フィールド内容の複製, 移動, 入れ替え, 追記

スクリプトメニューから「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」を選択すると、専用の操作画面が表示されます。画面内のポップアップメニューを操作し、フィールド内容の複製、移動、入れ替え、追記が行えます。それぞれの処理は、処理対象のレコード(対象レコードか現在のレコードか)を指定することができます。

フィールド内容を複製するには

複製元のフィールドの内容を、複製先のフィールドへ複製します。実行後、複製元と複製先のフィールドは同じ値になります。複製手順は以下のとおりです。

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. スクリプトメニューから「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」を選択します。検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。
  3. データの複製元フィールドと複製先フィールドを指定し、[複製する…] ボタンをクリックします。

フィールド内容を移動するには

移動元のフィールドの内容を、移動先のフィールドへ移動します。実行後、移動元のフィールドは消去され、移動先のフィールドにデータが移ります。移動手順は以下のとおりです。

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. スクリプトメニューから「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」を選択します。検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。
  3. データの移動元フィールドと移動先フィールドを指定し、[移動する…] ボタンをクリックします。

フィールド内容を入れ替えるには

指定した2つのフィールドの内容を入れ替えます。入れ替え手順は以下のとおりです。

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. スクリプトメニューから「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」を選択します。検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。
  3. 入れ替えたいフィールドを指定し、[入れ替える…] ボタンをクリックします。

フィールド内容を追記するには

追記元のフィールド内のデータまたは任意のテキストを、追記先のフィールド内のデータに追記します。この設定は v4.7 からご利用いただけます。

追記位置は、追記先のフィールド内のデータの前か後を指定することができます。追記元と追記先のデータ間には、以下のいずれかの区切り文字または任意のテキストを加えることができます。カッコ内は区切り文字の説明です。

  • 半角スペース
  • 全角スペース
  • 。(句点)
  • 、(読点)
  • ,(コンマ)
  • , (コンマ+半角スペース)
  • タブ(水平タブ)
  • 改行(垂直タブ)
  • その他…

何も加えない場合は空白にします。任意のテキストを加えるには、メニューから [その他…] を選択し、任意のテキストを入力します。

追記手順は以下のとおりです。

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. スクリプトメニューから「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」を選択します。検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。
  3. データの追記元フィールドまたは任意のテキスト、追記先フィールド、追記位置、区切り文字(オプション)を指定し、[追記する…] ボタンをクリックします。

複製、移動、入れ替え、追記のオプションを設定するには

現在設定可能なオプションは、処理中のレコード数を表示するオプションのみです。オプションを設定するには、「設定> 一般」画面の「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記設定」をご利用ください。

住所録ファイルのバックアップ, リストア

PowerAddress フォルダ内の data ファイルをバックアップ

データベースの住所録データは、PowerAddress フォルダ内の data というファイルにすべて保存されます。このファイルをコピーし、任意の場所にペースト(保存)することで、すべてのレコードをバックアップすることができます。data にパスワードを設定している場合は、その状態を維持したままバックアップすることが可能です。主な特徴は以下のとおりです。

  • 住所録ファイル(data ファイル)をコピー&ペーストするだけの簡単操作
  • バックアップファイルを PowerAddress フォルダに上書きするだけでリストアできる
  • バックアップファイルを使用するには PowerAddress が必要
  • 設定値は含まない

リストアは簡単です。PowerAddress フォルダ内の住所録ファイルをリストアしたい住所録ファイルで上書きするだけです。バックアップしておいた data を、リストア先の PowerAddress フォルダ内にペースト(上書き保存)するだけですべてのレコードを復元することができます。ファイル名は data のまま変更しないでください。このファイルは、Win/Mac アプリ間または、FileMaker クライアント(Windows、Mac、iOS デバイス)間で互換性があります。

なお、異なるバージョンの住所録ファイルは使用できません。また、住所録ファイルにパスワードが設定されている場合は、正しいパスワードを入力しない限り、データへのアクセスは行えません。

住所録ファイルの上書きには十分ご注意ください。念のため、上書き先の data をバックアップしてから上書きすることをおすすめします。上書きされた data は元に戻すことはできません。

