姓名を分割するには?

「山田 太郎」を「山田」と「太郎」に分割

Q. 質問

姓名の欄が一つしかないソフトを使っています。この住所録を CSV 形式で書き出すと、姓と名が一つのまとまり(エクセルで言うと”一つのセル”)になります。PA に移行する際、姓名を分割する方法はありますか?

A. 回答

姓と名の間に全角スペースか半角スペースがあれば、インポートした姓名データを簡単に分割することができます。レコード毎に分割することも、複数のレコードを一括して分割することも可能です。

以下は、インポートの際に表示される「フィールドデータのインポート順」ダイアログの例です。今回のような場合は、一旦、 PA の「姓」のフィールドに姓名をインポートします。姓名のふりがながある場合は、PA の「姓_ふりがな」のフィールドに姓名のふりがなをインポートします。PA の「名」と「名_ふりがな」のフィールドは空(インポートしない状態)にしておきます。

インポート元のフィールドインポート先のフィールド
山田 太郎
やまだ たろう姓_ふりがな
名_ふりがな

右側の PA のフィールドは、ドラッグして移動することができます。フィールド間の記号「→」はインポートする、「-」はインポートしないことを表しています。この記号はクリックすると切り替わります。インポートが終了したら、PA のスクリプトメニューから「姓名を分割…」を開きます。以下の例は Mac 版ですが、Windows 版でも同じメニューです。クリックすると拡大します。

姓名を分割…

「姓名を分割…」を開いて「対象レコード」を選択すると、インポートしたすべてのレコードが分割処理の対象となります。分割の必要がないレコードまたは、分割できないレコードはスキップされます。以下の例では、10100件のうち 100件のレコードが分割処理の対象となります。クリックすると拡大します。

対象レコードの姓名を分割

上記の画面で「このレコード」を選択すると、現在のレコードのみが処理対象となります。試しに1レコード分だけを処理したい場合は、分割前にカード画面を表示しておくとわかりやすいでしょう。

この他、姓と名の欄の間にある「隠しボタン」を使って素早く分割する方法もあります。この方法は、インポートのような大量のデータ入力ではなく、テキストファイルやメール本文などからデータをコピー&ペーストする場合に便利です。この場合も、インポートのときと同様に、一旦、姓か名の欄に連結した姓名をペーストします。

ボタン操作による姓名の分割 (1)

次に、姓と名の欄の間にある隠しボタンをクリックします。

ボタン操作による姓名の分割 (2)

姓と名の間に全角スペースか半角スペースがあれば、姓名とふりがなを素早く分割することができます。

姓名を分割したからと言って、後々面倒になることは全くありません。表示名(上の図で言うと”山田 太郎”の背景が青い部分)をクリックすれば、連結した姓名が簡単にコピーできます。

姓名を PA のフィールドに沿って管理する最大の利点は、以下の関連データが自動的に生成される点です。姓と名のフィールドを加えると、姓名だけで実に12種類ものデータを労せずして管理できます。

フィールド名データ例
表示名山田 太郎
表示名_ふりがなやまだ たろう
表示名_フリガナヤマダ タロウ
表示名_フリガナ_半角ヤマダ タロウ
姓_ふりがなやまだ
名_ふりがなたろう
姓_フリガナヤマダ
名_フリガナタロウ
姓_フリガナ_半角ヤマダ
名_フリガナ_半角タロウ

これらのデータは様々なファイル形式でエクスポートすることができます。他の住所録ソフト、名簿管理ソフト、顧客管理ソフト、宛名書きソフト、その他のデータベースなど、姓名のフォーマットが異なるソフトにデータを渡す場合に大変便利です。PowerAddress なら、新たな手間やコストをかけずに、姓名データの再利用やフォーマット変換が簡単に行えます。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

