宛名印刷, 部署や役職を印刷するには?

肩書きの印刷について

Q. 質問

宛名印刷で部署や役職を印刷するには?

A. 回答

肩書きの設定は、所属(会社)の個人宛てと、所属名(会社名)宛ての2種類があります。前者の肩書は、一般的な肩書の設定項目です。肩書と姓名を一緒に印刷する際に適用されます。後者の肩書は、表示名形式を所属名(会社名)にした際に適用されます。姓名は印刷されず、所属名(会社名)と肩書のみとなります。

設定は「設定> 印刷> 印刷一般」画面右側の「所属宛ての肩書き」で行います。

はがき、封筒、ラベルの個人宛て

一般的な肩書の設定項目です。肩書と姓名を一緒に印刷する際に適用されます。

部署を印刷:「姓名を伴う肩書に『部署』を印刷する」を ON にします。
役職を印刷:「姓名を伴う肩書に『役職』を印刷する」を ON にします。

はがきの会社または部署宛て

表示名形式を所属名(会社名)にしている場合に適用されます。

部署を印刷:「姓名を伴わない肩書に『部署』を印刷する」を ON にします。
役職を印刷:「姓名を伴わない肩書に『役職』を印刷する」を ON にします。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

関連ページ

表示名の先頭文字から検索

表示名の先頭文字から素早く検索します。検索の対象はすべてのレコードです。検索するには、表示名(姓名または所属名)のふりがなが設定されている必要があります。

表示名の先頭文字から検索するには

  1. リストや印刷詳細レイアウトを表示します。
  2. 画面上部にある [あ]、[か]、[さ]、[た]、[な]、[は]、[ま]、[や]、[ら]、[わ]、[他] のいずれかのボタンをクリックします。

ボタンの文字色が青のものは、該当するレコードが存在することを表しています。表示名が姓名の場合は、姓名のふりがなが基準となります。表示名が所属名の場合は、所属名のふりがなが基準となります。

ボタンの文字色がグレーのものは、該当するレコードが存在しないことを表しています。クリックしても検索は行われません。

[他] に該当するレコードは、表示名(姓名または所属名)のふりがなが未設定または、英数字や記号になっているレコードです。

姓名反転を一括して ON/OFF

対象レコードの「姓名反転マーク」を、一括して ON または OFF に設定します。姓名反転マークを ON にすると、表示名の姓と名が入れ替わります。姓名反転が必要な英語圏のレコードをインポートした際に便利です。

対象レコードの「姓名反転マーク」をすべて ON または OFF にするには

  1. リスト、カード、印刷詳細などのレイアウトを表示します。
  2. スクリプトメニューから「姓名反転 ON/OFF…」を選択します。
  3. ダイアログの内容を確認し、[すべてをON] か [すべてOFF] をクリックします。

姓名の分割

姓または名のフィールドに “山田 太郎” などの姓名が結合したデータがある場合、そのデータを、姓、名の各フィールドに分割します。ふりがながある場合はそのデータも同時に分割します。分割するには、姓名の間に全角スペースまたは半角スペースが必要です。

姓名を分割するには(カードレイアウト上の隠しボタンを使う方法)

この方法は、データの入力中に即座に分割したい場合に便利です。処理対象は現在表示中のレコード1件に対して行われます。処理対象を複数のレコードにしたい場合は、後述の「姓名を分割するには(メニューコマンドを使う方法)」をご利用ください。

例えば、姓フィールドに “山田 太郎” というデータがある場合、姓フィールドが “山田”、名フィールドが “太郎” となります。分割手順は以下のとおりです。

  1. 処理対象のレコード表示します。
  2. 姓と名のフィールドの間(隠しボタンになっています)をクリックします。

姓名を分割するには(メニューコマンドを使う方法)

この方法は、複数のレコードの姓名を一括して分割する場合に便利です。姓または名のフィールドに “山田 太郎” などの姓名が結合したデータをインポートした際にご利用ください。

例えば、姓フィールドに “山田 太郎” というデータをインポートしてこの処理を行うと、姓フィールドが “山田”、名フィールドが “太郎” となります。分割手順は以下のとおりです。

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. スクリプトメニューから「姓名を分割…」を選択します。検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。
  3. 姓名の分割ダイアログで、処理対処のレコードを選び実行します。

関連ページ

ふりがなを一括して自動生成

対象レコードまたは現在のレコードの姓、名、所属名をもとに、対応するふりがなを一括して自動生成※します。ふりがなが設定されていないデータをインポートしたときなどに利用すると便利です。既にふりがなが設定されている場合は何も行いません。

この機能は、Mac のみで利用することができます。実行中のプラットフォームが Windows の場合は利用できません。通常のふりがなは、姓、名、所属名を入力したときに、それぞれ自動的に生成されます。入力の際のふりがなは、Windows でも Mac でも自動的に生成されます。

※ 文字列によりふりがなが設定されない場合があります。また、意図しないふりがなが設定される場合があります。意図しないふりがなが生成された場合は、ふりがなフィールドの値を修正してください。

姓、名、所属のふりがながを一括して自動生成するには

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. ふりがながフィールドが配置されているレイアウトを表示します。
  3. スクリプトメニューから「ふりがなの自動生成…」を選択します。
  4. ふりがなの自動生成ダイアログで処理対処のレコードを選び実行します。

