基本的な使い方 (v5.1)

基本的な使い方をご説明します。詳細は以下のページを参照してください。

ヘルプ
https://poweraddress.jp/help/

参考)基本的な用語

フィールド  :姓、名、電話番号など、個々の情報を入力する欄
レコード   :一人分のフィールドの集まり、1レコードは一人分のデータ
現在のレコード:現在選択中または表示中の1レコード
対象レコード :検索や除外などで編成した現在表示中の複数のレコード
レイアウト  :ソフトの画面

レイアウトの切り替え

アプリケーションウィンドウ内のメニュータブ、サブメニュー、ボタン、アイコンなどをクリックして切り替えます。主なレイアウトは以下のとおりです。

リスト

複数のレコードを表示するレイアウトです。表示項目固定の8種類のリストと、個々のデータ項目を編集できる一覧表があります。

カード

個々のレコードを表示するレイアウトです。詳しい情報の入力および表示用に3種類のレイアウトがあります。

検索

レコード内のフィールドを横断検索するレイアウトと、3種類のカードに対応した検索レイアウトがあります。

インポート

指定されたファイルまたはデータソースからレコードをインポート(取り込み)するレイアウトです。

エクスポート

指定されたファイルにレコードをエクスポート(書き出し)するレイアウトです。バックアップや Mac の連絡先を更新するボタンも配置しています。

印刷

名簿印刷、はがき/封筒/ラベルへの宛名印刷を行うレイアウトです。用紙アイコンをクリックすると、印刷の詳細レイアウトが表示されます。

メール

電子メールを作成し、メールソフト経由での送信を行うレイアウトです。

設定

PowerAddress の諸設定を行うレイアウトです。

レコードの基本操作について

レコードの新規追加、複製、削除など基本操作は、レイアウト上にあるボタンをクリックして行います。主な操作ボタンは以下のとおりです。

新規

レコードを新規追加します。

複製

現在のレコードを複製します。

検索

カード検索レイアウトを開きます。

削除…

現在のレコードを削除します。対象レコードをすべて削除することもできます。

対象外…

指定したレコードを対象レコードから除外(一時的に非表示)します。複数のレコードを除外する場合は、現在のレコードを起点に除外数を指定します。現在のレコード以降のすべてを除外したい場合は、適当な大きな数字(1000件の対象レコードがある場合は9999など)を指定して除外します。

対象入替

対象レコードと除外したレコード(一時的に非表示にしたレコード)を入れ替えて表示します。

すべて表示

すべてのレコードを表示します。

データの入力

入力したいフィールドをクリックすると入力可能状態になります。Tab キーや return キーを押すと、次のフィールドが入力可能状態となります。

データの確定について

フィールドに入力された値は、データが確定された後に自動的に保存されます。データは、次のいずれかの操作を行った時点で確定されます。

  • 他のレコードを選択する
  • 現在のフィールド以外の場所をクリックする
  • Windows の場合、テンキーの Enter、または Ctrl+Enter を押す
  • Mac の場合、enter キーを押す

住所の入力について

住所欄は、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名の6つに分かれています。必ずしもこの分割方法を強要するものではありませんが、分割して入力しておけば、以下のような住所データが自動的に生成されます。

  • 郵便番号〜建物名の連結データ
  • 都道府県〜建物名の連結データ
  • 都道府県〜番地の連結データ(2分割向け)
  • 市区町村〜町域の連結データ(3分割または4分割向け)
  • 町域〜建物名の連結データ(3分割向け)
  • 町域〜番地の連結データ(4分割向け)
  • 番地〜建物名等の連結データ(3分割または4分割向け)

これらのデータは、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名とともに、自由に組み合わせてエクスポートすることができます。これにより、一度入力した住所データを任意の形式で再利用することができます。

住所の分割数や表示方法が異なるファイル形式(vCard、Windows アドレス帳 CSV、Yahoo!アドレスブック CSV、Google Gmail 連絡先 CSV)にエクスポートする際は、対応する項目が自動的に割り当てられます。住所の分割数を意識したり、エクスポート後に別途編集する必要はありません。

