基本的な使い方 (v5.1)

基本的な使い方をご説明します。詳細は以下のページを参照してください。

ヘルプ
https://poweraddress.jp/help/

参考)基本的な用語

フィールド  :姓、名、電話番号など、個々の情報を入力する欄
レコード   :一人分のフィールドの集まり、1レコードは一人分のデータ
現在のレコード:現在選択中または表示中の1レコード
対象レコード :検索や除外などで編成した現在表示中の複数のレコード
レイアウト  :ソフトの画面

レイアウトの切り替え

アプリケーションウィンドウ内のメニュータブ、サブメニュー、ボタン、アイコンなどをクリックして切り替えます。主なレイアウトは以下のとおりです。

リスト

複数のレコードを表示するレイアウトです。表示項目固定の8種類のリストと、個々のデータ項目を編集できる一覧表があります。

カード

個々のレコードを表示するレイアウトです。詳しい情報の入力および表示用に3種類のレイアウトがあります。

検索

レコード内のフィールドを横断検索するレイアウトと、3種類のカードに対応した検索レイアウトがあります。

インポート

指定されたファイルまたはデータソースからレコードをインポート(取り込み)するレイアウトです。

エクスポート

指定されたファイルにレコードをエクスポート(書き出し)するレイアウトです。バックアップや Mac の連絡先を更新するボタンも配置しています。

印刷

名簿印刷、はがき/封筒/ラベルへの宛名印刷を行うレイアウトです。用紙アイコンをクリックすると、印刷の詳細レイアウトが表示されます。

メール

電子メールを作成し、メールソフト経由での送信を行うレイアウトです。

設定

PowerAddress の諸設定を行うレイアウトです。

レコードの基本操作について

レコードの新規追加、複製、削除など基本操作は、レイアウト上にあるボタンをクリックして行います。主な操作ボタンは以下のとおりです。

新規

レコードを新規追加します。

複製

現在のレコードを複製します。

検索

カード検索レイアウトを開きます。

削除…

現在のレコードを削除します。対象レコードをすべて削除することもできます。

対象外…

指定したレコードを対象レコードから除外(一時的に非表示)します。複数のレコードを除外する場合は、現在のレコードを起点に除外数を指定します。現在のレコード以降のすべてを除外したい場合は、適当な大きな数字(1000件の対象レコードがある場合は9999など)を指定して除外します。

対象入替

対象レコードと除外したレコード(一時的に非表示にしたレコード)を入れ替えて表示します。

すべて表示

すべてのレコードを表示します。

データの入力

入力したいフィールドをクリックすると入力可能状態になります。Tab キーや return キーを押すと、次のフィールドが入力可能状態となります。

データの確定について

フィールドに入力された値は、データが確定された後に自動的に保存されます。データは、次のいずれかの操作を行った時点で確定されます。

  • 他のレコードを選択する
  • 現在のフィールド以外の場所をクリックする
  • Windows の場合、テンキーの Enter、または Ctrl+Enter を押す
  • Mac の場合、enter キーを押す

住所の入力について

住所欄は、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名の6つに分かれています。必ずしもこの分割方法を強要するものではありませんが、分割して入力しておけば、以下のような住所データが自動的に生成されます。

  • 郵便番号〜建物名の連結データ
  • 都道府県〜建物名の連結データ
  • 都道府県〜番地の連結データ(2分割向け)
  • 市区町村〜町域の連結データ(3分割または4分割向け)
  • 町域〜建物名の連結データ(3分割向け)
  • 町域〜番地の連結データ(4分割向け)
  • 番地〜建物名等の連結データ(3分割または4分割向け)

これらのデータは、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名とともに、自由に組み合わせてエクスポートすることができます。これにより、一度入力した住所データを任意の形式で再利用することができます。

住所の分割数や表示方法が異なるファイル形式(vCard、Windows アドレス帳 CSV、Yahoo!アドレスブック CSV、Google Gmail 連絡先 CSV)にエクスポートする際は、対応する項目が自動的に割り当てられます。住所の分割数を意識したり、エクスポート後に別途編集する必要はありません。