関連ページ

損傷ファイルの修復

ファイルが損傷を受けた場合の対処方法

強制終了、停電、ハードウェアの問題、またはその他の原因により、PowerAddress のファイルが損傷を受ける場合があります。万が一損傷した場合は修復処理を行うことができますが、損傷の度合いにより修復できない場合もあります。最悪のケースに備え、定期的にバックアップを行うことをおすすめします。

通常は、データベースが開かれたときに、必要に応じて自動修復処理が実行されます。以下の修復作業は、ファイルを開くことができない場合にのみ使用してください。修復が成功した場合は、すぐにバックアップファイルをエクスポートし、新たな PowerAddress に移行することをおすすめします。

PowerAddress のファイルを修復するには (Win/Mac アプリ版)

  1. 修復コマンドの実行キー(Windows では Ctrl + Shift、Mac では Command + Option)を押しながら PowerAddress を起動し、「損傷したファイルを選択」ダイアログが表示されるまでキーを押したままにします。
  2. 修復するファイルを指定し、[選択] をクリックします。
  3. 修復結果を確認し、[OK] をクリックします。
  4. 「損傷したファイルを選択」ダイアログが再表示されます。他にファイルを修復するか、[キャンセル] をクリックします。
  5. 修復したファイルを使って PowerAddress が自動的に開きます。損傷ファイルは、ファイル名の最後に「(旧)」が追加されます。

PowerAddress のファイルを修復するには (FileMaker 版)

PowerAddress FM フォルダ内にある main.fmp12、data.fmp12、zipcode.fmp12 および、PA_lib フォルダ内にある関連ファイルは、PowerAddress 自身のファイルです。これらのファイルが損傷すると、起動時に修復を促すメッセージが表示されます。修復方法は以下のとおりです。

  1. FileMaker Pro が起動していることを確認します。PowerAddress が開いている場合は、ファイルメニューの [閉じる] を実行するか、画面上の [Quit] をクリックして PowerAddress だけを閉じます。
  2. FileMaker Pro の [ファイル] メニューから [修復…] を実行し、「損傷したファイルを選択」ダイアログを表示します。
  3. 修復するファイルを選択し、修復後のファイル名を指定して [保存] をクリックします。
  4. 修復結果を確認し、[OK] をクリックします。
  5. 他に修復するファイルがあれば、手順2〜3. を繰り返します。
  6. 損傷したファイルを PowerAddress FM フォルダ外に退避します。
  7. 修復したファイルの名称を元のファイルと同じ名称にします。
  8. PowerAddress を起動し動作を確認します。

PowerAddress のファイルを修復したら

万全を期すため、新たな PowerAddress(以下、PA)をダウンロードして展開し、すべてのデータを移行することをおすすめします。

  1. データベースの内容を確認します。
  2. 旧 PA のデータをバックアップします。※1
  3. 新 PA をダウンロードして任意の場所に展開します。くれぐれも旧 PA を削除(上書き)しないようご注意ください。
  4. 新 PA にバックアップファイルをインポートして移行します。※2
  5. カテゴリやメモなどのメニューを編集している場合は、新旧 PA 間でコピー&ペーストするなどして移行する必要があります。

※1、エクスポート画面や「設定> 一般」画面にある [住所録をバックアップ…] を使うと、すべてのレコードを簡単にバックアップすることができます。設定値をバックアップするには、[設定値のバックアップ…] をクリックします。

※2、[住所録をバックアップ…] を使った場合は、旧 PA の PA_backup フォルダ内にあるファイルをインポートします。[設定値のバックアップ…] を使った場合は、旧 PA の PowerAddress フォルダ内の Preferences を新 PA の PowerAddress フォルダ内にコピー&ペーストし、「設定> 一般」画面の [設定値のバックアップ…] の右隣にある [インポート…] をクリックします。

その他のファイルの修復 (FileMaker 版)

以下のような PowerAddress の起動とは直接関係のないファイルを修復する場合は、PowerAddress が開いていても修復することができます。

  • 住所録のバックアップファイル(PA_backup/backup_text_img.fmp12)
  • 設定値のバックアップファイル(Preferences)
  • FileMaker Pro 形式でエクスポートしたファイル
  • その他、ご自身でお使いの FileMaker Pro 形式のファイル

修復方法は、PowerAddress のファイルの修復方法 (FileMaker 版) とほぼ同じです。修復についての詳細は、お使いの FileMaker 製品のドキュメントをご覧ください。

