書式を揃えたり、余分な空白や改行を削除
Q. 質問
スクリプトメニューにある「フィールド内容の最適化」について、処理内容をもう少し詳しく教えてください。また、この処理はいつ行えばよいですか？
A. 回答
最適化処理とは、フィールド内の書式を揃えたり、余分な空白や改行を取り除いたりする処理です。住所録データを PowerAddress が推奨する状態に修正及び維持するための保守機能と言ってもよいでしょう。フィールドとは、姓、名、郵便番号、電話番号など、住所録を構成しているデータ項目のことです。
なお、最適化処理は宛名印刷の書式設定とは関係ありません。処理対象となるフィールドは、カード画面などに配置している入力用のフィールドです。主な処理内容は以下のとおりです。
- 入力データのフォントを初期状態に揃えます。Windows では「MS Pゴシック」、Mac では「ヒラギノ角ゴ Pro W3」となります。宛名印刷には影響しません。
- 入力データのフォントサイズを「12 pt」に揃えます。宛名印刷には影響しません。
- 入力データの文字色を「黒」に揃えます。宛名印刷には影響しません。
- 入力データのスタイルを「標準」に揃えます。宛名印刷には影響しません。
- 入力データの前後に空白がある場合は、それらの空白を削除します。
- 入力データの前後に改行がある場合は、それらの改行を削除します。
- 姓が空の場合は、姓のふりがなを削除します。
- 名が空の場合は、名のふりがなを削除します。
- 所属名が空の場合は、所属名のふりがなを削除します。
- 姓、姓ふりがな、名、名ふりがな、所属名、所属名ふりがなにあるハイフン、マイナス、ダッシュなどを長音符（U+30FC）に揃えます。
- 通称、旧姓のハイフンやマイナスを長音符（U+30FC）に揃えます。
- 最適化設定の「所属ふりがな内のハイフンマイナス（U+002D）を長音符（U+30FC）に変更する」が ON の場合は、所属名ふりがなにその処理を適用します。
- 国名、郵便番号、TEL、FAX、mail、URL、その他の番号、携帯電話にある長音符、ハイフン、マイナス、ダッシュなどをハイフンマイナス（U+002D）に揃えます。また全角の英数字と記号を半角の英数字と記号に揃えます。
- 最適化設定の「住所内の改行」で指定した処理を、町域、番地、建物名等に適用します。
- 本人と家族の誕生年、誕生月、誕生日を半角数字に揃えます。
- 作成日と更新日に不正な値がある場合（日付以外）はこれを削除します。
もし上記の処理が不要であれば、最適化処理を実行しなくても問題はありません。必要であれば、データをインポートした時、一連の入力作業を終えた時、データをエクスポートする前、データを移行する前など、任意のタイミングで行うとよいでしょう。
この機能があれば、郵便番号や電話番号を入力またはインポートする際に、全角か半角かを気にする必要はありません。ハイフンの種類は全角でも半角でも構いません。余分な空白や改行があっても大丈夫です。とりあえず入力またはインポートして、後で最適化さえすれば OK です。とても簡単です。
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