所属連絡先と自宅連絡先を入れ替えるには?

カード Full、連絡先右上の [↓]、 [↑]、 [↓↑] を

Q. 質問

所属連絡先と自宅連絡先の情報を簡単に入れ替える方法はありますか?

A. 回答

カード画面、Full
カード画面、Full

はい、簡単な方法があります。カード Full 画面の所属連絡先の右上にある [↓]、 [↑]、 [↓↑] などのボタンをご利用ください。[↓] と [↑] は、ボタンをクリックした後に、複製か移動を選ぶことができます。[↓↑] は、所属連絡先と自宅連絡先を入れ替えます。各ボタンの上にマウスを重ねると以下のような簡単な説明が表示されます。

  • [↓] :所属連絡先を自宅連絡先へ複製または移動
  • [↑] :自宅連絡先を所属連絡先へ複製または移動
  • [↓↑] :所属連絡先と自宅連絡先を入れ替え

複製、移動、入れ替えの対象となるフィールドは以下のとおりです。

  • 郵便番号 〜 建物名等
  • TEL
  • FAX
  • Mail
  • HP
フィールド内容の追記
フィールド内容の追記

入れ替えたいレコードが複数ある場合は、スクリプトメニューの [フィールド内容の複製, 移動, 入れ替え, 追記] をご利用ください。フィールド毎に処理する必要がありますが、より柔軟な操作が可能です。

右のスクリーンショットは、フィールド操作の画面例です。フィールド間の入れ替えは [入れ替える…] をご利用ください。各ボタンの上にマウスを重ねると簡単な説明が表示されます。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

関連ページ

PA の住所録を他の PA へ移行するには?

コピー&ペーストまたはファイル経由で移行

Q. 質問

PowerAddress の住所録データを他の PowerAddress へ移行するには?

A. 回答

PowerAddress フォルダを丸ごとコピー&ペースト、住所録ファイルをコピー&ペースト、エクスポートしたファイルを使って移行するなどの方法があります。

PowerAddress フォルダを丸ごとコピー&ペーストして移行

PowerAddress フォルダを丸ごとコピー&ペーストまたは複製する方法です。住所録データと設定値が同じ状態になります。アプリ版の場合はコピー元とコピー先が同じ動作環境である必要があります。FileMaker 版は異なる動作環境でも利用できます。以下はこの方法で移行する際の注意点です。

  • 必ず PowerAddress を終了してからコピー&ペーストしてください。
  • コピーや複製は使用許諾数(ライセンス数)の範囲内でご利用ください。

住所録ファイルをコピー&ペーストして移行

コピー元の PowerAddress フォルダ内にある住所録ファイル(data ファイル)をコピーし、コピー先の PowerAddress フォルダ内にペースト(貼り付け)します。住所録ファイルは Win/Mac 間で互換性があるため、異なる動作環境への移行も可能です。ただし、異なるバージョンの PowerAddress 間では移行できない場合があります。異なるバージョン間で移行したい場合は、後述の「エクスポートしたファイルを使って移行」をご覧ください。以下はこの方法で移行する際の注意点です。

  • 必ず PowerAddress を終了してからコピー&ペーストしてください。
  • コピー先の住所録データは上書きされます。必要であれば事前にバックアップをとってから行ってください。
  • 住所録ファイルのファイル名は変更しないでください。
  • 設定値は別途移行する必要があります。

エクスポートしたファイルを使って移行

すべての住所録を移行したい場合は、コピー元の PowerAddress でバックアップファイルをエクスポートし、そのファイルをコピー先の PowerAddress でインポートするのが最も簡単な方法です。バックアップファイルを作成するには、エクスポート画面か設定画面にある [住所録をバックアップ…] をクリックします。[Text] を選ぶと Merge 形式(フィールド名付き CSV)でエクスポートされます。顔写真などの画像データを含めたい場合は、FileMaker Pro 形式の [Text, Img] でエクスポートします。この方法はアップグレードの際の移行方法としても紹介しています。詳しくは以下のページをご覧ください。

