基本的な使い方 (v5.1)

基本的な使い方をご説明します。詳細は以下のページを参照してください。

ヘルプ
https://poweraddress.jp/help/

参考)基本的な用語

フィールド  :姓、名、電話番号など、個々の情報を入力する欄
レコード   :一人分のフィールドの集まり、1レコードは一人分のデータ
現在のレコード:現在選択中または表示中の1レコード
対象レコード :検索や除外などで編成した現在表示中の複数のレコード
レイアウト  :ソフトの画面

レイアウトの切り替え

アプリケーションウィンドウ内のメニュータブ、サブメニュー、ボタン、アイコンなどをクリックして切り替えます。主なレイアウトは以下のとおりです。

リスト

複数のレコードを表示するレイアウトです。表示項目固定の8種類のリストと、個々のデータ項目を編集できる一覧表があります。

カード

個々のレコードを表示するレイアウトです。詳しい情報の入力および表示用に3種類のレイアウトがあります。

検索

レコード内のフィールドを横断検索するレイアウトと、3種類のカードに対応した検索レイアウトがあります。

インポート

指定されたファイルまたはデータソースからレコードをインポート(取り込み)するレイアウトです。

エクスポート

指定されたファイルにレコードをエクスポート(書き出し)するレイアウトです。バックアップや Mac の連絡先を更新するボタンも配置しています。

印刷

名簿印刷、はがき/封筒/ラベルへの宛名印刷を行うレイアウトです。用紙アイコンをクリックすると、印刷の詳細レイアウトが表示されます。

メール

電子メールを作成し、メールソフト経由での送信を行うレイアウトです。

設定

PowerAddress の諸設定を行うレイアウトです。

レコードの基本操作について

レコードの新規追加、複製、削除など基本操作は、レイアウト上にあるボタンをクリックして行います。主な操作ボタンは以下のとおりです。

新規

レコードを新規追加します。

複製

現在のレコードを複製します。

検索

カード検索レイアウトを開きます。

削除…

現在のレコードを削除します。対象レコードをすべて削除することもできます。

対象外…

指定したレコードを対象レコードから除外(一時的に非表示)します。複数のレコードを除外する場合は、現在のレコードを起点に除外数を指定します。現在のレコード以降のすべてを除外したい場合は、適当な大きな数字(1000件の対象レコードがある場合は9999など)を指定して除外します。

対象入替

対象レコードと除外したレコード(一時的に非表示にしたレコード)を入れ替えて表示します。

すべて表示

すべてのレコードを表示します。

データの入力

入力したいフィールドをクリックすると入力可能状態になります。Tab キーや return キーを押すと、次のフィールドが入力可能状態となります。

データの確定について

フィールドに入力された値は、データが確定された後に自動的に保存されます。データは、次のいずれかの操作を行った時点で確定されます。

  • 他のレコードを選択する
  • 現在のフィールド以外の場所をクリックする
  • Windows の場合、テンキーの Enter、または Ctrl+Enter を押す
  • Mac の場合、enter キーを押す

住所の入力について

住所欄は、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名の6つに分かれています。必ずしもこの分割方法を強要するものではありませんが、分割して入力しておけば、以下のような住所データが自動的に生成されます。

  • 郵便番号〜建物名の連結データ
  • 都道府県〜建物名の連結データ
  • 都道府県〜番地の連結データ(2分割向け)
  • 市区町村〜町域の連結データ(3分割または4分割向け)
  • 町域〜建物名の連結データ(3分割向け)
  • 町域〜番地の連結データ(4分割向け)
  • 番地〜建物名等の連結データ(3分割または4分割向け)

これらのデータは、郵便番号、都道府県、市区町村、町域、番地、建物名とともに、自由に組み合わせてエクスポートすることができます。これにより、一度入力した住所データを任意の形式で再利用することができます。

住所の分割数や表示方法が異なるファイル形式(vCard、Windows アドレス帳 CSV、Yahoo!アドレスブック CSV、Google Gmail 連絡先 CSV)にエクスポートする際は、対応する項目が自動的に割り当てられます。住所の分割数を意識したり、エクスポート後に別途編集する必要はありません。

郵便番号データベースについて

カードまたは印刷画面に配置している [所属] ラベルと住所欄の [〒] マークは、郵便番号データベースの起動ボタンとして機能します。

郵便番号データベースを起動すると、対応したフィールドの内容で郵便番号データベースを検索し、候補がある場合はそのリストを表示します。

候補の中から転載データに対応したボタン([〒]、[住所]、[事業所名]、[すべて])をクリックすると、該当するフィールドへデータが転載されます。

検索について

姓名の先頭文字で検索する「クイック検索」、データ項目を指定して検索する「カード検索」、複数のデータ項目を横断的に検索する「横断検索」の3種類の検索方法があります。

