基本的な使い方 (v5.1)

基本的な使い方をご説明します。詳細は以下のページを参照してください。

ヘルプ
https://poweraddress.jp/help/

参考)基本的な用語

フィールド  :姓、名、電話番号など、個々の情報を入力する欄
レコード   :一人分のフィールドの集まり、1レコードは一人分のデータ
現在のレコード:現在選択中または表示中の1レコード
対象レコード :検索や除外などで編成した現在表示中の複数のレコード
レイアウト  :ソフトの画面

レイアウトの切り替え

アプリケーションウィンドウ内のメニュータブ、サブメニュー、ボタン、アイコンなどをクリックして切り替えます。主なレイアウトは以下のとおりです。

リスト

複数のレコードを表示するレイアウトです。表示項目固定の8種類のリストと、個々のデータ項目を編集できる一覧表があります。

カード

個々のレコードを表示するレイアウトです。詳しい情報の入力および表示用に3種類のレイアウトがあります。

検索

レコード内のフィールドを横断検索するレイアウトと、3種類のカードに対応した検索レイアウトがあります。

インポート

指定されたファイルまたはデータソースからレコードをインポート(取り込み)するレイアウトです。

エクスポート

指定されたファイルにレコードをエクスポート(書き出し)するレイアウトです。バックアップや Mac の連絡先を更新するボタンも配置しています。

印刷

名簿印刷、はがき/封筒/ラベルへの宛名印刷を行うレイアウトです。用紙アイコンをクリックすると、印刷の詳細レイアウトが表示されます。

メール

電子メールを作成し、メールソフト経由での送信を行うレイアウトです。

設定

PowerAddress の諸設定を行うレイアウトです。

レコードの基本操作について

レコードの新規追加、複製、削除など基本操作は、レイアウト上にあるボタンをクリックして行います。主な操作ボタンは以下のとおりです。

新規

レコードを新規追加します。

複製

現在のレコードを複製します。

検索

カード検索レイアウトを開きます。

削除…

現在のレコードを削除します。対象レコードをすべて削除することもできます。

対象外…

指定したレコードを対象レコードから除外(一時的に非表示)します。複数のレコードを除外する場合は、現在のレコードを起点に除外数を指定します。現在のレコード以降のすべてを除外したい場合は、適当な大きな数字(1000件の対象レコードがある場合は9999など)を指定して除外します。

対象入替

対象レコードと除外したレコード(一時的に非表示にしたレコード)を入れ替えて表示します。

すべて表示

すべてのレコードを表示します。

データの入力

入力したいフィールドをクリックすると入力可能状態になります。Tab キーや return キーを押すと、次のフィールドが入力可能状態となります。

データの確定について

フィールドに入力された値は、データが確定された後に自動的に保存されます。データは、次のいずれかの操作を行った時点で確定されます。

  • 他のレコードを選択する
  • 現在のフィールド以外の場所をクリックする
  • Windows の場合、テンキーの Enter、または Ctrl+Enter を押す
  • Mac の場合、enter キーを押す

住所の入力について

住所欄は、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名の6つに分かれています。必ずしもこの分割方法を強要するものではありませんが、分割して入力しておけば、以下のような住所データが自動的に生成されます。

  • 郵便番号〜建物名の連結データ
  • 都道府県〜建物名の連結データ
  • 都道府県〜番地の連結データ(2分割向け)
  • 市区町村〜町域の連結データ(3分割または4分割向け)
  • 町域〜建物名の連結データ(3分割向け)
  • 町域〜番地の連結データ(4分割向け)
  • 番地〜建物名等の連結データ(3分割または4分割向け)

これらのデータは、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名とともに、自由に組み合わせてエクスポートすることができます。これにより、一度入力した住所データを任意の形式で再利用することができます。

住所の分割数や表示方法が異なるファイル形式(vCard、Windows アドレス帳 CSV、Yahoo!アドレスブック CSV、Google Gmail 連絡先 CSV)にエクスポートする際は、対応する項目が自動的に割り当てられます。住所の分割数を意識したり、エクスポート後に別途編集する必要はありません。

郵便番号データベースについて

カードまたは印刷画面に配置している [所属] ラベルと住所欄の [〒] マークは、郵便番号データベースの起動ボタンとして機能します。

郵便番号データベースを起動すると、対応したフィールドの内容で郵便番号データベースを検索し、候補がある場合はそのリストを表示します。

候補の中から転載データに対応したボタン([〒]、[住所]、[事業所名]、[すべて])をクリックすると、該当するフィールドへデータが転載されます。

検索について

姓名の先頭文字で検索する「クイック検索」、データ項目を指定して検索する「カード検索」、複数のデータ項目を横断的に検索する「横断検索」の3種類の検索方法があります。