関連ページ

バックアップとリストア

大切なデータを守るため定期的にバックアップを

大切なデータを守るため、定期的にバックアップをとることを強くお勧めします。バックアップの方法や頻度は、PowerAddress に追加したデータの量と、データが消失した場合の復旧コストを考えながら決めてください。リストアとは、バックアップファイルなどを使って元の状態に戻すことを言います。

バックアップの方法は以下のとおりです。いくつかの方法を組み合わせるとより効果的です。バックアップファイルは、別のハードディスク、USB メモリ、DVD、CD、クラウドなど、数種類の媒体に保管すると安全です。数種類に保管すれば、その中のどれか1つに損傷が発生した場合でもリストアが可能となります。また、火災や地震などの災害に備え、地理的に離れた場所に保管するとより安全です。

ボタン一つで簡単にバックアップ

エクスポート画面や「設定> 一般」画面にある [住所録をバックアップ…] を使うと、すべてのレコードを簡単にバックアップすることができます。

通常のエクスポート機能を使ってバックアップ

バックアップするレコード、フィールド、ファイル形式、ファイルの保存場所、ファイル名などを自由に設定することができます。

住所録ファイルを丸ごとバックアップ

PowerAddress フォルダ内の住所録ファイル(data ファイル)を丸ごとコピー&ペーストしてバックアップします。

PowerAddress フォルダを丸ごとバックアップ

PowerAddress フォルダを丸ごとコピー&ペーストしてバックアップします。ファイルサイズは大きくなりますが、住所録データと設定値を含めた完全なバックアップが可能です。

設定値やメニュー内容をバックアップ

PowerAddress の設定値のほか、カテゴリ、メモの項目名、ポップアップメモなどのメニュー内容もバックアップ可能です。

設定値のバックアップ, リストア

設定値やメニュー内容をバックアップ

設定値をバックアップするには、「設定 > 一般」レイアウトにある [設定値をバックアップ…] をクリックします。バックアップを行うと、PowerAddress フォルダ内に設定値のバックアップファイルが作成されます。ファイル名は以下のとおりです。同じ名称のファイルがある場合は上書き保存します。

  • Preferences

リストアするには、「設定 > 一般」レイアウトの [設定値をバックアップ…] の右隣にある [インポート…] を使用します。Preferences ファイルが存在しない場合はエラーを返します。

v4.8.2 からは、PA_backup フォルダ内に、カテゴリ、メモの項目名、ポップアップメモなどのメニュー内容もバックアップされます。メニュー内容をカスタマイズしている場合に役立つバックアップです。ファイル名は以下のとおりです。同じ名称のファイルがある場合は上書き保存します。

  • D1_カテゴリ.txt
  • D2_性別.txt
  • D3_メモ1-4の項目.txt
  • D4_メモ5-8の項目.txt
  • D5_メモ5-8の内容.txt
  • D6_敬称.txt
  • D7_その他の連名.txt
  • M1_メール_宛先指定.txt
  • M2_メール_トピック.txt
  • M3_メール_メッセージ.txt
  • P1_AIRMAILなどの注記.txt
  • P2_Winフォント一覧.txt
  • P3_Macフォント一覧.txt

上記ファイルのファイル形式はテキストファイル、エンコーディングは UTF-16、改行コードは CR です。Windows 環境の場合は、メモ帳ではなくワードパッドで開いてください。改行が正しく表示されます。ワードパッドで開くには、ファイルを右クリックし、[プログラムから開く> ワードパッド] を選択してください。Mac 環境の場合は、テキストエディットで開くことができます。そのままダブルクリックして開いてください。

PowerAddress フォルダのバックアップ, リストア

PowerAddress フォルダを丸ごとバックアップ

PowerAddress フォルダを丸ごと任意の場所に保存します。住所録ファイル以外の関連ファイルもバックアップします。ファイルサイズは大きくなりますが、住所録データと設定値を含めた完全なバックアップが可能です。主な特徴は以下のとおりです。

  • PowerAddress フォルダをコピー&ペーストするだけの簡単操作
  • PowerAddress フォルダ毎の起動も可能
  • 住所録データと設定値を含めた完全なバックアップが可能
  • ファイルサイズが大きくなる

