住所欄の英語表記ボタンについて詳しく教えてください

国内外の住所管理方法について

Q. 質問

住所欄の「英表記」というチェックボックスについて詳しく教えてください。

A. 回答

このチェックボックスを ON にすると、住所入力欄が英語圏向けの表示に切り替わります。また、リスト表示の住所や印刷時の住所が、英語圏向けの順序に変換され、住所フィールド間の適切な箇所にコンマや改行が付加されます。英語表記住所の切り替えは、レコード毎に設定することができます。対象レコードに対し一括して ON/OFF することもできます。この機能を使うと、日本と海外の住所が混在した住所録や顧客名簿の管理、名簿印刷、エアメール用の宛名印刷などが簡単に行えます。

検索や除外も容易です。英語表記住所を抽出したい場合は、リスト画面などにある「英住所検索…」をクリックします。英語表記住所を除外したい場合は、そのとなりの「除外」をクリックします。同様の操作は、スクリプトメニューから行うこともできます。

住所入力欄が英語圏向けの表示に切り替わります

カード及び印刷レイアウト内の住所入力欄が、英語圏向けの表示に切り替わります。フィールドの配置が変わるほか、フィールドラベルも英語表記対応となります。以下は、通常の住所欄です。

通常の住所欄

以下は、「英表記」を ON にしたときの住所欄です。

英表記を ON にしたときの住所欄

以下は、英語圏向け住所の入力例です。

英語圏向け住所の入力例

国内の住所と同様、地図検索や住所コピーボタンも使えます

住所入力欄にある地図検索ボタンの「Map」もそのまま使えます。例えば、Google マップのように、海外の地図に対応している地図検索サイトなら、海外の地図検索も簡単に行えます。住所入力欄の違いを意識する必要はありません。また、PA の「設定> 地図」の追加キーワードに「Bank」などと入力しておけば、住所周辺の Bank も表示可能です。以下は、Google マップを使った検索例です。

海外の地図の表示例

住所入力欄の下にある「住所コピー」ボタンも、国内の住所のときと同様に使えます。このボタンは、連結した住所をクリップボードにコピーします。クリップボードとは、コピー&ペーストの際に一時的に保存される記憶領域です。

例えば、先の入力例の場合、このボタンをクリックすると「10 Market St, San Francisco, CA 94111, USA」という値がクリップボードにコピーされます。試しに備考欄にペーストしてみてください。住所内のコンマが自動的に挿入されていることに気づくでしょう。

リスト画面の住所表示が英語圏向けの表記に切り替わります

所属住所リストと自宅住所リストの住所欄が英語表記に切り替わります。先の入力例であれば、所属住所リストの住所表示は「10 Market St, San Francisco, CA」となり、住所フィールド間の適切な箇所にコンマが挿入されます。

以下はリスト表示の例です。リスト表示が日英混在になっているのがわかります。

日英混在のリスト表示例

自動生成される住所フィールドが英語表記に切り替わります

リストレイアウトでの住所表示と同じように、自動生成される住所フィールド「所属_郵便番号から建物名等」や「所属_都道府県から建物名等」などが英語表記に切り替わり、住所フィールド間の適切な箇所にコンマが挿入されます。

例えば「所属_郵便番号から建物名等」フィールドは
「10 Market St, San Francisco, CA 94111, USA」となります。
※英語表記のときだけ国名が付加されます。

「所属_都道府県から建物名等」フィールドは
「10 Market St, San Francisco, CA」となります。

印刷時の住所が英語表記に切り替わります

英表記が ON のレコードのみ英語表記順に切り替わり、住所フィールド間の適切な箇所に改行とコンマが挿入されます。通常のレコードは日本語順のままですので、日英混在で印刷することができます。以下はリストとはがきの印刷例です。

英語圏向け住所のリスト印刷例
英語圏向け住所のはがき印刷例

エアメール向けのはがき(ポストカード)は、郵便局でも販売しています。あらかじめ70円の切手と”AIRMAIL”という文字のほか、はがきの上下に赤と青の帯が印刷されています。エアメールの雰囲気を楽しみたい方はお試しください。