郵便番号データベースについて

カードまたは印刷画面に配置している [所属] ラベルと住所欄の [〒] マークは、郵便番号データベースの起動ボタンとして機能します。

郵便番号データベースを起動すると、対応したフィールドの内容で郵便番号データベースを検索し、候補がある場合はそのリストを表示します。

候補の中から転載データに対応したボタン([〒]、[住所]、[事業所名]、[すべて])をクリックすると、該当するフィールドへデータが転載されます。

検索について

姓名の先頭文字で検索する「クイック検索」、データ項目を指定して検索する「カード検索」、複数のデータ項目を横断的に検索する「横断検索」の3種類の検索方法があります。

クイック検索

リストや印刷詳細レイアウトの画面上部にある [あ]、[か]、[さ] などのボタンをクリックして検索します。姓名の先頭文字や、マークの有無、英住所の検索および除外などを素早く検索できます。姓名の先頭文字から検索する場合は、あらかじめ姓名のふりがなが設定されている必要があります。

カード検索

データ項目を指定して検索します。リスト、カード、インポート、エクスポート、印刷レイアウトにある [検索] ボタンをクリックするか、検索レイアウトのサブメニュー(Simple、Full、Memo)から移行すると、カード検索レイアウトが表示されます。検索対象のフィールドにキーワードを入力し、enter キーか [検索実行] ボタンをクリックします。

横断検索

複数のデータ項目を横断的に検索します。検索レイアウトのサブメニューから [横断検索] を選び、検索したいキーワードを入力すると、すべてのフィールドを対象に検索が行われます。

印刷について

名簿印刷、はがき/長封筒/洋封筒/ラベルへの宛名印刷が行えます。用紙アイコンをクリックすると、印刷の詳細レイアウトが表示されます。

現在のレコードを1件だけ印刷する場合は、スクリプトメニューから「現在のレコードのみ表示」などを実行してあらかじめ対象レコードを1件にするか、プリントダイアログで「現在のレコード」を指定します。

対象レコードを一括して印刷する場合は、プリントダイアログで「対象レコード」を指定します。

ラベル印刷時は、印刷前に表示されるレイアウトで「現在のレコード」、「対象レコード」、「現在のレコードを繰り返し印刷」の中から選択して印刷します。

電子メールの作成と送信について

メール画面を使うと、メールソフト経由でのメール送信が簡単に行えます。メールソフトの挙動設定で [ダイアログなしで実行] を OFF にしておけば、メールを送信する前に内容を確認することができます。より複雑な処理は、FileMaker 版をご利用ください。

レコードの状態表示

リスト/カード/印刷レイアウトの画面右上には、レコードの状態を示す情報が表示されています。

番号

対象レコードの中で、現在のレコードが何番目にあるかを表示します。対象レコードをソートすると番号も変わります。

対象

対象レコードの数を表示します。

総数

全レコードの数を表示します。

順序

対象レコードのソート状態を表示します。ソート名の前の記号「▲」は昇順、「▼」は降順を表しています。ソート後、レコードが新規追加または複製され、対象レコードが部分的にソートされているときは「△」や「▽」となります。

1, 2, 3… などの通し番号は生成できますか?

その時点のレコード番号(1,2,3…)を複製

Q. 質問

ID やメモ欄に 1, 2, 3… などの通し番号を設定するには?

A. 回答

通し番号用の専用のフィールドはありませんが、任意のフィールドに、その時点のレコード番号(1,2,3…)を一括して複製することは可能です。

レコード番号は、検索やソートを行う度に先頭のレコードから順に 1,2,3… と付与されます。この番号をスクリプトメニューの [フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記] を使って、任意のフィールドに一括して複製します。

例えば、対象レコードの「ID」フィールドに通し番号を付与したい場合は、以下の操作を行います。やり直しや削除は簡単です。お気軽にお試しください。

  1. 番号付けしたいレコードを検索機能などを使って抽出
  2. ソート機能を使ってレコードを並び替える(番号付けの順番を決める)
  3. スクリプトメニューの [フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記] を開く
  4. 複製の行の左を「レコード番号」、その隣を「ID」にして [複製する…] をクリック
  5. ダイアログの [対象レコード] をクリック

番号付けをやり直したい場合は、上記の操作を再度実行します。古い番号は上書きされます。削除したい場合は、対象のフィールドを空欄にした状態で、スクリプトメニューの [フィールド内容の全置換…] を実行します。

レコード番号とは

レコード番号とは、対象レコードの中で、現在のレコードが何番目にあるかを示すものです。画面右上の「番号 :」の右側に表示されます。検索やソートを行うと先頭のレコードから順に 1,2,3… と番号が付与されます。対象レコードの編成が変わるとレコード番号も変わります。

ちなみに、レコード固有の番号は「整理番号」というフィールドに記録されます。この値も一括で複製することが可能です。整理番号のフィールドは「カード> Full」画面などの左下に配置しています。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

関連ページ

名簿印刷や宛名印刷がすべて印刷されない?