クイック検索

リストや印刷詳細レイアウトの画面上部にある [あ]、[か]、[さ] などのボタンをクリックして検索します。姓名の先頭文字や、マークの有無、英住所の検索および除外などを素早く検索できます。姓名の先頭文字から検索する場合は、あらかじめ姓名のふりがなが設定されている必要があります。

カード検索

データ項目を指定して検索します。リスト、カード、インポート、エクスポート、印刷レイアウトにある [検索] ボタンをクリックするか、検索レイアウトのサブメニュー(Simple、Full、Memo)から移行すると、カード検索レイアウトが表示されます。検索対象のフィールドにキーワードを入力し、enter キーか [検索実行] ボタンをクリックします。

横断検索

複数のデータ項目を横断的に検索します。検索レイアウトのサブメニューから [横断検索] を選び、検索したいキーワードを入力すると、すべてのフィールドを対象に検索が行われます。

印刷について

名簿印刷、はがき/長封筒/洋封筒/ラベルへの宛名印刷が行えます。用紙アイコンをクリックすると、印刷の詳細レイアウトが表示されます。

現在のレコードを1件だけ印刷する場合は、スクリプトメニューから「現在のレコードのみ表示」などを実行してあらかじめ対象レコードを1件にするか、プリントダイアログで「現在のレコード」を指定します。

対象レコードを一括して印刷する場合は、プリントダイアログで「対象レコード」を指定します。

ラベル印刷時は、印刷前に表示されるレイアウトで「現在のレコード」、「対象レコード」、「現在のレコードを繰り返し印刷」の中から選択して印刷します。

電子メールの作成と送信について

メール画面を使うと、メールソフト経由でのメール送信が簡単に行えます。メールソフトの挙動設定で [ダイアログなしで実行] を OFF にしておけば、メールを送信する前に内容を確認することができます。より複雑な処理は、FileMaker 版をご利用ください。

レコードの状態表示

リスト/カード/印刷レイアウトの画面右上には、レコードの状態を示す情報が表示されています。

番号

対象レコードの中で、現在のレコードが何番目にあるかを表示します。対象レコードをソートすると番号も変わります。

対象

対象レコードの数を表示します。

総数

全レコードの数を表示します。

順序

対象レコードのソート状態を表示します。ソート名の前の記号「▲」は昇順、「▼」は降順を表しています。ソート後、レコードが新規追加または複製され、対象レコードが部分的にソートされているときは「△」や「▽」となります。

起動/終了方法 (v5.1)

起動方法

Windows アプリ版、Mac アプリ版:
PowerAddress フォルダ内の PowerAddress をダブルクリックします。

FileMaker 版:
PowerAddress フォルダ内の main をダブルクリックするか、FileMaker のファイルメニューなどから main を選択して開きます。

終了方法

Windows アプリ版、Mac アプリ版:
メニュータブの [Quit] をクリックするか、ファイルメニューから [終了] を選択します。

FileMaker 版:
メニュータブの [Quit] をクリックするか、FileMaker のファイルメニューから [閉じる] を選択します。

使い方

基本操作から FileMaker を使った高度な操作まで

基本的な操作方法から FileMaker 製品を使ったより高度な利用方法まで、PowerAddress の使い方について説明します。

基本操作

メニューバーやコンテキストメニューの使い方、レイアウトの切り替え方法、新規レコードの作成方法、レコードの編集方法、郵便番号データベースの使い方などについては、以下のページをご覧ください。

レコードの編成

レコードの表示方法、検索方法、ソート方法などについては、以下のページをご覧ください。

データの交換

住所録データを任意のファイルから取り込む方法や、住所録データを任意のファイル形式で書き出す方法などについては、以下のページをご覧ください。

名簿印刷、宛名印刷、メール配信

名簿印刷、はがき/長形封筒/洋形封筒/角形封筒/ラベルへの宛名印刷、メール配信方法などについては、以下のページをご覧ください。

住所録の共用、共有

クライアントサーバ型の同時共有、インスタント Web 公開による共有、住所録ファイルの入れ替え方法、複数のユーザーまたは複数のパソコンで使う方法、USB メモリなどで使う方法などは、以下のページをご覧ください。

より高度な利用

FileMaker Pro を使ったリレーションシップの設定方法については、以下のページをご覧ください。

コンテキストメニュー (ショートカットメニュー) とは

右クリックしたときのメニュー

右クリックしたときに表示されるメニューです。Mac では、右クリックのことを「副ボタンのクリック」と呼ぶことがあります。2ボタン以上のマウスであれば、副ボタンのクリックを右ボタンに割り当てておくとよいでしょう。1ボタンのマウスであれば、control キーを押しながらクリックします。トラックパッドであれば、2本指でのタップを設定することもできます。

