して操作する例
  • my_database2: ルックアップを設定して住所録テーブルの内容をコピーする例
  • my_database3: リレーションシップを設定して住所録テーブルを結合する例

対応するヘルプは以下のページをご覧ください。

住所録テーブルとは

フィールドとレコードの集まり

フィールドレコードで構成されたデータの集まりを「テーブル」と呼びます。表計算ソフトで、列がフィールド、行がレコードだとすると、そのまとまりである一つのシートを、一つのテーブルと言ってもよいでしょう。

PowerAddress では、住所録のすべてのフィールドとすべてのレコードの集まりを「住所録テーブル」と呼びます。テーブル名は data または user です。住所録テーブルは、住所録ファイルに格納されているテーブルの一つです。

リレーションシップを設定して住所録テーブルを結合

リレーションシップを使うと、PA の住所録テーブル(data テーブル)と、任意の FileMaker ファイルのテーブルを結合したリレーショナルデータベースを作成することができます。テーブル間のデータの参照は、リレーションシップの設定に基づき行われます。

任意のレイアウトに、自身のテーブルと PA の住所録テーブルのフィールドを組み合わせて配置することができます。ルックアップと違い、PA の住所録テーブルの変更内容は自動的に更新されます。また、自身のテーブルから PA の住所録テーブルを編集すると、その内容は PA の住所録テーブルに即座に反映されます。自身のテーブルから PA のレコードを作成または削除することも可能です。

ここでは、任意の FileMaker ファイルを「my_database」とし、リレーションシップやテーブルの参照例などを説明します。

リレーションシップの設定および、リレーションシップによるテーブルの参照には、PA が起動(main をダブルクリックして関連ファイルが開いている状態)している必要があります。なお、リレーションシップを設定できるのは、data ファイル内の data テーブルのみです。

リレーションシップの設定例

ここでは単一条件リレーションシップ(互いの照合フィールドが [=] の記号で結ばれる)を使用します。

  1. PowerAddress フォルダ内の main を FileMaker Pro で開く
  2. my_database を開く
  3. my_database のテーブルに照合フィールドを作成
    ここでは PA と同じ名前の「整理番号」というフィールド作成する。タイプは PA と同じ「数字」にする。
  4. my_database の「ファイル> 管理> 外部データソース…」を開く
  5. PA の data を data という名前で登録
  6. my_database のリレーションシップグラフに data を追加
  7. 互いの整理番号を照合フィールドとして設定
    ここでは単一条件リレーションシップ(互いの照合フィールドが [=] の記号で結ばれる)を使用する。

リレーションシップを設定する際、data 側の「このリレーションシップを使用して、このテーブルでのレコードの作成を許可」を ON にすると、my_database 側から PA のレコードを作成することができます。

リレーションシップを設定する際、data 側の「他のテーブルでレコードが削除された時、このテーブルの関連レコードを削除」を ON にすると、my_database 側から PA のレコードを削除することができます。必要なレコードを間違って削除しないようご注意ください。

リレーションシップによるテーブルの結合例

ここでは、my_database のテーブルに「追加メモ」というテキストフィールドを作成し、my_database を表示しているレイアウトに、my_database のテーブルの「整理番号」と「追加メモ」、住所録テーブルの「姓」と「名」フィールドを組み合わせて配置します。

  1. レイアウトモードで、my_database のテーブルを表示したレイアウトを作成
  2. my_database のテーブルの「整理番号」と「追加メモ」を配置
    フィールドを指定する際は、フィールド指定のテーブルが「現在のテーブル(my_database)」になっていることを確認してください。
  3. リレーションシップを設定した住所録テーブルの「姓」と「名」を配置
    フィールドを指定する際は、フィールド指定のテーブルが「data」になっていることを確認してください。

PA の任意のレコードの値を参照する

ブラウズモードでレコードを作成し、my_database の「整理番号」フィールドに PA の任意のレコードの整理番号を入力してみてください。整理番号の値に応じた「姓」と「名」が表示されます。