クイック検索

リストや印刷詳細レイアウトの画面上部にある [あ]、[か]、[さ] などのボタンをクリックして検索します。姓名の先頭文字や、マークの有無、英住所の検索および除外などを素早く検索できます。姓名の先頭文字から検索する場合は、あらかじめ姓名のふりがなが設定されている必要があります。

カード検索

データ項目を指定して検索します。リスト、カード、インポート、エクスポート、印刷レイアウトにある [検索] ボタンをクリックするか、検索レイアウトのサブメニュー(Simple、Full、Memo)から移行すると、カード検索レイアウトが表示されます。検索対象のフィールドにキーワードを入力し、enter キーか [検索実行] ボタンをクリックします。

横断検索

複数のデータ項目を横断的に検索します。検索レイアウトのサブメニューから [横断検索] を選び、検索したいキーワードを入力すると、すべてのフィールドを対象に検索が行われます。

印刷について

名簿印刷、はがき/長封筒/洋封筒/ラベルへの宛名印刷が行えます。用紙アイコンをクリックすると、印刷の詳細レイアウトが表示されます。

現在のレコードを1件だけ印刷する場合は、スクリプトメニューから「現在のレコードのみ表示」などを実行してあらかじめ対象レコードを1件にするか、プリントダイアログで「現在のレコード」を指定します。

対象レコードを一括して印刷する場合は、プリントダイアログで「対象レコード」を指定します。

ラベル印刷時は、印刷前に表示されるレイアウトで「現在のレコード」、「対象レコード」、「現在のレコードを繰り返し印刷」の中から選択して印刷します。

電子メールの作成と送信について

メール画面を使うと、メールソフト経由でのメール送信が簡単に行えます。メールソフトの挙動設定で [ダイアログなしで実行] を OFF にしておけば、メールを送信する前に内容を確認することができます。より複雑な処理は、FileMaker 版をご利用ください。

レコードの状態表示

リスト/カード/印刷レイアウトの画面右上には、レコードの状態を示す情報が表示されています。

番号

対象レコードの中で、現在のレコードが何番目にあるかを表示します。対象レコードをソートすると番号も変わります。

対象

対象レコードの数を表示します。

総数

全レコードの数を表示します。

順序

対象レコードのソート状態を表示します。ソート名の前の記号「▲」は昇順、「▼」は降順を表しています。ソート後、レコードが新規追加または複製され、対象レコードが部分的にソートされているときは「△」や「▽」となります。

使い方

基本操作から FileMaker を使った高度な操作まで

基本的な操作方法から FileMaker 製品を使ったより高度な利用方法まで、PowerAddress の使い方について説明します。

基本操作

メニューバーやコンテキストメニューの使い方、レイアウトの切り替え方法、新規レコードの作成方法、レコードの編集方法、郵便番号データベースの使い方などについては、以下のページをご覧ください。

レコードの編成

レコードの表示方法、検索方法、ソート方法などについては、以下のページをご覧ください。

データの交換

住所録データを任意のファイルから取り込む方法や、住所録データを任意のファイル形式で書き出す方法などについては、以下のページをご覧ください。

名簿印刷、宛名印刷、メール配信

名簿印刷、はがき/長形封筒/洋形封筒/角形封筒/ラベルへの宛名印刷、メール配信方法などについては、以下のページをご覧ください。

住所録の共用、共有

クライアントサーバ型の同時共有、インスタント Web 公開による共有、住所録ファイルの入れ替え方法、複数のユーザーまたは複数のパソコンで使う方法、USB メモリなどで使う方法などは、以下のページをご覧ください。

より高度な利用

FileMaker Pro を使ったリレーションシップの設定方法については、以下のページをご覧ください。

対象レコードの敬称を一括して変更するには?

カード画面で敬称を変更して全置換

Q. 質問

複数のレコードの敬称を一括して変更するには?
例えば、会社名のみのレコードの敬称を「様」から「御中」に一括して変更したい。

A. 回答

まず、一括変更したいレコードを検索機能などで抽出します。次にカード画面などを開き、敬称を「様」から「御中」に変更後、スクリプトメニューの「フィールド内容の全置換…」を実行します。操作例は以下のとおりです。

  1. 一括変更したいものを検索機能などで抽出
  2. カード画面を開く(どのレコードでもかまいません)
  3. 敬称を「様」から「御中」に変更
  4. 上記操作後に「フィールド内容の全置換…」を実行

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

関連ページ

1, 2, 3… などの通し番号は生成できますか?

その時点のレコード番号(1,2,3…)を複製

Q. 質問

ID やメモ欄に 1, 2, 3… などの通し番号を設定するには?