住所録の一部を移行したい場合は、まず検索機能などを使って任意のレコードを抽出します。次にその対象レコードを任意のファイル形式でエクスポートします。ファイル形式は、フィールドの位置合わせがしやすいように、フィールドの情報を含んだ Merge、FileMaker、Excel 形式などがよいでしょう。

コピー先の PowerAddress で住所録をインポートするには、インポート画面にある標準タイプの [インポート…] か設定画面にある住所録の [インポート…] をクリックします。インポート時のファイルを開くダイアログで、ファイル形式とファイル名を指定し、配置順を [照合名順] にしてインポートします。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

設定: フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記

メニューコマンド「スクリプト> フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」に関する設定を行います。

処理済みのレコード数を表示する

フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記画面に、処理済みのレコード数を表示するか否かを設定します。処理速度を重視する場合は「OFF」を選択してください。チェックボックスをクリックして ON/OFF を切り替えます。ON/OFF での状態は以下のとおりです。

  • ON
    処理済みのレコード数を表示します。
  • OFF ← Win/Mac 初期値
    処理済みのレコード数を表示しません。

関連ページ

フィールド内容の複製, 移動, 入れ替え, 追記

スクリプトメニューから「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」を選択すると、専用の操作画面が表示されます。画面内のポップアップメニューを操作し、フィールド内容の複製、移動、入れ替え、追記が行えます。それぞれの処理は、処理対象のレコード(対象レコードか現在のレコードか)を指定することができます。

フィールド内容を複製するには

複製元のフィールドの内容を、複製先のフィールドへ複製します。実行後、複製元と複製先のフィールドは同じ値になります。複製手順は以下のとおりです。

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. スクリプトメニューから「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」を選択します。検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。
  3. データの複製元フィールドと複製先フィールドを指定し、[複製する…] ボタンをクリックします。

フィールド内容を移動するには

移動元のフィールドの内容を、移動先のフィールドへ移動します。実行後、移動元のフィールドは消去され、移動先のフィールドにデータが移ります。移動手順は以下のとおりです。

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. スクリプトメニューから「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」を選択します。検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。
  3. データの移動元フィールドと移動先フィールドを指定し、[移動する…] ボタンをクリックします。

フィールド内容を入れ替えるには

指定した2つのフィールドの内容を入れ替えます。入れ替え手順は以下のとおりです。

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. スクリプトメニューから「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」を選択します。検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。
  3. 入れ替えたいフィールドを指定し、[入れ替える…] ボタンをクリックします。

フィールド内容を追記するには

追記元のフィールド内のデータまたは任意のテキストを、追記先のフィールド内のデータに追記します。この設定は v4.7 からご利用いただけます。

追記位置は、追記先のフィールド内のデータの前か後を指定することができます。追記元と追記先のデータ間には、以下のいずれかの区切り文字または任意のテキストを加えることができます。カッコ内は区切り文字の説明です。

  • 半角スペース
  • 全角スペース
  • 。(句点)
  • 、(読点)
  • ,(コンマ)
  • , (コンマ+半角スペース)
  • タブ(水平タブ)
  • 改行(垂直タブ)
  • その他…

何も加えない場合は空白にします。任意のテキストを加えるには、メニューから [その他…] を選択し、任意のテキストを入力します。

追記手順は以下のとおりです。

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. スクリプトメニューから「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」を選択します。検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。
  3. データの追記元フィールドまたは任意のテキスト、追記先フィールド、追記位置、区切り文字(オプション)を指定し、[追記する…] ボタンをクリックします。

複製、移動、入れ替え、追記のオプションを設定するには

現在設定可能なオプションは、処理中のレコード数を表示するオプションのみです。オプションを設定するには、「設定> 一般」画面の「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記設定」をご利用ください。