「整理番号」と「追加メモ」の値は、my_database のテーブルの内容が表示されます。「姓」と「名」は、住所録テーブルの内容が表示されます。

PA のレコードを作成する

リレーションシップの設定で、data 側の「このリレーションシップを使用して、このテーブルでのレコードの作成を許可」が ON になっていることを確認します。

ブラウズモードでレコードを作成し、my_database の「姓」と「名」に任意の値を入力してください。PA 側に今作成したレコードが表示されます。

PA のレコードを削除する

リレーションシップの設定で、data 側の「他のテーブルでレコードが削除された時、このテーブルの関連レコードを削除」が ON になっていることを確認します。

リレーションシップによるレコードを my_database 側で削除すると、my_database 側のレコードとともに、PA 側のレコードも削除されます。必要なレコードを間違って削除しないようご注意ください。

関連ページ

ルックアップを設定して住所録テーブルの内容をコピー

ルックアップを使うと、PA の住所録テーブル(data テーブル)の内容を、任意の FileMaker ファイルのテーブルにコピーすることができます。ルックアップを行うには、リレーションシップの設定が必要です。データのコピーは、リレーションシップの設定に基づき行われます。

一度コピーされたデータは自身のテーブルのデータとなります。ルックアップを更新しない限り、それぞれのテーブルの内容は別々に管理されます。フィールドの編集やレコードの作成は、PA の住所録テーブルには影響しません。

ここでは、任意の FileMaker ファイルを「my_database」とし、ルックアップのためのリレーションシップやルックアップの設定例などを説明します。

リレーションシップの設定および、ルックアップによるデータのコピーには、PA が起動(main をダブルクリックして関連ファイルが開いている状態)している必要があります。ルックアップの更新時も同様です。なお、リレーションシップを設定できるのは、data ファイル内の data テーブルのみです。

リレーションシップの設定例

ここでは単一条件リレーションシップ(互いの照合フィールドが [=] の記号で結ばれる)を使用します。

  1. PowerAddress フォルダ内の main を FileMaker Pro で開く
  2. my_database を開く
  3. my_database のテーブルに照合フィールドを作成
    ここでは PA と同じ名前の「整理番号」というフィールド作成。タイプは PA と同じ「数字」にする。
  4. my_database の「ファイル> 管理> 外部データソース…」を開く
  5. PA の data を data という名前で登録
  6. my_database のリレーションシップグラフに data を追加
  7. 互いの整理番号を照合フィールドとして設定
    ここでは単一条件リレーションシップ(互いの照合フィールドが [=] の記号で結ばれる)を使用する。

リレーションシップを設定する際、data 側の「他のテーブルでレコードが削除された時、このテーブルの関連レコードを削除」を ON にすると、my_database 側から PA のレコードを削除することができます。必要なレコードを間違って削除しないようご注意ください。

ルックアップの設定例

ここでは、my_database のテーブルに「姓」と「名」のフィールドを作成し、それぞれのフィールドにルックアップを設定します。

  1. my_database のテーブルに「姓」のフィールドを作成し、[オプション…] をクリック
  2. 「入力値の自動化」タブの [ルックアップ値] を ON にし、ルックアップの設定ダイアログを表示
  3. 「関連テーブルからルックアップする: 」を「data」に設定
  4. 「値のコピーもとのフィールド:」から「::姓」を選び [OK] をクリック
  5. 同様に「名」のフィールドを作成し、「::名」とのルックアップを設定

住所録テーブルの操作

my_database のテーブルを表示するレイアウトを作成し、「整理番号」、「姓」、「名」の各フィールドを配置します。ブラウズモードでレコードを作成し、my_database の「整理番号」フィールドに PA の任意のレコードの整理番号を入力してみてください。整理番号の値に応じた「姓」と「名」が住所録テーブルからコピーされます。

ルックアップを更新するには、整理番号を再入力するか、ルックアップを更新するスクリプトを作成して実行します。詳細は FileMaker Pro のドキュメントをご覧ください。

関連ページ

住所録テーブルをレイアウトに直接表示して操作

PA の住所録テーブル(data テーブル)を、任意の FileMaker ファイルのレイアウトに直接表示して操作する方法です。住所録テーブルを関連テーブルとして設定し、テーブル内のフィールドを自身のレイアウトに自由に配置することができます。レコードの作成、編集、削除も可能です。

ここでは、任意の FileMaker ファイルを「my_database」とし、レイアウトへの表示方法や住所録テーブルの操作例を説明します。

住所録テーブルを参照するには、PA が起動(main をダブルクリックして関連ファイルが開いている状態)している必要があります。なお、関連テーブルとして設定できるのは、data ファイル内の data テーブルのみです。