PowerAddress フォルダ毎のバックアップとなるので、簡単バックアップ設定値のバックアップで作成したファイルもすべてバックアップ可能です。PowerAddress フォルダのバックアップは、日頃の簡単バックアップや設定値のバックアップと組み合わせるとより効果的です。

リストアするには、バックアップした PowerAddress フォルダを丸ごと任意の場所に移動します。ご利用中の PowerAddress フォルダを上書きする場合はくれぐれもご注意ください。

バックアップした PowerAddress は個別に起動できますが、バックアップ目的以外で複数使用する場合は、使用数に応じたライセンスが必要です。ライセンス一覧はこちらをご覧ください。

関連ページ

任意のレコードのバックアップ, リストア

エクスポート機能を使ったバックアップ

通常のエクスポート機能を使ってバックアップします。主な特徴は以下のとおりです。

  • 通常のエクスポートなので、バックアップ形式が自由に選べる
  • バックアップの度に一連のエクスポート操作が必要
  • 設定値は含まない

まず、バックアップしたいレコードを検索機能などを使って抽出します。次に、通常のエクスポート機能を使って、任意のファイル形式でエクスポートします。通常のエクスポートなので、ファイル形式、ファイルの保存場所、ファイル名、バックアップするフィールドとその順序、出力ファイルの文字セットなどを自由に設定することができます。ファイル形式やエクスポート手順の詳細は以下のページをご覧ください。

リストアは通常のインポート機能を使います。インポート画面を開き、ファイルタイプに応じた [インポート…] ボタンをご利用ください。インポート手順の詳細は以下のページをご覧ください。

全てのレコードの簡単バックアップ, リストア

ボタン一つで簡単にバックアップ

エクスポート画面や「設定> 一般」画面にある [住所録をバックアップ…] を使うと、すべてのレコードを簡単にバックアップすることができます。主な特徴は以下のとおりです。

  • すべてのレコードをボタン一つで簡単にバックアップできる
  • Merge 形式(フィールド名付きCSV)と FileMaker Pro 形式を選択できる
  • バックアップの保存場所は PA_backup フォルダに固定
  • ファイル名は固定、バックアップの度に上書き
  • 設定値は含まない

[住所録をバックアップ…] をクリックすると、バックアップ用のダイアログが表示されます。[Text] をクリックすると、Merge 形式(フィールド名付きのコンマ区切りテキストファイル)でバックアップします。[Text,Img] をクリックすると、FileMaker Pro 形式でバックアップします。それぞれの特徴は以下のとおりです。

Merge 形式でバックアップ([Text] を選択した場合)

フィールド名付きのコンマ区切りテキストファイルです。顔写真などの画像データはバックアップできませんが、通常のテキストファイルとして保存するので、ソフトに依存しないバックアップが可能です。バックアップファイルは、PowerAddress フォルダの PA_backup というフォルダ内に作成されます。ファイル名は以下のとおりです。

  • ファイル名:backup_text.mer

以前にバックアップを書き出した場合など、同じ名称のファイルがある場合は上書き保存します。backup_text.mer を他のアプリケーションソフト(エクセルなどの表計算ソフトなど)で使う場合は、拡張子を「*.csv」や「*.txt」に変更するとよいでしょう。ファイル形式の詳細は以下のページをご覧ください。

backup_text.mer ファイルをリストアするには、インポート画面の標準タイプの [インポート…] か、「設定> 一般」画面にある [住所録をバックアップ…] の右隣にある [インポート…] を使用します。ファイルを開く際のファイルタイプは「Merge」、フィールドデータのインポート順ダイアログの配置順は「照合名順」、文字セットは「日本語(Shift-JIS)」を指定します。インポート方法は必要に応じて選択してください。インポート手順の詳細は以下のページをご覧ください。

FileMaker Pro 形式でバックアップ([Text,Img] を選択した場合)

FileMaker Pro 12 以降の形式のファイルです。テキストデータに加え、顔写真や任意のファイルも保存することができます。バックアップファイルは、PowerAddress フォルダの PA_backup というフォルダ内に作成されます。ファイル名は以下のとおりです。

