エクセルで作成した住所録から v5.0 への移行方法を解説します。ここでは、Microsoft Excel のオンラインテンプレートにある住所録を使用します。エクセルで作成した住所録、顧客連絡先リスト、名簿などをお持ちの方は、PowerAddress（以降 PA）をダウンロードして自由にお試しください。ほとんどの機能は無料でお試しいただけます。ダウンロードから起動まではこちらをご覧ください。
なお、CSV の住所録も同様の手順で移行可能です。他ソフトの住所録を CSV で書き出し、エクセルやテキストエディタで編集してお試しください。
データの移行方法
すべての操作を画像で解説します。手順1〜10までがインポートの処理です。次ページの手順11以降はインポート後のデータの微調整です。
1. エクセルの住所録のコピーを開く
念のため、エクセルの住所録や PA のバックアップをとってください。このページの解説では、エクセルの住所録をコピーして PA 用に編集します。
2. 列名を PA 用に編集
列名を PA 用に編集します。以下のように編集しておくとインポート時のフィールドの位置合わせが簡単です。ここでは姓名や住所は PA 用に分割せず、移行後に自動で分割または編集します。PA のフィールド名の一覧はこちらをご覧ください。
エクセルの列名 → PA のフィールド名
– No. → ID
– フリガナ → 姓_ふりがな
– 氏名 → 姓
– 所属／会社名 → 所属
– 郵便番号 → 所属_郵便番号
– 住所１ → 所属_番地
– 住所２ → 所属_建物名等
– 電話番号 → 所属_TEL
– FAX番号 → 所属_FAX
– メールアドレス → 所属_mail
姓名や会社名の振り仮名は、可能であれば平仮名を割り当てた方が便利です。平仮名のデータがあれば、自動的に全角カナ、半角カナの振り仮名が生成されます。姓名とそのふりがなは自動で分割可能です。住所は、郵便番号と番地以降のデータさえあれば、ボタン操作で分割可能です。その他、1970/5/1 のような連結した誕生日がある場合は、「誕生年」や「配偶者_誕生年」などに割り当て分割します。移行後の便利な機能はこちらをご覧ください。
列名の編集のほかに、住所録のタイトルや不要な行を削除します。１行目に列名、２行目以降は実際の住所録データのみにします。編集が終わったら住所録のコピーを保存します。
3. PA を起動
PowerAddress フォルダ内にある実行ファイル「PowerAddress」をダブルクリックします。FileMaker 版をご利用の場合は、main ファイルをダブルクリックします。
4. インポート操作を開始
インポート画面にある標準タイプの [インポート…] ボタンをクリックします。
5. エクセルの住所録のコピーを開く
ファイルの種類を「Excel ワークブック」にして、住所録のコピーを指定して開きます。
6. ワークシートを指定
インポート対象のワークシートを指定します。多くの場合は Sheet1 かと思います。
7. インポート順を設定
フィールドの配置順を「照合名順」、インポート方法は「新規レコードとして追加」、その下の「フィールド名が含まれる最初のレコードはインポートしない」は ON にします。
8. インポートオプション
インポートオプションはそのままでよいでしょう。[インポート] をクリックします。
9. インポートの概要を確認
インポートの概要を確認します。インポート処理に問題がなければ、エクセル住所録の件数と「追加または更新されたレコード総数」が一致します。
10. インポート完了
リストやカード画面を開きインポート結果を確認します。
基本的な移行はこれで完了です。次ページでは、インポート後のデータを修正する方法について解説します。