関連ページ

データの入力と編集

データ入力の基本、データ入力の支援機能

データの入力と編集方法について説明します。

データ入力の基本

データの入力方法や確定方法、入力済みデータの挿入方法、現在のレコードの全フィールドのコピー方法について説明します。

データ入力の支援機能

データ入力の支援機能について説明します。対象レコードに対して一括して処理することが可能です。データベースの保守管理にもご利用いただけます。

関連ページ

[スクリプト] メニュー

[スクリプト] メニューの主なコマンドについて説明します。

[現在のデータをコピー]

現在のレコードのすべてのフィールドをクリップボードにコピーします。フィールド間はタブで区切られます。より詳しい情報は「現在のレコードのデータをコピー」をご覧ください。

[現在のレコードのみ表示]

現在のレコードだけを表示し、その他のレコードを対象外にします。対象レコードは、現在のレコード1件のみとなります。

現在のレコードを1件だけをエクスポートしたい場合や、1件だけ印刷したい場合などに便利です。すべてのレコードを表示するには、レイアウト上に配置してある「すべて表示」ボタンをクリックします。

[フィールド内容の全置換…]

対象レコードの任意のフィールドの内容を、現在選択中の値ですべて置き換えます。より詳しい情報は「フィールド内容の全置換」をご覧ください。

[フィールド内容の最適化…]

対象レコードまたは、現在のレコード内の全フィールドを最適化します。より詳しい情報は「フィールド内容の最適化」をご覧ください。

[フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…]

フィールドの内容の複製、移動、入れ替え、追記を行う画面が表示されます。それぞれ、処理対象のレコード(対象レコードか現在のレコードか)を指定することができます。より詳しい情報は「フィールド内容の複製、移動、入れ替え、追記」をご覧ください。

[フィールド内容の複製]

複製元のフィールド内のデータを、複製先のフィールドへ複製します。実行後、複製元と複製先のフィールド内容は同じものになります。

[フィールド内容の移動]

移動元のフィールド内のデータを、移動先のフィールドへ移動します。実行後、移動元のフィールドは消去され、移動先のフィールドにデータが移ります。

[フィールド内容の入れ替え]

指定した2つのフィールド内のデータを入れ替えます。

[フィールド内容の追記] (v4.7〜)

追記元のフィールド内のデータまたは任意のテキストを、追記先のフィールド内のデータに追記します。

[マーク ON/OFF…]

対象レコードの「マーク」フィールドを、一括して ON または OFF に設定します。より詳しい情報は「マークを一括して ON/OFF」をご覧ください。

[ふりがなの自動生成…]

対象レコードまたは現在のレコードの姓、名、所属名をもとに、対応するふりがなを一括して自動生成します。意図しないふりがなが生成された場合は、ふりがなフィールドの値を修正してください。既にふりがなが設定されている場合は何も行いません。より詳しい情報は「ふりがなを一括して自動生成」をご覧ください。

[姓名を分割…]

姓または名のフィールドに「山田 太郎」など姓名を結合したデータがある場合、そのデータを、姓、名の各フィールドに分割します。姓名の間に半角スペースまたは全角スペース(v4.8 〜 v4.8.2 は全角スペースのみに対応)が必要です。より詳しい情報は「姓名の分割」をご覧ください。

[誕生年月日を分割…]

誕生年、誕生月、誕生日のいずれかのフィールドに、年月日を結合したデータ(1970/5/5など)がある場合、そのデータを、誕生年、誕生月、誕生日の各フィールドに分割します。より詳しい情報は「誕生年月日の分割」をご覧ください。

[郵便番号データベースを開く]

郵便番号データベースを開きます。PowerAddress フォルダ内に zipcode ファイルが保存されている必要があります。より詳しい情報は「郵便番号データベースの使い方」をご覧ください。

[姓名反転 ON/OFF…]

対象レコードの「姓名反転」フィールドを、一括して ON または OFF に設定します。より詳しい情報は「姓名反転を一括して ON/OFF」をご覧ください。

[英表記住所 ON/OFF…]