郵便番号データベースについて

カードまたは印刷画面に配置している [所属] ラベルと住所欄の [〒] マークは、郵便番号データベースの起動ボタンとして機能します。

郵便番号データベースを起動すると、対応したフィールドの内容で郵便番号データベースを検索し、候補がある場合はそのリストを表示します。

候補の中から転載データに対応したボタン([〒]、[住所]、[事業所名]、[すべて])をクリックすると、該当するフィールドへデータが転載されます。

検索について

姓名の先頭文字で検索する「クイック検索」、データ項目を指定して検索する「カード検索」、複数のデータ項目を横断的に検索する「横断検索」の3種類の検索方法があります。

クイック検索

リストや印刷詳細レイアウトの画面上部にある [あ]、[か]、[さ] などのボタンをクリックして検索します。姓名の先頭文字や、マークの有無、英住所の検索および除外などを素早く検索できます。姓名の先頭文字から検索する場合は、あらかじめ姓名のふりがなが設定されている必要があります。

カード検索

データ項目を指定して検索します。リスト、カード、インポート、エクスポート、印刷レイアウトにある [検索] ボタンをクリックするか、検索レイアウトのサブメニュー(Simple、Full、Memo)から移行すると、カード検索レイアウトが表示されます。検索対象のフィールドにキーワードを入力し、enter キーか [検索実行] ボタンをクリックします。

横断検索

複数のデータ項目を横断的に検索します。検索レイアウトのサブメニューから [横断検索] を選び、検索したいキーワードを入力すると、すべてのフィールドを対象に検索が行われます。

印刷について

名簿印刷、はがき/長封筒/洋封筒/ラベルへの宛名印刷が行えます。用紙アイコンをクリックすると、印刷の詳細レイアウトが表示されます。

現在のレコードを1件だけ印刷する場合は、スクリプトメニューから「現在のレコードのみ表示」などを実行してあらかじめ対象レコードを1件にするか、プリントダイアログで「現在のレコード」を指定します。

対象レコードを一括して印刷する場合は、プリントダイアログで「対象レコード」を指定します。

ラベル印刷時は、印刷前に表示されるレイアウトで「現在のレコード」、「対象レコード」、「現在のレコードを繰り返し印刷」の中から選択して印刷します。

電子メールの作成と送信について

メール画面を使うと、メールソフト経由でのメール送信が簡単に行えます。メールソフトの挙動設定で [ダイアログなしで実行] を OFF にしておけば、メールを送信する前に内容を確認することができます。より複雑な処理は、FileMaker 版をご利用ください。

レコードの状態表示

リスト/カード/印刷レイアウトの画面右上には、レコードの状態を示す情報が表示されています。

番号

対象レコードの中で、現在のレコードが何番目にあるかを表示します。対象レコードをソートすると番号も変わります。

対象

対象レコードの数を表示します。

総数

全レコードの数を表示します。

順序

対象レコードのソート状態を表示します。ソート名の前の記号「▲」は昇順、「▼」は降順を表しています。ソート後、レコードが新規追加または複製され、対象レコードが部分的にソートされているときは「△」や「▽」となります。

使い方

基本操作から FileMaker を使った高度な操作まで

基本的な操作方法から FileMaker 製品を使ったより高度な利用方法まで、PowerAddress の使い方について説明します。

基本操作

メニューバーやコンテキストメニューの使い方、レイアウトの切り替え方法、新規レコードの作成方法、レコードの編集方法、郵便番号データベースの使い方などについては、以下のページをご覧ください。

レコードの編成

レコードの表示方法、検索方法、ソート方法などについては、以下のページをご覧ください。

データの交換

住所録データを任意のファイルから取り込む方法や、住所録データを任意のファイル形式で書き出す方法などについては、以下のページをご覧ください。

名簿印刷、宛名印刷、メール配信

名簿印刷、はがき/長形封筒/洋形封筒/角形封筒/ラベルへの宛名印刷、メール配信方法などについては、以下のページをご覧ください。

住所録の共用、共有

クライアントサーバ型の同時共有、インスタント Web 公開による共有、住所録ファイルの入れ替え方法、複数のユーザーまたは複数のパソコンで使う方法、USB メモリなどで使う方法などは、以下のページをご覧ください。