対象レコード数や印刷範囲(ページ)をご確認ください

Q. 質問

名簿印刷や宛名印刷がすべて印刷されない?

A. 回答

名簿印刷、はがき宛名印刷、封筒宛名印刷についてのご質問ですね。対象レコードの構成や数、印刷ダイアログの印刷範囲、印刷対象などをご確認ください。なお、ラベル印刷は印刷の指定方法が若干異なります。ラベル印刷の詳細は「ラベル用紙への宛名印刷」をご覧ください。

対象レコードを確認

印刷時の対象レコードをご確認ください。印刷したいレコードが対象レコードになっていますか? リスト画面で一覧表示するとわかりやすいかと思います。すべてのレコードを印刷したい場合は、レイアウト上にある [全て表示] ボタンをクリックしてください。レイアウト右上の「対象」と「総数」が同じ数字であれば、すべてのレコードが表示されていることになります。

印刷ダイアログの印刷範囲(ページ)を確認

印刷ダイアログ(Mac ではプリントダイアログ)での印刷範囲(ページ)をご確認ください。対象レコードをすべて印刷するには、この値を [すべて] にします。OS 別の操作方法については、以下のページをご覧ください。

印刷ダイアログの印刷対象を確認

対象レコードを印刷する場合は、印刷ダイアログの印刷対象が「現在のレコード」ではなく「対象レコード」になっていることも確認してください。この指定を「現在のレコード」にすると表示中の1件だけが印刷されます。「対象レコード」にすると現在の対象レコードが印刷されます。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

関連ページ

対象レコードの任意のフィールドを一括して置換するには?

スクリプトメニューの「フィールド内容の全置換…」を

Q. 質問

対象レコードの任意のフィールドを一括して置換するには? 例えば、会社名が変わったときに一括して修正したり、メモの「◎」を「○」に一括して変更したい。

A. 回答

対象レコードのフィールドを置換するには、スクリプトメニューの「フィールド内容の全置換…」をご利用ください。指定したフィールドの内容を、任意の値で置き換えることができます。操作は簡単です。以下の手順1〜3を実行してください。

1. 変更対象のレコードを抽出

変更対象のレコードを検索機能などを使って抽出します。登録済みのすべてのレコードを対象にする場合は、リストやカード画面にある [全て表示] ボタンをクリックします。

2. 変更したいフィールドを選択、編集

変更したいフィールドを任意の値に編集し、選択状態のままにします。実際に編集するレコードは、対象レコード内のどのレコードでもかまいません。会社名を変更したい場合は、所属欄を編集し、そのまま選択状態(青い枠が表示されている状態)にしておきます。メモ5を一括して「○」に変更したい場合は、メモ5を「○」にし、そのまま選択状態にしておきます。フィールドの内容があらかじめ変更したい内容になっている場合は、そのフィールドを選択するだけで OK です。

3. 全置換を実行

スクリプトメニューから「フィールド内容の全置換…」を選択し、ダイアログの内容を確認した後、[置換] をクリックします。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

住所録は何件くらい登録できますか?

メモリ、ハードディスク容量により異なります

Q. 質問

住所録や顧客名簿は何件くらい登録できますか?