関連ページ

メニューバーとは

画面最上部の操作メニュー

画面最上部の [ファイル] や [編集] など、一連の操作メニューが表示されている部分をメニューバーと呼びます。Windows アプリ版、Mac アプリ版、FileMaker 版ではメニュー構成が若干異なります。以下はメニューバー内の操作コマンド例です。

メニューバー例

  • FileMaker Pro
  • PowerAddress
  • ファイル
  • 編集
  • 表示
  • 挿入
  • 書式
  • レコード
  • スクリプト
  • ウインドウ
  • ヘルプ

関連ページ

項目: 性別

性別を入力するポップアップメニュー形式のフィールドです。このフィールドは、カラーラベル(表示名の背景)の色分けの基準に使用することができます。

以下はあらかじめ用意している入力メニューです。この中から指定するか、編集した値を指定することができます。項目名を追加する場合は、プルダウンメニューから「編集…」を選び入力メニューを編集します。「-」はメニューの区切り線です。この入力メニューは、[配偶者_性別]、[子供1_性別]、[子供2_性別]、[子供3_性別] の各フィールドの入力メニューと共通です。

  • Male
  • Female
  • 男性
  • 女性
  • (空欄) ← Win/Mac 初期値
  • 編集…

入力メニューを編集する際の注意事項

PowerAddress をバージョンアップすると、元の入力メニューに戻ってしまいますのでご注意ください。独自に編集した入力メニューの内容は、新旧ソフト間でコピー&ペーストするなどの再入力が必要です。

性別をカラーラベルの色分けの基準に使用する場合は、あらかじめ用意している入力メニューをご利用ください。初期項目にない “男子” や “女子” などを使用した場合は色分けされません。

フィールドを配置しているレイアウト

  • リスト > 一覧
  • カード
  • 印刷 > カード(詳細画面)

レイアウト上のフィールドラベル

  • 性別

インポート/エクスポート時のフィールド名

  • 性別

関連ページ

設定値のバックアップ, リストア

設定値やメニュー内容をバックアップ

設定値をバックアップするには、「設定 > 一般」レイアウトにある [設定値をバックアップ…] をクリックします。バックアップを行うと、PowerAddress フォルダ内に設定値のバックアップファイルが作成されます。ファイル名は以下のとおりです。同じ名称のファイルがある場合は上書き保存します。

  • Preferences

リストアするには、「設定 > 一般」レイアウトの [設定値をバックアップ…] の右隣にある [インポート…] を使用します。Preferences ファイルが存在しない場合はエラーを返します。

v4.8.2 からは、PA_backup フォルダ内に、カテゴリ、メモの項目名、ポップアップメモなどのメニュー内容もバックアップされます。メニュー内容をカスタマイズしている場合に役立つバックアップです。ファイル名は以下のとおりです。同じ名称のファイルがある場合は上書き保存します。

  • D1_カテゴリ.txt
  • D2_性別.txt
  • D3_メモ1-4の項目.txt
  • D4_メモ5-8の項目.txt
  • D5_メモ5-8の内容.txt
  • D6_敬称.txt
  • D7_その他の連名.txt
  • M1_メール_宛先指定.txt
  • M2_メール_トピック.txt
  • M3_メール_メッセージ.txt
  • P1_AIRMAILなどの注記.txt
  • P2_Winフォント一覧.txt
  • P3_Macフォント一覧.txt

上記ファイルのファイル形式はテキストファイル、エンコーディングは UTF-16、改行コードは CR です。Windows 環境の場合は、メモ帳ではなくワードパッドで開いてください。改行が正しく表示されます。ワードパッドで開くには、ファイルを右クリックし、[プログラムから開く> ワードパッド] を選択してください。Mac 環境の場合は、テキストエディットで開くことができます。そのままダブルクリックして開いてください。

カラーラベルの設定

カラーラベルの設定を行います。

カラーラベルの色分け基準

カラーラベルの表示色を「性別」か「カテゴリ」のどちらの値で色分けするかを選択します。ここで設定した基準は、レイアウト上のカラーラベルをクリックして変更することもできます。

カラーラベルとは、「性別」または「カテゴリ」に基づきレコードを色分けする情報フィールドです。リストレイアウトの左から2列目と、カードレイアウトの表示名欄に配置しています。以下のいずれかを指定することができます。