より高度な利用

FileMaker Pro を使ったリレーションシップの設定方法については、以下のページをご覧ください。

入力および編集可能なフィールド一覧

入力項目の一覧

入力および編集可能なフィールドです。インポートとエクスポートの両方に対応します。全88項目(未使用の1項目除く)。

フィールドとは

項目、入力欄

姓、名、郵便番号、都道府県、電話番号など、個々の情報を入力する欄を「フィールド」と呼びます。「項目」や「入力欄」と呼ぶこともあります。エクセルなどの表計算ソフトで言うと、個々の「セル」にあたります。PowerAddress のフィールドは、以下の3種類に大別されます。

フィールドのタイプは、テキスト、数字、日付、オブジェクト、計算の4種類があります。入力および編集可能なフィールドのほとんどは、テキストタイプのフィールドです。フィールドのタイプにより、検索方法やソート結果が若干異なります。

フィールドの表示形式は、編集ボックス、ポップアップメニュー、ドロップダウンリスト、チェックボックス、ドロップダウンカレンダーなどがあります。入力および編集可能なフィールドのほとんどは、編集ボックス形式で表示しています。フィールドのタイプ別の特徴や保存容量などは「フィールドの種類」をご覧ください。

関連ページ

以下のページには、フィールド名の一覧とサンプルレコードを CSV、Excel、FileMaker 形式のファイルにまとめたものがあります。CSV やエクセルファイルをインポートする際にご利用ください。インポート前に PA 用のフィールド名に編集しておけば、互いのフィールドの位置合わせが自動で行えます。

対象レコードの敬称を一括して変更するには?

カード画面で敬称を変更して全置換

Q. 質問

複数のレコードの敬称を一括して変更するには?
例えば、会社名のみのレコードの敬称を「様」から「御中」に一括して変更したい。

A. 回答

まず、一括変更したいレコードを検索機能などで抽出します。次にカード画面などを開き、敬称を「様」から「御中」に変更後、スクリプトメニューの「フィールド内容の全置換…」を実行します。操作例は以下のとおりです。

  1. 一括変更したいものを検索機能などで抽出
  2. カード画面を開く(どのレコードでもかまいません)
  3. 敬称を「様」から「御中」に変更
  4. 上記操作後に「フィールド内容の全置換…」を実行

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

関連ページ

項目: 性別

性別を入力するポップアップメニュー形式のフィールドです。このフィールドは、カラーラベル(表示名の背景)の色分けの基準に使用することができます。

以下はあらかじめ用意している入力メニューです。この中から指定するか、編集した値を指定することができます。項目名を追加する場合は、プルダウンメニューから「編集…」を選び入力メニューを編集します。「-」はメニューの区切り線です。この入力メニューは、[配偶者_性別]、[子供1_性別]、[子供2_性別]、[子供3_性別] の各フィールドの入力メニューと共通です。

  • Male
  • Female
  • 男性
  • 女性
  • (空欄) ← Win/Mac 初期値
  • 編集…

入力メニューを編集する際の注意事項

PowerAddress をバージョンアップすると、元の入力メニューに戻ってしまいますのでご注意ください。独自に編集した入力メニューの内容は、新旧ソフト間でコピー&ペーストするなどの再入力が必要です。

性別をカラーラベルの色分けの基準に使用する場合は、あらかじめ用意している入力メニューをご利用ください。初期項目にない “男子” や “女子” などを使用した場合は色分けされません。

フィールドを配置しているレイアウト

  • リスト > 一覧
  • カード
  • 印刷 > カード(詳細画面)

レイアウト上のフィールドラベル

  • 性別

インポート/エクスポート時のフィールド名

  • 性別

関連ページ

設定: フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記

メニューコマンド「スクリプト> フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」に関する設定を行います。

処理済みのレコード数を表示する

フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記画面に、処理済みのレコード数を表示するか否かを設定します。処理速度を重視する場合は「OFF」を選択してください。チェックボックスをクリックして ON/OFF を切り替えます。ON/OFF での状態は以下のとおりです。