住所録テーブルを my_database の関連テーブルに設定する

  1. PowerAddress フォルダ内の main を FileMaker Pro で開く
  2. my_database を開く
  3. my_database の「ファイル> 管理> 外部データソース…」を開く
  4. PA の data を data という名前で登録
  5. my_database のリレーションシップグラフに data を追加

住所録テーブルを my_database の任意のレイアウトに表示する

  1. my_database で任意のレイアウトを作成
  2. レイアウト設定の「レコードを表示:」を data に設定
  3. レイアウトに住所録テーブル内の任意のフィールドを配置

住所録テーブルの操作

my_database には、PA の住所録テーブルの内容がそのまま表示されます。データを表示しているレイアウトが自身のレイアウトに変わっただけです。

my_database でレコードを作成すると、PA 側にも同じレコードが表示されます。my_database でレコードを編集すると、PA 側にも同じ内容が反映されます。my_database でレコードを削除すると、PA 側のレコードも削除されます。

my_database でのレコードの作成、編集、削除などの操作は、PA 側で行う操作とまったく同じものになります。必要なレコードを間違って削除しないようご注意ください。

関連ページ

住所録テーブルを任意の FileMaker ファイルで使う

任意の FileMaker ファイルに PA の項目を自由に配置

FileMaker Pro を使ってリレーションシップを設定すると、PowerAddress の住所録テーブル(姓、名、住所などの住所録フィールド)を任意の FileMaker ファイルで使うことができます。これは、自身の FileMaker ファイルのレイアウトに、好きなフィールドを自由に配置して印刷できることを意味しています。リレーションシップを設定すれば、リレーションシップに基づいたデータのコピーやテーブルの結合が可能です。

リレーションシップの設定および、リレーションシップによるテーブルの参照には、PA が起動(main をダブルクリックして関連ファイルが開いている状態)している必要があります。なお、リレーションシップを設定できるのは、data ファイル内の data テーブルのみです。

テーブルを操作する際は、誤ってレコードを削除しないようくれぐれもご注意ください。住所録データのバックアップをとってから操作することをおすすめします。また、はじめての場合は、FileMaker Pro のドキュメントも合わせてご覧ください。

住所録ファイルとは

data ファイル

PowerAddress フォルダ内にある data ファイルのことを「住所録ファイル」と呼びます。住所録テーブルを格納しているファイルです。ユーザーが入力した住所録データは、このファイルに保存されます。取り扱いには十分ご注意ください。

同じバージョンの住所録ファイルは、Win/Mac/iOS 間で互換性があります。アプリ版の拡張子を *.pa12 から *.fmp12 に変更すれば、同じバージョンの FileMaker 版の住所録ファイルとしても使えます。

HTML 表形式

HTML 表形式(テーブル形式)のテキストファイルです。住所録データを Web ブラウザで表示したり印刷するのに便利です。このファイル形式はエクスポートのみに対応しています。

エクスポートするレコードやフィールドは自由に選択できます。もちろん、エクスポートした HTML ファイルは、ホームページ作成ソフトやテキストエディタで編集することもできます。より高度な HTML テーブルの生成は、XML と XSLT をご利用ください。

エクスポートについて

各レコードは HTML テーブルの行としてエクスポートされます。各フィールドは HTML テーブルの列としてエクスポートされます。HTML テーブルの先頭行にはフィールド名が付加されます。画像フィールド(オブジェクトフィールド)はエクスポートできません。

デフォルトの拡張子:*.htm
対応する動作環境:Windows、Mac、iOS (iPad、iPhone、iPod touch)

デフォルトの拡張子は「*.htm」です。必要に応じて「*.html」などに変更してください。なお、お使いの OS により拡張子の表示方法が異なります。Windows ですべての拡張子を表示するには、Windows の「コントロール パネル> デスクトップのカスタマイズ> フォルダー オプション」を開き、表示タブの詳細設定にある「登録されている拡張子は表示しない」を OFF にします。

文字エンコードは、ファイル名を指定した後に表示される「フィールドデータのエクスポート順」ダイアログの「出力ファイルの文字セット」で指定します。選択可能な日本語対応の文字セットは以下のとおりです。

  • Unicode (UTF-8)
  • 日本語 (Shift-JIS)

改行コードは動作環境により異なります。Windows 版でエクスポートした場合は CRLF、Mac 版では CR となります。

関連ページ