一般設定

データの入力と編集

データ入力の基本、データ入力の支援機能

データの入力と編集方法について説明します。

データ入力の基本

データの入力方法や確定方法、入力済みデータの挿入方法、現在のレコードの全フィールドのコピー方法について説明します。

データ入力の支援機能

データ入力の支援機能について説明します。対象レコードに対して一括して処理することが可能です。データベースの保守管理にもご利用いただけます。

関連ページ

[スクリプト] メニュー

[スクリプト] メニューの主なコマンドについて説明します。

[現在のデータをコピー]

現在のレコードのすべてのフィールドをクリップボードにコピーします。フィールド間はタブで区切られます。より詳しい情報は「現在のレコードのデータをコピー」をご覧ください。

[現在のレコードのみ表示]

現在のレコードだけを表示し、その他のレコードを対象外にします。対象レコードは、現在のレコード1件のみとなります。

現在のレコードを1件だけをエクスポートしたい場合や、1件だけ印刷したい場合などに便利です。すべてのレコードを表示するには、レイアウト上に配置してある「すべて表示」ボタンをクリックします。

[フィールド内容の全置換…]

対象レコードの任意のフィールドの内容を、現在選択中の値ですべて置き換えます。より詳しい情報は「フィールド内容の全置換」をご覧ください。

[フィールド内容の最適化…]

対象レコードまたは、現在のレコード内の全フィールドを最適化します。より詳しい情報は「フィールド内容の最適化」をご覧ください。

[フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…]

フィールドの内容の複製、移動、入れ替え、追記を行う画面が表示されます。それぞれ、処理対象のレコード(対象レコードか現在のレコードか)を指定することができます。より詳しい情報は「フィールド内容の複製、移動、入れ替え、追記」をご覧ください。

[フィールド内容の複製]

複製元のフィールド内のデータを、複製先のフィールドへ複製します。実行後、複製元と複製先のフィールド内容は同じものになります。

[フィールド内容の移動]

移動元のフィールド内のデータを、移動先のフィールドへ移動します。実行後、移動元のフィールドは消去され、移動先のフィールドにデータが移ります。

[フィールド内容の入れ替え]

指定した2つのフィールド内のデータを入れ替えます。

[フィールド内容の追記] (v4.7〜)

追記元のフィールド内のデータまたは任意のテキストを、追記先のフィールド内のデータに追記します。

[マーク ON/OFF…]

対象レコードの「マーク」フィールドを、一括して ON または OFF に設定します。より詳しい情報は「マークを一括して ON/OFF」をご覧ください。

[ふりがなの自動生成…]

対象レコードまたは現在のレコードの姓、名、所属名をもとに、対応するふりがなを一括して自動生成します。意図しないふりがなが生成された場合は、ふりがなフィールドの値を修正してください。既にふりがなが設定されている場合は何も行いません。より詳しい情報は「ふりがなを一括して自動生成」をご覧ください。

[姓名を分割…]

姓または名のフィールドに「山田 太郎」など姓名を結合したデータがある場合、そのデータを、姓、名の各フィールドに分割します。姓名の間に半角スペースまたは全角スペース(v4.8 〜 v4.8.2 は全角スペースのみに対応)が必要です。より詳しい情報は「姓名の分割」をご覧ください。

[誕生年月日を分割…]

誕生年、誕生月、誕生日のいずれかのフィールドに、年月日を結合したデータ(1970/5/5など)がある場合、そのデータを、誕生年、誕生月、誕生日の各フィールドに分割します。より詳しい情報は「誕生年月日の分割」をご覧ください。

[郵便番号データベースを開く]

郵便番号データベースを開きます。PowerAddress フォルダ内に zipcode ファイルが保存されている必要があります。より詳しい情報は「郵便番号データベースの使い方」をご覧ください。

[姓名反転 ON/OFF…]

対象レコードの「姓名反転」フィールドを、一括して ON または OFF に設定します。より詳しい情報は「姓名反転を一括して ON/OFF」をご覧ください。

[英表記住所 ON/OFF…]

対象レコードの「英表記住所」フィールドを、一括して ON または OFF に設定します。より詳しい情報は「住所欄の英語表記を一括して ON/OFF」をご覧ください。

[英表記住所を検索…]

英語表記の住所を検索します。[すべてから] を選択すると、全レコードから英語表記の住所を検索します。[対象から] を選択すると、対象レコードから英語表記の住所を検索します。