  • 性別 ← Win/Mac 初期値
    性別フィールドの内容に基づき色分けします。性別フィールドは、リストの表またはカードレイアウトに配置しています。
  • カテゴリ
    カテゴリフィールドの内容に基づき色分けします。カテゴリフィールドは、リストの表またはカードレイアウト(姓の上)に配置しています。性別の色分け方法とは異なり、以下の各色に色分けの基準となるカテゴリを指定します。使用したくない色がある場合は、カテゴリに空欄を指定するか、右隣にある [解除] ボタンをクリックします。複数の色に同じカテゴリを設定した場合は、先に設定している色が優先されます。例えば、赤色と橙色に「友人」を設定した場合は、赤色が優先されます。

関連ページ

[ヘルプ] メニュー

[ヘルプ] メニューの主なコマンドについて説明します。

[FileMaker Pro ヘルプ] (FileMaker 版)

FileMaker Pro のヘルプを開きます。

[ショートカットキー] (FileMaker 版)

FileMaker Pro のヘルプの「リファレンス > キーボードショートカット」のページを開きます。

[リソースセンター] (FileMaker 版)

FileMaker のサイトの「FileMaker リソースセンター」のページを開きます。

[ソフトウェア更新の確認…] (FileMaker 版)

FileMaker Pro のソフトウェア更新の有無を確認します。

[FileMaker Pro の登録] (FileMaker 版)

FileMaker Pro の製品登録ダイアログを開きます。

[FileMaker Pro について…] (FileMaker Windows)

FileMaker Pro の About 画面を表示します。Windows で起動したときに表示されます。Mac では、[FileMaker Pro] メニューに表示されます。

[PowerAddress について…] (Windows)

PowerAddress の About 画面を表示します。この画面は、PowerAddress の起動時にも表示されます。ソフトのバージョン、関連ファイルのバージョン、ライセンス名、登録者名、現在共有中のユーザー数などを確認することができます。ライセンス名については「ライセンス情報の管理」をご覧ください。このコマンドは、Windows で起動したときに表示されます。FileMaker Mac では、[FileMaker Pro] メニューに表示されます。Mac アプリ版では、[PowerAddress] メニューに表示されます。前の画面に戻るには、画面中央の [OK] ボタンをクリックします。

[PowerAddress ヘルプ]

PowerAddress ホームページ内のヘルプを開きます。

[フィードバックを送信…]

デフォルトのメールソフトを起動し、support@powershift.ne.jp 宛てのメールを新規作成します。宛先と件名の例は以下のとおりです。件名はお使いの動作環境をもとに自動的に作成されます。

宛先:support@powershift.ne.jp
件名:[PA フィードバック] RT v5.0, 201801271605, *****, *****

メールの本文は、自由に編集してください。PowerAddress についてのご意見、ご要望、問題点、不満に感じることなど、些細な点でも結構ですのでぜひ皆様の声をお寄せください。いただいたメールは開発責任者がすべてに目を通し、製品の改善や追加機能の検討をさせていただきます。

メールを送信するには、本文を編集後、通常のメール送信と同じようにメールソフトの「送信」ボタンなどをクリックしてください。

[PowerAddress Webページ] (Win/Mac アプリ版)

デフォルトのWebブラウザを起動し、PowerAddress のホームページを開きます。

[PowerAddress 購入方法]

デフォルトのWebブラウザを起動し、PowerAddress の購入説明ページを開きます。

[ユーザー登録、登録内容の変更]

デフォルトのWebブラウザを起動し、PowerAddress のユーザー登録ページを開きます。メールアドレスの変更、お知らせメールの購読変更、その他、住所、TEL、FAXなどの追加や変更は、このページにある「登録内容の変更」をご覧ください。

[ウインドウ] メニュー

[ウインドウ] メニューの主なコマンドについて説明します。

[新規ウインドウ]

main ウインドウを新たに開きます。ウインドウ毎に異なるレイアウトを表示したり、レコードの検索やソートを独立して行えます。

ウインドウを閉じるには…

Win/Mac アプリ版の場合は、閉じたいウインドウの [Quit] ボタンをクリックします。[Quit] ボタンは、メニュータブの右側にあります。最後のウインドウで [Quit] ボタンをクリックすると PowerAddress が終了します。

FileMaker 版の場合は、閉じたいウインドウを選択(ウインドウ内をクリックして前面に表示した状態)して、ファイルメニューから閉じるを実行するか、ウインドウのタイトルバーにある閉じるボタンをクリックします。

[ウインドウを表示]

隠れたウインドウを表示します。関連ファイルの場合は、それぞれの About 画面を表示します。

[ウインドウを隠す]

ウインドウを隠します。main ウインドウを隠した場合は、[ウインドウを表示] から main を選択します。

[ウインドウを最小化]

ウインドウを最小化します。main ウインドウを最小化した場合は、[ウインドウ] メニューから main を選択します。

関連ページ