データの入力と編集

データ入力の基本、データ入力の支援機能

データの入力と編集方法について説明します。

データ入力の基本

データの入力方法や確定方法、入力済みデータの挿入方法、現在のレコードの全フィールドのコピー方法について説明します。

データ入力の支援機能

データ入力の支援機能について説明します。対象レコードに対して一括して処理することが可能です。データベースの保守管理にもご利用いただけます。

関連ページ

住所録ファイルを他の PowerAddress で使う

PowerAddress フォルダ内の住所録ファイル(data)を入れ替える

ご利用の前に

住所録ファイルの上書きには十分ご注意ください。念のため、移行先の data をバックアップしてから移行することをおすすめします。移行先の data を違う場所へ移動するかファイル名を「_data」などとしておけばよいでしょう。上書きされた data は元に戻すことはできません。

住所録ファイルにパスワードが設定されている場合は、正しいパスワードを入力しない限り、データへのアクセスは行えません。また、試用期間を過ぎた住所録ファイルを使用するには、移行先の PowerAddress で認証できるライセンスキーが必要です。

v4.8 〜 5.0 のお客様へ

異なるバージョンの住所録ファイルは使用できませんが、v5.0 は例外として v4.8 〜 4.9 の住所録を使えるようにしています。ただし、v4.8 の住所録を使用すると起動時に「v5.0 の一部の機能は使えません」と警告が表示されます。v4.9 は警告なしで使用できますが、v4.8 と同様、v5.0 で加えた機能(data ファイルに関してはほんの一部ですが)は使えません。いずれの場合もバックアップを書き出すなど、一時的な利用をおすすめいたします。バックアップを書き出したら v5.0 の data に戻し、バックアップファイルをインポートするとよいでしょう。

住所録ファイル(data)を入れ替えるには

住所録ファイル(data)を PowerAddress 間で入れ替えて使う方法です。同じ製品の同じバージョンの住所録ファイルは、Windows/Mac/iOS で互換性があります。住所録ファイルを入れ替えるには、コピー元の住所録ファイル(data)をコピーし、コピー先の PowerAddress フォルダ内にペースト(貼り付け)して上書き保存します。

住所録の更新頻度が低い場合は、この方法を使って複数の PowerAddress 間でデータを共用できるでしょう。ただし、いずれかの住所録データが変更された場合は、何らかの方法でデータを更新しなければなりません。例えば、最新の住所録ファイルをサーバーの特定の場所や共有ストレージに置き、各ユーザーがそれをコピーして自身の住所録ファイルを更新するなど、データの更新は運用でカバーする必要があります。

手順

  1. 必要に応じて、移行元と移行先の PowerAddress をバックアップ
  2. 両方の PowerAddress が起動していないことを確認
  3. 移行元の住所録ファイル(data)をコピー
  4. コピーした住所録ファイル(data)を移行先の PowerAddress フォルダ内にペースト(貼り付け)して上書き

ファイル名は「data」のまま変更しないでください。

住所録ファイルとは

data ファイル

PowerAddress フォルダ内にある data ファイルのことを「住所録ファイル」と呼びます。住所録テーブルを格納しているファイルです。ユーザーが入力した住所録データは、このファイルに保存されます。取り扱いには十分ご注意ください。

同じバージョンの住所録ファイルは、Win/Mac/iOS 間で互換性があります。アプリ版の拡張子を *.pa12 から *.fmp12 に変更すれば、同じバージョンの FileMaker 版の住所録ファイルとしても使えます。

対象レコードの入れ替え (対象外のみを表示)

現在の対象レコードを入れ替えます。この操作は、現在の対象レコードを対象外に、対象外だったレコードを対象レコードにします。対象外のレコードを表示すると言ってもよいでしょう。

対象レコードを入れ替える(対象外のみを表示する)には

レイアウト上にある [対象入替] ボタンをクリックします。