[英表記住所を除外]

対象レコードから英語表記の住所を除外します。

[配偶者の連名設定 ON/OFF…]

対象レコードから「配偶者名」が入力されているレコードを検索し、配偶者の連名設定を一括して ON または OFF にします。

[子供1の連名設定 ON/OFF…]

対象レコードから「子供1の名」が入力されているレコードを検索し、子供1の連名設定を一括して ON または OFF にします。

[子供2の連名設定 ON/OFF…]

対象レコードから「子供2の名」が入力されているレコードを検索し、子供2の連名設定を一括して ON または OFF にします。

[子供3の連名設定 ON/OFF…]

対象レコードから「子供3の名」が入力されているレコードを検索し、子供3の連名設定を一括して ON または OFF にします。

[その他の連名設定 ON/OFF…]

対象レコードから「その他の連名」が入力されているレコードを検索し、その他の連名設定を一括して ON または OFF にします。

[誕生日を検索してソート…]

対象レコードから「誕生月」が入力されているレコードを検索し、その結果を「誕生月」と「誕生日」の内容にしたがってソートします。実行時に昇順か降順かを指定します。ソートについての詳細は「レコードのソート」をご覧ください。

[年齢を検索してソート…]

対象レコードから「年齢」が設定されているレコードを検索し、その結果を「年齢」の内容にしたがってソートします。実行時に年少順か年長順かを指定します。ソートについての詳細は「レコードのソート」をご覧ください。

[作成日の古い順/新しい順でソート]

対象レコードを「作成日」の内容にしたがってソートします。実行の度に昇順、降順を切り替えます。ソートについての詳細は「レコードのソート」をご覧ください。

[更新日の古い順/新しい順でソート]

対象レコードを「更新日」の内容にしたがってソートします。実行の度に昇順、降順を切り替えます。ソートについての詳細は「レコードのソート」をご覧ください。

[PowerAddress について…]

PowerAddress の About 画面を表示します。この画面は、PowerAddress の起動時にも表示されます。ソフトのバージョン、関連ファイルのバージョン、ライセンス名、登録者名、現在共有中のユーザー数などを確認することができます。ライセンス名については「ライセンス情報の管理」をご覧ください。前の画面に戻るには、画面中央の [OK] ボタンをクリックします。

このメニューコマンドは、Windows 版の場合は [ヘルプ] メニューにも表示されます。Mac 版の場合は [PowerAddress] メニューにも表示されます。

[PowerAddress ヘルプ]

PowerAddress ホームページ内のヘルプを開きます。このメニューコマンドは、[ヘルプ] メニューにも表示されます。

設定: フィールド内容の最適化

メニューコマンド「スクリプト> フィールド内容の最適化…」に関する設定を行います。

処理済みのレコード数を表示する

フィールド内容の最適化画面に、処理済みのレコード数を表示するか否かを設定します。処理速度を重視する場合は「OFF」を選択してください。チェックボックスをクリックして ON/OFF を切り替えます。ON/OFF での状態は以下のとおりです。

  • ON ← Win/Mac 初期値
    処理済みのレコード数を表示します。
  • OFF
    処理済みのレコード数を表示しません。

所属ふりがな内のハイフンマイナス(U+002D)を長音符(U+30FC)に変換する

フィールド内容の最適化処理において、所属ふりがな内にハイフンマイナス(Unicode 文字の U+002D)があった場合、この文字を長音府(Unicode 文字の U+30FC)に変換するか否かを設定します。

郵便番号データベース内の大口事業所の半角カナのふりがなデータに、長音の文字としてハイフンマイナス(U+002D)を使っている箇所があります。v4.0 は郵便番号データベースから転載する際に変換可能ですが、以前のバージョンではハイフンマイナス(U+002D)のまま転載している場合があります。その他、長音の文字にハイフンマイナス(U+002D)を使っているデータをインポートまたはコピー&ペーストしている場合は、この処理を使って長音府(U+30FC)に統一することができます。

チェックボックスをクリックして ON/OFF を切り替えます。
ON/OFF での状態は以下のとおりです。

  • ON ← Win/Mac 初期値
    所属ふりがな内のハイフンマイナス(U+002D)を長音符(U+30FC)に変換します。
    例)○○せんた- → ○○せんたー
  • OFF
    変換しません。