対象レコードの「英表記住所」フィールドを、一括して ON または OFF に設定します。より詳しい情報は「住所欄の英語表記を一括して ON/OFF」をご覧ください。

[英表記住所を検索…]

英語表記の住所を検索します。[すべてから] を選択すると、全レコードから英語表記の住所を検索します。[対象から] を選択すると、対象レコードから英語表記の住所を検索します。

[英表記住所を除外]

対象レコードから英語表記の住所を除外します。

[配偶者の連名設定 ON/OFF…]

対象レコードから「配偶者名」が入力されているレコードを検索し、配偶者の連名設定を一括して ON または OFF にします。

[子供1の連名設定 ON/OFF…]

対象レコードから「子供1の名」が入力されているレコードを検索し、子供1の連名設定を一括して ON または OFF にします。

[子供2の連名設定 ON/OFF…]

対象レコードから「子供2の名」が入力されているレコードを検索し、子供2の連名設定を一括して ON または OFF にします。

[子供3の連名設定 ON/OFF…]

対象レコードから「子供3の名」が入力されているレコードを検索し、子供3の連名設定を一括して ON または OFF にします。

[その他の連名設定 ON/OFF…]

対象レコードから「その他の連名」が入力されているレコードを検索し、その他の連名設定を一括して ON または OFF にします。

[誕生日を検索してソート…]

対象レコードから「誕生月」が入力されているレコードを検索し、その結果を「誕生月」と「誕生日」の内容にしたがってソートします。実行時に昇順か降順かを指定します。ソートについての詳細は「レコードのソート」をご覧ください。

[年齢を検索してソート…]

対象レコードから「年齢」が設定されているレコードを検索し、その結果を「年齢」の内容にしたがってソートします。実行時に年少順か年長順かを指定します。ソートについての詳細は「レコードのソート」をご覧ください。

[作成日の古い順/新しい順でソート]

対象レコードを「作成日」の内容にしたがってソートします。実行の度に昇順、降順を切り替えます。ソートについての詳細は「レコードのソート」をご覧ください。

[更新日の古い順/新しい順でソート]

対象レコードを「更新日」の内容にしたがってソートします。実行の度に昇順、降順を切り替えます。ソートについての詳細は「レコードのソート」をご覧ください。

[PowerAddress について…]

PowerAddress の About 画面を表示します。この画面は、PowerAddress の起動時にも表示されます。ソフトのバージョン、関連ファイルのバージョン、ライセンス名、登録者名、現在共有中のユーザー数などを確認することができます。ライセンス名については「ライセンス情報の管理」をご覧ください。前の画面に戻るには、画面中央の [OK] ボタンをクリックします。

このメニューコマンドは、Windows 版の場合は [ヘルプ] メニューにも表示されます。Mac 版の場合は [PowerAddress] メニューにも表示されます。

[PowerAddress ヘルプ]

PowerAddress ホームページ内のヘルプを開きます。このメニューコマンドは、[ヘルプ] メニューにも表示されます。

Windows アドレス帳 CSV のインポート設定

Windows アドレス帳 CSV のインポート時の諸設定を行います。ここで言う Windows アドレス帳 CSV ファイルとは、Windows のアドレス帳を CSV 形式でエクスポートしたファイルのことを指します。

Windows アドレス帳 CSV ファイルのインポートは、フィールドの照合が自動的に行われるので、一般のコンマ区切りやタブ区切りテキストのインポートよりも簡単に行えます。これは、インポートするファイルのフィールド名と PowerAddress のフィールド名が一致しており、インポートするフィールドを決めたり並び替える必要がないためです。

Windows アドレス帳 CSV ファイルと PowerAddress のフィールド名は一致していませんが、インポートの際、Windows アドレス帳 CSV ファイルが PowerAddress 形式のファイルに変換され、Windows アドレス帳 CSV ファイル内のデータが PowerAddress と同じ名称のフィールドに自動的に割り当てられます。このファイルのことを単に中間ファイルと呼びます。ここで設定するオプションは、この変換処理に適用されます。