  • ファイル名:backup_text_img.fmp12

以前にバックアップを書き出した場合など、同じ名称のファイルがある場合は上書き保存します。backup_text_img.fmp12 は、FileMaker Pro 12 以降で開くことができます。ファイル形式の詳細は以下のページをご覧ください。

backup_text_img.fmp12 ファイルをリストアするには、インポート画面の標準タイプの [インポート…] か、「設定> 一般」画面にある [住所録をバックアップ…] の右隣にある [インポート…] を使用します。ファイルを開く際のファイルタイプは「FileMaker Pro」、フィールドデータのインポート順ダイアログの配置順は「照合名順」を指定します。インポート方法は必要に応じて選択してください。インポート手順の詳細は以下のページをご覧ください。

フィールド内容の最適化

対象レコードまたは、現在のレコード内の全フィールドを最適化します。文字書式(フォントやサイズ等)はデフォルト書式に、半角入力を推奨するフィールド(TEL や Mail 等)は半角文字に変換します。また、データの前後に余分な空白がある場合や、末尾に不要な改行がある場合はそれらを取り除きます。

最適化の内容

処理対象となるフィールドは、カード画面などに配置している入力用のフィールドです。宛名印刷の書式設定とは関係ありません。主な処理内容は以下のとおりです。

  • 入力データのフォントを初期状態に揃えます。Windows では「MS Pゴシック」、Mac では「ヒラギノ角ゴ Pro W3」となります。宛名印刷には影響しません。
  • 入力データのフォントサイズを「12 pt」に揃えます。宛名印刷には影響しません。
  • 入力データの文字色を「黒」に揃えます。宛名印刷には影響しません。
  • 入力データのスタイルを「標準」に揃えます。宛名印刷には影響しません。
  • 入力データの前後に空白がある場合は、それらの空白を削除します。
  • 入力データの前後に改行がある場合は、それらの改行を削除します。
  • 姓が空の場合は、姓のふりがなを削除します。
  • 名が空の場合は、名のふりがなを削除します。
  • 所属名が空の場合は、所属名のふりがなを削除します。
  • 姓、姓ふりがな、名、名ふりがな、所属名、所属名ふりがなにあるハイフン、マイナス、ダッシュなどを長音符(U+30FC)に揃えます。
  • 通称、旧姓のハイフンやマイナスを長音符(U+30FC)に揃えます。
  • 最適化設定の「所属ふりがな内のハイフンマイナス(U+002D)を長音符(U+30FC)に変更する」が ON の場合は、所属名ふりがなにその処理を適用します。
  • 国名、郵便番号、TEL、FAX、mail、URL、その他の番号、携帯電話にある長音符、ハイフン、マイナス、ダッシュなどをハイフンマイナス(U+002D)に揃えます。また全角の英数字と記号を半角の英数字と記号に揃えます。
  • 最適化設定の「住所内の改行」で指定した処理を、町域、番地、建物名等に適用します。
  • 本人と家族の誕生年、誕生月、誕生日を半角数字に揃えます。
  • 作成日と更新日に不正な値がある場合(日付以外)はこれを削除します。

フィールド内のデータを最適化するには

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. スクリプトメニューから「フィールド内容の最適化…」を選択します。検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。
  3. フィールド内容の最適化ダイアログの内容を確認し、処理対象のレコードを選び実行します。

最適化のオプションを設定するには

オプションを設定するには、「設定> 一般」画面の「フィールド内容の最適化設定」をご利用ください。

フィールド内容の全置換

対象レコードの任意のフィールドを、現在編集中のフィールドの値ですべて置き換えます。フィールドを空欄にして実行した場合は、対象レコードの任意のフィールドがすべて空欄になります。

例えば、対象レコードの役職をすべて「代表取締役社長」にしたい場合は、任意のレコードのカード画面を開き、役職の欄に「代表取締役社長」と入力し、このフィールドが選択されている状態(入力ポインタが点滅している状態)でこのコマンドを実行します。ポップアップ形式のフィールドの場合は、ポップアップメニューから任意の値を選択した直後にこのコマンドを実行します。

フィールド内のデータを全置換するには

  1. 必要に応じて対象レコードを編成します。すべてのレコードを処理対象にする場合は、対象レコードをすべて表示します。
  2. 置換対象のフィールドを選択します。どのレコードでも構いません。
  3. 置換したいデータを入力します。空欄で置換したい場合は空欄のままにします。
  4. 置換対象のフィールドが選択された状態で、スクリプトメニューから「フィールド内容の全置換…」を選択します。
  5. フィールド内容の全置換ダイアログの内容を確認し、[置換] をクリックします。