  • ON
    処理済みのレコード数を表示します。
  • OFF ← Win/Mac 初期値
    処理済みのレコード数を表示しません。

関連ページ

姓名の分割

姓または名のフィールドに “山田 太郎” などの姓名が結合したデータがある場合、そのデータを、姓、名の各フィールドに分割します。ふりがながある場合はそのデータも同時に分割します。分割するには、姓名の間に全角スペースまたは半角スペースが必要です。

姓名を分割するには(カードレイアウト上の隠しボタンを使う方法)

この方法は、データの入力中に即座に分割したい場合に便利です。処理対象は現在表示中のレコード1件に対して行われます。処理対象を複数のレコードにしたい場合は、後述の「姓名を分割するには(メニューコマンドを使う方法)」をご利用ください。

例えば、姓フィールドに “山田 太郎” というデータがある場合、姓フィールドが “山田”、名フィールドが “太郎” となります。分割手順は以下のとおりです。

  1. 処理対象のレコード表示します。
  2. 姓と名のフィールドの間(隠しボタンになっています)をクリックします。

姓名を分割するには(メニューコマンドを使う方法)

この方法は、複数のレコードの姓名を一括して分割する場合に便利です。姓または名のフィールドに “山田 太郎” などの姓名が結合したデータをインポートした際にご利用ください。

例えば、姓フィールドに “山田 太郎” というデータをインポートしてこの処理を行うと、姓フィールドが “山田”、名フィールドが “太郎” となります。分割手順は以下のとおりです。

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. スクリプトメニューから「姓名を分割…」を選択します。検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。
  3. 姓名の分割ダイアログで、処理対処のレコードを選び実行します。

関連ページ

フィールド内容の複製, 移動, 入れ替え, 追記

スクリプトメニューから「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」を選択すると、専用の操作画面が表示されます。画面内のポップアップメニューを操作し、フィールド内容の複製、移動、入れ替え、追記が行えます。それぞれの処理は、処理対象のレコード(対象レコードか現在のレコードか)を指定することができます。

フィールド内容を複製するには

複製元のフィールドの内容を、複製先のフィールドへ複製します。実行後、複製元と複製先のフィールドは同じ値になります。複製手順は以下のとおりです。

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. スクリプトメニューから「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」を選択します。検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。
  3. データの複製元フィールドと複製先フィールドを指定し、[複製する…] ボタンをクリックします。

フィールド内容を移動するには

移動元のフィールドの内容を、移動先のフィールドへ移動します。実行後、移動元のフィールドは消去され、移動先のフィールドにデータが移ります。移動手順は以下のとおりです。

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. スクリプトメニューから「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」を選択します。検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。
  3. データの移動元フィールドと移動先フィールドを指定し、[移動する…] ボタンをクリックします。

フィールド内容を入れ替えるには

指定した2つのフィールドの内容を入れ替えます。入れ替え手順は以下のとおりです。

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. スクリプトメニューから「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」を選択します。検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。
  3. 入れ替えたいフィールドを指定し、[入れ替える…] ボタンをクリックします。

フィールド内容を追記するには

追記元のフィールド内のデータまたは任意のテキストを、追記先のフィールド内のデータに追記します。この設定は v4.7 からご利用いただけます。

追記位置は、追記先のフィールド内のデータの前か後を指定することができます。追記元と追記先のデータ間には、以下のいずれかの区切り文字または任意のテキストを加えることができます。カッコ内は区切り文字の説明です。

  • 半角スペース
  • 全角スペース
  • 。(句点)
  • 、(読点)
  • ,(コンマ)
  • , (コンマ+半角スペース)
  • タブ(水平タブ)
  • 改行(垂直タブ)
  • その他…

何も加えない場合は空白にします。任意のテキストを加えるには、メニューから [その他…] を選択し、任意のテキストを入力します。

追記手順は以下のとおりです。

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. スクリプトメニューから「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」を選択します。検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。
  3. データの追記元フィールドまたは任意のテキスト、追記先フィールド、追記位置、区切り文字(オプション)を指定し、[追記する…] ボタンをクリックします。

複製、移動、入れ替え、追記のオプションを設定するには

現在設定可能なオプションは、処理中のレコード数を表示するオプションのみです。オプションを設定するには、「設定> 一般」画面の「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記設定」をご利用ください。