住所内の改行

所属住所と自宅住所の町域、番地、建物名等のフィールド内に、改行を示すエスケープ文字(”\n” や “¥n”)がある場合、以下のいずれかの変換処理が行われます。

  • 半角スペースに変換する ← Win/Mac 初期値
    改行を示すエスケープ文字がある場合は半角スペースに変換します。
  • 全角スペースに変換する
    改行を示すエスケープ文字がある場合は全角スペースに変換します。
  • 改行を削除する
    改行を示すエスケープ文字がある場合はそれを削除します。
  • 何もしない
    何もしません。

関連ページ

フィールド内容の最適化

対象レコードまたは、現在のレコード内の全フィールドを最適化します。文字書式(フォントやサイズ等)はデフォルト書式に、半角入力を推奨するフィールド(TEL や Mail 等)は半角文字に変換します。また、データの前後に余分な空白がある場合や、末尾に不要な改行がある場合はそれらを取り除きます。

最適化の内容

処理対象となるフィールドは、カード画面などに配置している入力用のフィールドです。宛名印刷の書式設定とは関係ありません。主な処理内容は以下のとおりです。

  • 入力データのフォントを初期状態に揃えます。Windows では「MS Pゴシック」、Mac では「ヒラギノ角ゴ Pro W3」となります。宛名印刷には影響しません。
  • 入力データのフォントサイズを「12 pt」に揃えます。宛名印刷には影響しません。
  • 入力データの文字色を「黒」に揃えます。宛名印刷には影響しません。
  • 入力データのスタイルを「標準」に揃えます。宛名印刷には影響しません。
  • 入力データの前後に空白がある場合は、それらの空白を削除します。
  • 入力データの前後に改行がある場合は、それらの改行を削除します。
  • 姓が空の場合は、姓のふりがなを削除します。
  • 名が空の場合は、名のふりがなを削除します。
  • 所属名が空の場合は、所属名のふりがなを削除します。
  • 姓、姓ふりがな、名、名ふりがな、所属名、所属名ふりがなにあるハイフン、マイナス、ダッシュなどを長音符(U+30FC)に揃えます。
  • 通称、旧姓のハイフンやマイナスを長音符(U+30FC)に揃えます。
  • 最適化設定の「所属ふりがな内のハイフンマイナス(U+002D)を長音符(U+30FC)に変更する」が ON の場合は、所属名ふりがなにその処理を適用します。
  • 国名、郵便番号、TEL、FAX、mail、URL、その他の番号、携帯電話にある長音符、ハイフン、マイナス、ダッシュなどをハイフンマイナス(U+002D)に揃えます。また全角の英数字と記号を半角の英数字と記号に揃えます。
  • 最適化設定の「住所内の改行」で指定した処理を、町域、番地、建物名等に適用します。
  • 本人と家族の誕生年、誕生月、誕生日を半角数字に揃えます。
  • 作成日と更新日に不正な値がある場合(日付以外)はこれを削除します。

フィールド内のデータを最適化するには

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. スクリプトメニューから「フィールド内容の最適化…」を選択します。検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。
  3. フィールド内容の最適化ダイアログの内容を確認し、処理対象のレコードを選び実行します。

最適化のオプションを設定するには

オプションを設定するには、「設定> 一般」画面の「フィールド内容の最適化設定」をご利用ください。

に投稿

改行を含む文字列をコピー&ペーストしたとき

フィールド内の改行を削除するには

改行を含む文字列をコピー&ペーストしたときは、余分な改行を削除しておくことをおすすめします。

PowerAddress(以下 PA)のフィールドに、テキストエディタやメールソフトなどから文字列をコピー&ペーストすると、フィールド内で改行することがあります。これは、コピーした文字列の最後に改行が含まれているためです。

フィールドの入力を確定すると、改行以降が隠れるので問題がないように感じますが、ペーストした余分な改行は残っています。再度、このフィールドをクリックすると、末尾に改行が残っていることに気付くでしょう。

このような改行は、できるだけ削除しておくことをおすすめします。個々のフィールドを直接編集して削除するほかに、複数のフィールドの改行を一括して削除する方法もあります。対象レコードのすべてのフィールドの改行を削除することも可能です。

一括して削除するには、PA のスクリプトメニューから [フィールド内容の最適化…] を開き、処理対象のレコードを選択して最適化処理を実行します。最適化処理は PA の便利な機能の一つです。

関連ページ