A. 回答

住所録や顧客名簿のレコード登録件数は、ご利用のパソコンのメモリやハードディスクの空き容量、各レコードのデータの容量などにより制限されます。容量が多いほど、多くのレコードを登録することができます。インポート機能はご購入前でもお試しいただけます。お客様の環境でインポートの処理時間やリスト表示の動作など、おおよその処理速度をお試しください。

データベース操作時の体感速度は、メモリやハードディスクの容量のほか、パソコンの処理性能やパソコンの利用状況(他に起動しているソフトなど)により異なります。レコード数や扱うデータの容量が増えると処理時間は長くなります。

インポート機能は購入前でも試すことができますので、現在お客様が管理されている住所録データをインポートし、ソート時間などをお試しください。お客様の環境での体感速度をある程度確かめることができます。

少し古いデータですが、以下にファイルの容量や体感速度のテスト結果を掲載します。登録件数と体感速度の一例として参考にしてください。

テスト環境、テスト方法

2009年後半に発売されたパソコン(Intel Core 2 Duo 3.06GHz、メモリ 8GB)を使用。OS は、Windows 7 および Mac OS X 10.6.8 です。

テストは、PowerAddress にあらかじめ登録してあるサンプルレコードを大量にコピーし、5万件、10万件、50万件、100万件のレコードを用意。それぞれの件数のときの住所録ファイル(PowerAddress フォルダ内の data ファイル)の容量と、レイアウトの切り替え、レコードの移動、検索、ソート(並び替え)時間を計測。各操作を Windows と Mac 毎に5回程度行い、おおよその処理時間を調べます。PowerAddress の諸設定は初期状態のままとします。

住所録ファイルの容量

  • 5万件で約 256MB 〜
  • 10万件で約 512MB 〜
  • 50万件で約 2.56GB 〜
  • 100万件で約 5.12GB 〜

レイアウトの切り替えやレコードの移動時間

リストの一覧画面を除き、ほとんどの操作は、100万件でも特に問題のないレベルでした。リストの一覧画面は、未ソートの状態で表示すると自動的にソートするように設定しているので、ソートが発生するとレコード件数に応じたソート時間が付加されます。

なお、「設定> 検索」の「検索をキャンセルしたときの挙動」は「全レコードを表示」のままでテスト。処理時間を優先する場合は、この値を「全レコードを表示」にします。

レコードの検索時間

名前を検索するような単純な検索でのテスト。PowerAddress の検索処理は、検索そのものの処理(処理時間が長いと”クエリーの処理中”と表示される)と、検索結果を表示するための処理がセットになっています。5万件ではすべての処理を約 2 〜 5秒で終えましたが、10万件あたりから表示の処理時間が目立ってきます。

  • 5万件で約 2 〜 5秒
  • 10万件で約 3 〜 5秒 + 検索結果の表示に約 1 〜 2秒
  • 50万件で約 8 〜 27秒 + 検索結果の表示に約 7 〜 8秒
  • 100万件で約 34 〜 90秒 + 検索結果の表示に約 15 〜 35秒

レコードのソート時間

リスト画面でのソート時間は以下のとおり。すべてのレコードを表示してからソート。PowerAddress のソート処理は、ソートそのものの処理と、ソート結果を表示するための処理がセットになっています。

  • 5万件で約 2 〜 4秒
  • 10万件で約 8 〜 9秒
  • 50万件で約 25 〜 46秒
  • 100万件で約 73 〜 95秒

インポート、エクスポート(バックアップ)時間の目安

10万件のインポートは約 30分、10万件のエクスポート(バックアップ)は約 3分でした。1万件はこれらの値の約 1/10、100万件は約 10倍の時間となりました。

  • 10万件のインポートは約 30分
  • 10万件のエクスポート(バックアップ)は約 3分

テストしたインポート処理は、FileMaker Pro 形式のファイル、照合名順、新規レコードとして追加、オプション ON です。

テストしたエクスポート処理は、FileMaker Pro 形式のファイル、エクスポートしたフィールドは、ユーザー関連のすべての住所録フィールド(「user_昇順」レイアウトのすべてのフィールド)です。

まとめ

レイアウトの切り替え(リストの一覧を除く)、レコードの移動、レコードの作成、レコードの編集などは、100万件でも特に問題のないレベルでした。ソートや検索などは、レコード数が増えていくと処理時間が長くなります。この他、フィールド内容の最適化処理などの一括処理や、インポート、 エクスポートなども同様です。管理レコードの最大数は、これらの処理時間をどこまで許容できるかによります。

なお、PowerAddress のソートや検索処理は、いくつかの処理を組み合わせていますので、単純な FileMaker Pro ファイルでの処理時間とは異なります。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