ユーザーの目に触れる「フィールドデータのインポート順」ダイアログのインポート元は、フィールドの割り当てが行われた変換済みの中間ファイルです。

姓、名フィールドの設定方法

中間ファイルの「姓」と「名」フィールドを設定する際、Windows アドレス帳 CSV ファイルのどのデータを使うかを設定します。Windows アドレス帳 CSV ファイルに該当するデータがない場合は空欄が設定されます。

Windows のアドレス帳を CSV 形式でエクスポートする際、エクスポートするフィールドを選択するための画面が表示されます。この画面には、エクスポートを指定するためのチェックマークと、フィールド名の一覧が表示されます。「表示名」を含め、あらかじめいくつかの項目のチェックマークは ON になっていますが、「姓」と「名」は OFF になっています。チェックマークは自由に ON/OFF できますが、初期値のままエクスポートすると「姓」と「名」がエクスポートされないので注意が必要です。

PowerAddress はこの点を考慮し、念のため「表示名」から「姓」と「名」を設定できるオプションを用意しています。ただし「表示名」は、「姓」、半角スペース、「名」フィールドが結合されている必要があります。「表示名」を「ニックネーム」にしている場合は、姓名の抽出ができません。「表示名」の設定は、アドレス帳の連絡先のプロパティを開き、名前タブの画面にある「表示名(P)」を確認してください。初期状態は、「姓」、半角スペース、「名」フィールドが結合されたものが使用されています。

以下のいずれかを指定することができます。

  • 表示名を、姓、名の順に分割して設定する ← Win/Mac 初期値
    Windows アドレス帳 CSV ファイルの「表示名」を「姓」、「名」の順に分割して、中間ファイルの「姓」と「名」にそれぞれ設定します。「表示名」の中に半角スペースがない場合は、「姓」にすべての値を設定します。
  • 表示名を、名、姓の順に分割して設定する
    Windows アドレス帳 CSV ファイルの「表示名」を「名」、「姓」の順に分割して、中間ファイルの「名」と「姓」にそれぞれ設定します。表示名の姓名を反転している場合にご利用ください。「表示名」の中に半角スペースがない場合は、「名」にすべての値を設定します。
  • 姓、名フィールドをそのまま設定する
    Windows アドレス帳 CSV ファイルの「姓」と「名」を、中間ファイルの「姓」と「名」にそれぞれ設定します。

誕生年月日 (誕生日) の分割

誕生年、誕生月、誕生日のいずれかのフィールドに、”1970/5/1″ や “5/1/1970” などの年月日が結合したデータがある場合、そのデータを、誕生年、誕生月、誕生日の各フィールドに分割します。本人の誕生日のほか、配偶者や子供1〜3の誕生日も分割対象となります。

生年月日(誕生日)を分割するには

誕生年、誕生月、誕生日のいずれかのフィールドに、”1970/5/1″ や “5/1/1970” などの結合した誕生日データをインポートした場合に便利です。Yahoo!アドレスブック形式のデータをインポートした場合は、インポート後に自動的に実行されます。

例えば、誕生年フィールドに “1970/5/1” というデータをインポートしこの処理を行うと、誕生年フィールドが “1970”、誕生月フィールドが “5”、 誕生日フィールドが “1” となります。

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. スクリプトメニューから「誕生年月日を分割…」を選択します。検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。
  3. 誕生年月日の分割ダイアログで、処理対処のレコードを選び実行します。

分割可能な生年月日(誕生日)

形式

  • YYYY/MM/DD
  • MM/DD/YYYY
  • MM/DD

誕生年(西暦)

  • 4桁の数字、全角半角対応

誕生年(和暦)