A. 回答

通し番号用の専用のフィールドはありませんが、任意のフィールドに、その時点のレコード番号(1,2,3…)を一括して複製することは可能です。

レコード番号は、検索やソートを行う度に先頭のレコードから順に 1,2,3… と付与されます。この番号をスクリプトメニューの [フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記] を使って、任意のフィールドに一括して複製します。

例えば、対象レコードの「ID」フィールドに通し番号を付与したい場合は、以下の操作を行います。やり直しや削除は簡単です。お気軽にお試しください。

  1. 番号付けしたいレコードを検索機能などを使って抽出
  2. ソート機能を使ってレコードを並び替える(番号付けの順番を決める)
  3. スクリプトメニューの [フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記] を開く
  4. 複製の行の左を「レコード番号」、その隣を「ID」にして [複製する…] をクリック
  5. ダイアログの [対象レコード] をクリック

番号付けをやり直したい場合は、上記の操作を再度実行します。古い番号は上書きされます。削除したい場合は、対象のフィールドを空欄にした状態で、スクリプトメニューの [フィールド内容の全置換…] を実行します。

レコード番号とは

レコード番号とは、対象レコードの中で、現在のレコードが何番目にあるかを示すものです。画面右上の「番号 :」の右側に表示されます。検索やソートを行うと先頭のレコードから順に 1,2,3… と番号が付与されます。対象レコードの編成が変わるとレコード番号も変わります。

ちなみに、レコード固有の番号は「整理番号」というフィールドに記録されます。この値も一括で複製することが可能です。整理番号のフィールドは「カード> Full」画面などの左下に配置しています。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

関連ページ

名簿印刷や宛名印刷がすべて印刷されない?

対象レコード数や印刷範囲(ページ)をご確認ください

Q. 質問

名簿印刷や宛名印刷がすべて印刷されない?

A. 回答

名簿印刷、はがき宛名印刷、封筒宛名印刷についてのご質問ですね。対象レコードの構成や数、印刷ダイアログの印刷範囲、印刷対象などをご確認ください。なお、ラベル印刷は印刷の指定方法が若干異なります。ラベル印刷の詳細は「ラベル用紙への宛名印刷」をご覧ください。

対象レコードを確認

印刷時の対象レコードをご確認ください。印刷したいレコードが対象レコードになっていますか? リスト画面で一覧表示するとわかりやすいかと思います。すべてのレコードを印刷したい場合は、レイアウト上にある [全て表示] ボタンをクリックしてください。レイアウト右上の「対象」と「総数」が同じ数字であれば、すべてのレコードが表示されていることになります。

印刷ダイアログの印刷範囲(ページ)を確認

印刷ダイアログ(Mac ではプリントダイアログ)での印刷範囲(ページ)をご確認ください。対象レコードをすべて印刷するには、この値を [すべて] にします。OS 別の操作方法については、以下のページをご覧ください。

印刷ダイアログの印刷対象を確認

対象レコードを印刷する場合は、印刷ダイアログの印刷対象が「現在のレコード」ではなく「対象レコード」になっていることも確認してください。この指定を「現在のレコード」にすると表示中の1件だけが印刷されます。「対象レコード」にすると現在の対象レコードが印刷されます。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

関連ページ

任意のレコードのバックアップ, リストア

エクスポート機能を使ったバックアップ

通常のエクスポート機能を使ってバックアップします。主な特徴は以下のとおりです。

  • 通常のエクスポートなので、バックアップ形式が自由に選べる
  • バックアップの度に一連のエクスポート操作が必要
  • 設定値は含まない

まず、バックアップしたいレコードを検索機能などを使って抽出します。次に、通常のエクスポート機能を使って、任意のファイル形式でエクスポートします。通常のエクスポートなので、ファイル形式、ファイルの保存場所、ファイル名、バックアップするフィールドとその順序、出力ファイルの文字セットなどを自由に設定することができます。ファイル形式やエクスポート手順の詳細は以下のページをご覧ください。

リストアは通常のインポート機能を使います。インポート画面を開き、ファイルタイプに応じた [インポート…] ボタンをご利用ください。インポート手順の詳細は以下のページをご覧ください。

全てのレコードの簡単バックアップ, リストア

ボタン一つで簡単にバックアップ

エクスポート画面や「設定> 一般」画面にある [住所録をバックアップ…] を使うと、すべてのレコードを簡単にバックアップすることができます。主な特徴は以下のとおりです。

  • すべてのレコードをボタン一つで簡単にバックアップできる
  • Merge 形式(フィールド名付きCSV)と FileMaker Pro 形式を選択できる
  • バックアップの保存場所は PA_backup フォルダに固定
  • ファイル名は固定、バックアップの度に上書き
  • 設定値は含まない