フィールドやレコードなどの用語を教えてください

フィールドは個々の入力欄、レコードは一人分のデータ

Q. 質問

フィールドやレコードなどの用語を教えてください。

A. 回答

フィールドとは、姓、名、郵便番号、電話番号など、住所録を構成しているデータ項目のことです。住所録の最小単位と言ってもよいでしょう。PA のヘルプなどでは「姓のフィールド」や「姓の欄」と呼んでいます。エクセルで以下のような住所録を管理している場合は、A(姓名)、B(郵便番号)、C(住所)… などの個々のセルがフィールドにあたります。

 ABC
1姓名郵便番号住所
2鈴木 一郎163-8001東京都新宿区西新宿2-8-1
3田中 二郎540-8570大阪府大阪市中央区大手前2-1-22
4山田 花子460-8501愛知県名古屋市中区三の丸3-1-2

レコードとは、一人分のフィールドの集まりです。1レコードは、単に一人分のデータと言ってもよいでしょう。PA のリスト画面では、1行が1レコードとなります。カード画面では、1画面分が1レコードとなります。上記のようなエクセルファイルの場合は、1行目がフィールド名を記載したレコード、2、3、4… などの各行が住所録のレコードにあたります。

その他の用語については、ヘルプの「基本的な用語」をご覧ください。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

ファイルメニューに「保存」がない?

レコードの編集内容は自動的に保存されます

Q. 質問

ファイルメニューに「保存」がありません。ライセンスキーを購入すると保存できるのですか?

A. 回答

ファイルメニューには「保存」はありません。レコードの編集内容は自動的に保存されます。テキストエディタや表計算ソフトのような保存操作は不要です。編集した住所録データは、PowerAddress フォルダ内の住所録ファイル(data)に保存されます。このファイルを不用意に上書きしたり削除しないようご注意ください。

住所録データを任意のファイル形式で保存したい場合は、エクスポート(書き出し)機能をご利用ください。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

関連ページ

対象レコードのマークを一括して ON/OFF するには?

スクリプトメニューの「マーク ON/OFF…」を

Q. 質問

ある条件で検索した住所録リストがあります。この複数のレコードのマークを一括して ON/OFF するには?

A. 回答

スクリプトメニューの「マーク ON/OFF…」をご利用ください。操作例は以下のとおりです。

  1. 検索機能などを使って処理対象のレコードを抽出
  2. スクリプトメニューの「マーク ON/OFF…」を実行

データベース内にマークが ON のレコードがある場合は、以下の操作が有効になります。ご参考まで。

  • リスト画面のマークの列タイトルをクリックすると、マークの ON/OFF でレコードをソートできます。
  • リスト画面の [あ]、[か]、[さ]… ボタンの下にある [マーク] ボタンをクリックすると、マークが ON のレコードを素早く検索できます。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

対象レコードの敬称を一括して変更するには?

カード画面で敬称を変更して全置換

Q. 質問

複数のレコードの敬称を一括して変更するには?
例えば、会社名のみのレコードの敬称を「様」から「御中」に一括して変更したい。

A. 回答

まず、一括変更したいレコードを検索機能などで抽出します。次にカード画面などを開き、敬称を「様」から「御中」に変更後、スクリプトメニューの「フィールド内容の全置換…」を実行します。操作例は以下のとおりです。

  1. 一括変更したいものを検索機能などで抽出
  2. カード画面を開く(どのレコードでもかまいません)
  3. 敬称を「様」から「御中」に変更
  4. 上記操作後に「フィールド内容の全置換…」を実行

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

関連ページ

対象レコードを一括して削除するには?

削除したいレコードを抽出し、対象レコードを削除

Q. 質問

複数のレコードを一括して削除するには?

A. 回答

削除したいレコードを検索機能などを使って抽出した後、[削除…] ボタンをクリックして対象レコードを削除します。マークを付けたレコードを一括して削除したい場合は、以下のように操作します。

  1. リスト画面などで削除したいレコードにマークを付ける
  2. リスト画面の [あ]、[か]、[さ]… ボタンの下にある [マーク] ボタンをクリック
  3. [削除…] ボタンをクリック
  4. 対象レコードを指定して削除

レコードの削除は取り消すことができません。慎重に操作してください。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

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