項目: 姓_フリガナ_半角

姓のフリガナ(半角カタカナ)を格納するフィールドです。[姓_ふりがな] フィールドを基に自動生成されます。このフィールドへの入力及びインポートはできません。

フィールドを配置しているレイアウト

なし

レイアウト上のフィールドラベル

なし

インポート/エクスポート時のフィールド名

  • 姓_フリガナ_半角

項目: 姓_フリガナ

姓のフリガナ(全角カタカナ)を格納するフィールドです。[姓_ふりがな] フィールドを基に自動生成されます。このフィールドへの入力及びインポートはできません。

フィールドを配置しているレイアウト

なし

レイアウト上のフィールドラベル

なし

インポート/エクスポート時のフィールド名

  • 姓_フリガナ

項目: 表示名_ふりがな

表示名のふりがなを格納するフィールドです。[姓_ふりがな]、[名_ふりがな]、[所属_ふりがな] フィールドを基に自動生成されます。このフィールドへの入力及びインポートはできません。

表示名に「通称」や「旧姓」が含まれる場合は、[通称] フィールドや [旧姓] フィールドの内容がそのまま設定されます。[通称] フィールドや [旧姓] フィールドのふりがなではないことに注意してください。これらのフィールドには、ふりがなフィールドがありません。

フィールドを配置しているレイアウト

なし

レイアウト上のフィールドラベル

なし

インポート/エクスポート時のフィールド名

  • 表示名_ふりがな

項目: 表示名

[]、[]、[所属]、[旧姓]、[通称] フィールドを基に自動生成されます。リストやカードに表示されるレコードの表示名です。表示方法は別途、[表示名形式] フィールドで指定することもできます。このフィールドへの入力(カード検索時除く)及びインポートはできません。

表示名の自動生成例

  • 姓、名、所属、通称、旧姓が未入力のときは「名称未設定」
  • 姓、名、いずれかが有効のときは「姓 名」
  • 姓、名、いずれかが有効で姓名反転が ON のとき「名 姓」
  • 姓、名が未入力で所属が有効のときは「所属」
  • 姓、所属、通称が未入力で名と旧姓が有効のときは「旧姓 名」 (v4.8.2〜)
  • 姓、名、所属、通称が未入力で旧姓が有効のときは「旧姓」 (v4.8.2〜)
  • 姓、名、所属、旧姓が未入力で通称が有効のときは「通称」 (v4.8.2〜)

表示名形式の指定がある場合

  • 所属が有効で表示名形式が「所属」のときは「所属」
  • 通称が有効で表示名形式が「通称」のときは「通称」
  • 旧姓が有効で表示名形式が「旧姓」のときは「旧姓 名」
  • 旧姓が有効で表示名形式が「旧姓」で姓名反転が ON のときは「名 旧姓」

フィールドを配置しているレイアウト

  • リスト
  • カード
  • 印刷 > リスト
  • 印刷 > カード
  • 印刷 > はがき(宛名データ内で使用)
  • 印刷 > 長封筒 > 長3(宛名データ内で使用)
  • メール

レイアウト上のフィールドラベル

  • リストレイアウトのとき:表示名、カードレイアウトのとき:なし

※カードレイアウトでのラベル表示及びフィールド配置について
カードレイアウトの場合は「表示名」というラベルは表示されません。表示名フィールドはサブメニューの下、カラーラベルの上に配置しています。

※カード検索レイアウトでのラベル表示及びフィールド配置について
カード検索レイアウトの場合は「表示名」というラベルは表示されません。表示名フィールドはサブメニューの下、画像枠の右に配置しています。

インポート/エクスポート時のフィールド名

  • 表示名

項目: 表示名形式

表示名の形式を指定するポップアップメニュー形式のフィールドです。レコードの表示名を、「姓+名」、「所属名」、「通称」、「旧姓+名」から選ぶことができます。

表示名の変更は、担当者名のレコードを会社名として管理したい場合や、会社の略称、通称、別名、個人のニックネーム、旧姓、芸名など、普段使用している呼び名を表示名にしたい場合などに便利です。

変更した表示名は、リスト印刷、カード印刷、はがき印刷、長形3号封筒の所属宛てに使用されます。はがき印刷と長形3号封筒の所属宛てに指定できるのは「姓+名」か「所属名」です。これ以外の値が指定されているときは、初期状態の表示名が宛名となります。自宅宛ては、通常、個人の本名が使われますので、表示名の変更には対応しておりません。

指定したフィールドが空のときや表示名の変更が無効のときは、入力確定後、このフィールドの文字が薄い灰色となります。この場合は表示名は変更されず、初期状態の表示名がそのまま使用されます。初期状態の表示名は、姓、名、所属の入力状況をもとに自動的に生成されます。

表示名形式のメニューは以下のとおりです。

  • (空欄) ← Win/Mac 初期値
  • 姓 名
  • 所属
  • 通称
  • 旧姓 名

フィールドを配置しているレイアウト

  • カード
  • 印刷 > リスト(詳細画面)
  • 印刷 > カード(詳細画面)
  • 印刷 > はがき(詳細画面)
  • 印刷 > 長封筒 > 長3(詳細画面)
  • メール

レイアウト上のフィールドラベル

  • 表示名形式

※[カード > Simple] レイアウトでのラベル表示及びフィールド配置について
「表示名形式」というラベルは表示されません。表示名形式フィールドは性別の上に配置しています。

インポート/エクスポート時のフィールド名

  • 表示名形式