インポート, 一致するレコードを更新するには?

PowerAddress 5.1 での操作例です。この例では、インポート元の PA の全てのレコードをエクスポート（簡単バックアップ機能を使用）し、インポート先の PA にインポートしています。

1. インポート元の PA を起動し、エクスポート画面の [住所録をバックアップ…] をクリック

   全てのレコードをエクスポートする場合は、簡単バックアップ機能を使うと便利です。任意のレコードをエクスポートしたい場合は、検索機能などで任意のレコードを抽出した後、標準の [エクスポート…] をクリックしてエクスポートしてください。

2. テキスト形式か FileMaker 形式でエクスポート

   簡単バックアップ機能のファイル形式を選択します。顔写真などの画像データが不要な場合は [Text] を、画像データを含む全てのデータをバックアップしたい場合は [Text, Img] を選択します。前者は Merge 形式のテキストファイル（フィールド名付きの CSV）、後者は FileMaker Pro 形式のファイルです。

3. インポート先の PA を起動し、インポート画面の [インポート…] をクリック

4. ファイル指定のダイアログで、手順2のファイルを選択して [開く] をクリック

   選択できるファイル形式は、ファイル指定のダイアログの下の方にある「ファイルの種類」または「表示」のポップアップメニューで指定することができます。「すべて」にすると、すべてのファイル形式が指定できる状態になります。「Merge」にすると、Merge 形式のファイルだけが指定できる状態になります。「FileMaker Pro」にすると、FileMaker Pro 形式のファイルだけが指定できる状態になります。Mac でこのメニューが表示されていない場合は、ダイアログ左下の [オプション] をクリックします。

5. ダイアログ上のソースとターゲットの間にある青い矢印をクリックし、「更新」を選択

   必要であれば「一致しないデータを新規レコードとして追加する」を ON にします。

6. ターゲットフィールドの一覧を「最後に使用した順序」から「照合名順」にする

   この操作を行うと、インポート元とインポート先のフィールドの順序が自動で揃います。

7. 照合フィールドを設定（フィールド間をクリック）

   レコードを更新する際、どのような条件であれば同一のレコードとみなすかを設定します。例えば、「姓」と「名」が一致している場合に同一とみなす場合は、フィールドの一覧を照合名順にしたあとで、「姓」と「姓」の間をクリックし、フィールドのマッピングを「インポート」から「照合フィールド」にします。同じように「名」のマッピングも「インポート」から「照合フィールド」にします。照合フィールドは自由に設定することができます。

8. 更新するフィールドを設定

   照合フィールドでレコードが一致した場合、どのフィールドを更新するかを設定します。フィールドの一覧を照合名順にした場合は、インポート可能なフィールドがすべて「インポート」になります。更新したくないフィールドがある場合は、そのフィールド間をクリックし、フィールドのマッピングを「インポート」から「インポートしない」にします。

9. [インポート] をクリック