[住所録をバックアップ…] をクリックすると、バックアップ用のダイアログが表示されます。[Text] をクリックすると、Merge 形式(フィールド名付きのコンマ区切りテキストファイル)でバックアップします。[Text,Img] をクリックすると、FileMaker Pro 形式でバックアップします。それぞれの特徴は以下のとおりです。

Merge 形式でバックアップ([Text] を選択した場合)

フィールド名付きのコンマ区切りテキストファイルです。顔写真などの画像データはバックアップできませんが、通常のテキストファイルとして保存するので、ソフトに依存しないバックアップが可能です。バックアップファイルは、PowerAddress フォルダの PA_backup というフォルダ内に作成されます。ファイル名は以下のとおりです。

  • ファイル名:backup_text.mer

以前にバックアップを書き出した場合など、同じ名称のファイルがある場合は上書き保存します。backup_text.mer を他のアプリケーションソフト(エクセルなどの表計算ソフトなど)で使う場合は、拡張子を「*.csv」や「*.txt」に変更するとよいでしょう。ファイル形式の詳細は以下のページをご覧ください。

backup_text.mer ファイルをリストアするには、インポート画面の標準タイプの [インポート…] か、「設定> 一般」画面にある [住所録をバックアップ…] の右隣にある [インポート…] を使用します。ファイルを開く際のファイルタイプは「Merge」、フィールドデータのインポート順ダイアログの配置順は「照合名順」、文字セットは「日本語(Shift-JIS)」を指定します。インポート方法は必要に応じて選択してください。インポート手順の詳細は以下のページをご覧ください。

FileMaker Pro 形式でバックアップ([Text,Img] を選択した場合)

FileMaker Pro 12 以降の形式のファイルです。テキストデータに加え、顔写真や任意のファイルも保存することができます。バックアップファイルは、PowerAddress フォルダの PA_backup というフォルダ内に作成されます。ファイル名は以下のとおりです。

  • ファイル名:backup_text_img.fmp12

以前にバックアップを書き出した場合など、同じ名称のファイルがある場合は上書き保存します。backup_text_img.fmp12 は、FileMaker Pro 12 以降で開くことができます。ファイル形式の詳細は以下のページをご覧ください。

backup_text_img.fmp12 ファイルをリストアするには、インポート画面の標準タイプの [インポート…] か、「設定> 一般」画面にある [住所録をバックアップ…] の右隣にある [インポート…] を使用します。ファイルを開く際のファイルタイプは「FileMaker Pro」、フィールドデータのインポート順ダイアログの配置順は「照合名順」を指定します。インポート方法は必要に応じて選択してください。インポート手順の詳細は以下のページをご覧ください。

設定: ソート後のレコード表示

ソート後、現在のレコードをどのレコードにするか設定します。

対象レコードの先頭に移動する

チェックボックスをクリックして ON/OFF を切り替えます。ON/OFF での状態は以下のとおりです。

  • ON
    ソート後、対象レコードの先頭に移動します。
  • OFF ← Win 初期値
    ソート前のレコードを維持します。

関連ページ

印刷ダイアログで印刷対象や印刷範囲を指定するには

印刷画面の [印刷…] ボタンをクリックし、印刷確認ダイアログで [OK] をクリックすると、印刷ダイアログ(Mac ではプリントダイアログ)が表示されます。プリンタを指定したり、印刷部数やページの範囲を指定します。

Windows の場合

印刷ダイアログの画面上に、印刷対象を [対象レコード] にするか [現在のレコード] にするかを指定するメニューが表示されます。印刷範囲(ページ)の指定は、ダイアログの画面中程にある「印刷範囲」項目で指定します。対象レコードのすべてを印刷する場合は、この値を [すべて] にします。

Mac の場合

印刷ダイアログの詳細を隠している場合は、ダイアログの画面下にある [詳細を表示] をクリックします。ダイアログの画面中程にあるメニューから [FileMaker Pro] を選ぶと、印刷対象を [対象レコード] にするか [現在のレコード] にするかを指定するラジオボタンが表示されます。

印刷範囲(ページ)の指定は、ダイアログの画面中程にある「ページ」項目で指定します。対象レコードのすべてを印刷する場合は、この値を [すべて] にします。

iOS(iPad、iPhone、iPod touch)の場合

印刷対象の指定は、印刷設定ダイアログの [レコード範囲] という設定項目で指定します。現在のレコードを1件だけ印刷する場合は、この項目をタップして [現在のレコード] を指定します。対象レコードを印刷する場合は、[対象レコード] を指定します。

印刷範囲(ページ)の指定は、印刷設定ダイアログの [ページ範囲] という設定項目で指定します。対象レコードのすべてを印刷する場合は、この値を [すべてのページ] にします。

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