  • M/T/S/H/R と2桁以内の数字または元年、全角半角対応、年有無対応
  • 明/大/昭/平/令 と2桁以内の数字または元年、全角半角対応、年有無対応
  • 明治/大正/昭和/平成/令和 と2桁以内の数字または元年、全角半角対応、年有無対応

誕生年、誕生日

  • 2桁以内の数字、全角半角対応

関連ページ

姓名の分割

姓または名のフィールドに “山田 太郎” などの姓名が結合したデータがある場合、そのデータを、姓、名の各フィールドに分割します。ふりがながある場合はそのデータも同時に分割します。分割するには、姓名の間に全角スペースまたは半角スペースが必要です。

姓名を分割するには(カードレイアウト上の隠しボタンを使う方法)

この方法は、データの入力中に即座に分割したい場合に便利です。処理対象は現在表示中のレコード1件に対して行われます。処理対象を複数のレコードにしたい場合は、後述の「姓名を分割するには(メニューコマンドを使う方法)」をご利用ください。

例えば、姓フィールドに “山田 太郎” というデータがある場合、姓フィールドが “山田”、名フィールドが “太郎” となります。分割手順は以下のとおりです。

  1. 処理対象のレコード表示します。
  2. 姓と名のフィールドの間(隠しボタンになっています)をクリックします。

姓名を分割するには(メニューコマンドを使う方法)

この方法は、複数のレコードの姓名を一括して分割する場合に便利です。姓または名のフィールドに “山田 太郎” などの姓名が結合したデータをインポートした際にご利用ください。

例えば、姓フィールドに “山田 太郎” というデータをインポートしてこの処理を行うと、姓フィールドが “山田”、名フィールドが “太郎” となります。分割手順は以下のとおりです。

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. スクリプトメニューから「姓名を分割…」を選択します。検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。
  3. 姓名の分割ダイアログで、処理対処のレコードを選び実行します。

関連ページ

項目: 自宅_町域

自宅住所の町域を入力するフィールドです。英語圏向け住所表記のときは Street Address を入力するフィールドです。フィールドラベルの “(Town)” は、日本表記に対応するフィールド名です。米国宛て等の場合は、この欄に番地・ストリート名、アパート番号またはスイート番号を入力してください。

郵便番号データベースを使って住所を転載する場合は、住所データが自動的に区切られます。手動で入力する際は以下を参考に入力してください。

例)市区町村、町域の分割例

 パターン市区町村の分割例町域の分割例
例1○区+○町千代田区大手町
例2○市+○区+○町横浜市西区桜木町
例3○市+○町立川市錦町
例4○郡+○町空知郡上富良野町大町
例5○郡+○村+○字那珂郡東海村大字白方

このフィールドは、以下の自動的に生成されるフィールドの構成要素の一つです。

フィールドを配置しているレイアウト

  • リスト > 一覧
  • カード > Simple
  • カード > Full
  • 印刷 > はがき(詳細画面)
  • 印刷 > 長封筒(詳細画面)
  • 印刷 > 洋封筒(詳細画面)
  • 印刷 > 角封筒(詳細画面)
  • 印刷 > ラベル(詳細画面)

リスト印刷とカード印刷の画面には「自宅_町域」のフィールドは配置されていませんが、印刷用の「自宅住所」の欄に町域を含む連結住所が表示されます。

レイアウト上のフィールドラベル

  • 日本国内表記のとき:町域、英語表記のとき:(Town) Street

インポート/エクスポート時のフィールド名

  • 自宅_町域

項目: 自宅_市区町村

自宅住所の市区町村を入力するフィールドです。英語圏向け住所表記のときは City を入力するフィールドです。

郵便番号データベースを使って住所を転載する場合は、住所データが自動的に区切られます。手動で入力する際は以下を参考に入力してください。

例)市区町村、町域の分割例

 パターン市区町村の分割例町域の分割例
例1○区+○町千代田区大手町
例2○市+○区+○町横浜市西区桜木町
例3○市+○町立川市錦町
例4○郡+○町空知郡上富良野町大町
例5○郡+○村+○字那珂郡東海村大字白方

このフィールドは、以下の自動的に生成されるフィールドの構成要素の一つです。

フィールドを配置しているレイアウト

  • リスト > 一覧
  • カード > Simple
  • カード > Full
  • 印刷 > はがき(詳細画面)
  • 印刷 > 長封筒(詳細画面)
  • 印刷 > 洋封筒(詳細画面)
  • 印刷 > 角封筒(詳細画面)
  • 印刷 > ラベル(詳細画面)

リスト印刷とカード印刷の画面には「自宅_市区町村」のフィールドは配置されていませんが、印刷用の「自宅住所」の欄に市区町村を含む連結住所が表示されます。

レイアウト上のフィールドラベル

  • 日本国内表記のとき:市区町村、英語表記のとき:City

インポート/エクスポート時のフィールド名

  • 自宅_市区町村

項目: 所属_町域

所属住所の町域を入力するフィールドです。英語圏向け住所表記のときは Street Address を入力するフィールドです。フィールドラベルの “(Town)” は、日本表記に対応するフィールド名です。米国宛て等の場合は、この欄に番地・ストリート名、アパート番号またはスイート番号を入力してください。

郵便番号データベースを使って住所を転載する場合は、住所データが自動的に区切られます。手動で入力する際は以下を参考に入力してください。

例)市区町村、町域の分割例

 パターン市区町村の分割例町域の分割例
例1○区+○町千代田区大手町
例2○市+○区+○町横浜市西区桜木町
例3○市+○町立川市錦町
例4○郡+○町空知郡上富良野町大町
例5○郡+○村+○字那珂郡東海村大字白方

このフィールドは、以下の自動的に生成されるフィールドの構成要素の一つです。

フィールドを配置しているレイアウト

  • リスト > 一覧
  • カード > Simple
  • カード > Full
  • 印刷 > はがき(詳細画面)
  • 印刷 > 長封筒(詳細画面)
  • 印刷 > 洋封筒(詳細画面)
  • 印刷 > 角封筒(詳細画面)
  • 印刷 > ラベル(詳細画面)

リスト印刷とカード印刷の画面には「所属_町域」のフィールドは配置されていませんが、印刷用の「所属住所」の欄に町域を含む連結住所が表示されます。

レイアウト上のフィールドラベル

  • 日本国内表記のとき:町域、英語表記のとき:(Town) Street

インポート/エクスポート時のフィールド名

  • 所属_町域

項目: 所属_市区町村

所属住所の市区町村を入力するフィールドです。英語圏向け住所表記のときは City を入力するフィールドです。

郵便番号データベースを使って住所を転載する場合は、住所データが自動的に区切られます。手動で入力する際は以下を参考に入力してください。

例)市区町村、町域の分割例

 パターン市区町村の分割例町域の分割例
例1○区+○町千代田区大手町
例2○市+○区+○町横浜市西区桜木町
例3○市+○町立川市錦町
例4○郡+○町空知郡上富良野町大町
例5○郡+○村+○字那珂郡東海村大字白方

このフィールドは、以下の自動的に生成されるフィールドの構成要素の一つです。

フィールドを配置しているレイアウト

  • リスト > 一覧
  • カード > Simple
  • カード > Full
  • 印刷 > はがき(詳細画面)
  • 印刷 > 長封筒(詳細画面)
  • 印刷 > 洋封筒(詳細画面)
  • 印刷 > 角封筒(詳細画面)
  • 印刷 > ラベル(詳細画面)

リスト印刷とカード印刷の画面には「所属_市区町村」のフィールドは配置されていませんが、印刷用の「所属住所」の欄に市区町村を含む連結住所が表示されます。

レイアウト上のフィールドラベル

  • 日本国内表記のとき:市区町村、英語表記のとき:City

インポート/エクスポート時のフィールド名

  • 所属_市区町村