もちろん、この他のポストカードやはがきも使えます。普通の官製はがきを使う場合は、所定の切手を追加し、”AIRMAIL”という文字を印刷(PowerAddress で印刷できます)すればOKです。はがきやポストカードの他に、ラベルや封筒にも印刷可能です。以下はラベル印刷の例です。

英語圏向け住所のラベル印刷例

PowerAddress なら、日本と海外の住所をシームレスに管理することができます。海外のご友人や顧客が多いお客様、海外赴任中や留学中のお客様など、グローバルにご活躍中のお客様はもちろん、現在この機能が必要ではないお客様にもおすすめの機能です。備えあれば患えなし。この機能を備えておけば、親しい友人が海外に引っ越しても、海外の顧客が増えたとしても、住所録の乗り換えや作り替えは不要です。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.x
  • PowerAddress 4.9

住所録を日本郵便の国際郵便マイページのアドレス帳へ移行するには?

CSV で移行、国際スピード郵便 (EMS) のラベル印刷に

Q. 質問

海外向けの住所録データを日本郵便の国際郵便マイページのアドレス帳に移行し、国際スピード郵便(EMS)のラベル印刷を行いたい。住所録を日本郵便の国際郵便マイページのアドレス帳へ移行するには?

A. 回答

日本郵便の国際郵便マイページへ移動
日本郵便の国際郵便マイページへ

国際郵便マイページのアドレス帳向けの住所録データをコンマ区切りテキスト(CSV)でエクスポートし、1行目に項目名(列名)を付加してから移行します。

お届け先が個人の場合は、姓名の前に Mr. や Ms. などの敬称が必要です。件数が少ない場合は、表示名をそのままエクスポートし、CSV ファイル上で敬称を追加してもよいでしょう。件数が多い場合は、未使用のテキストフィールドを使って敬称付きのデータを作成しておくと便利です。ここでは旧姓のフィールドを使用して敬称付きのデータを作成します。

国名は2文字の「国名コード」にする必要があります。あらかじめ PA 上の国名を国名コードにするか、エクスポート後の CSV ファイルを編集する必要があります。例えば、カナダは CA、中国は CN、フランスは FR、ドイツは DE、イタリアは IT、韓国は KR、ロシアは RU、イギリスは GB、アメリカは US などです。国名コードの一覧は、国際郵便マイページサービスのインポート画面にある「国名コード一覧をダウンロードする」で調べることができます。

国際郵便マイページのアドレス帳の住所は、PA のように所属や自宅の区別はありません。1箇所のみです。移行したい住所が所属と自宅の2種類ある場合は、 所属先の住所を対象にした CSV ファイルと自宅の住所を対象にした CSV ファイルの2つのファイルをエクスポートする必要があります。所属先と自宅の住所を混在することはできません。CSV ファイル内に空の住所がある場合はエラーとなります。

データの移行例

ここでは、旧姓のフィールド(未使用だとして)を使って敬称付きのデータを作成します。国名はあらかじめ国名コードになっているとします。住所は所属宛てのものを使います。自宅宛のデータが必要な場合は、自宅用の CSV ファイルもエクスポートしてください。

  1. 移行したい海外向けの住所録データを抽出します。
  2. 敬称付きの名前を作成します。未使用のテキストフィールドが必要です。ここでは「旧姓」の欄を使用します。「敬称」には Mr. や Ms. が設定されているとします。
    1. スクリプトメニューから「フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…」を選択
    2. 「表示名」を「旧姓」へ複製
    3. 同じ画面で、「敬称」を「旧姓」の「前」に「半角スペース」を間に加えて追記
  3. エクスポート画面の標準タイプの [エクスポート…] をクリックします。
  4. ファイルの保存先を指定し、ファイルタイプを「コンマ区切りテキスト」にして [保存] をクリックします。
  5. フィールドのエクスポート順を以下のように設定(所属住所の例)して [エクスポート] をクリックします。※は必須項目です。その他は空欄でも構いませんが、項目数と必須項目の位置は変更できません。
    • ID
    • 旧姓 ※(敬称付きの姓名、ここでは手順2で作成した旧姓フィールドを指定)
    • 所属
    • 部署
    • 所属_郵便番号(自宅の場合は 自宅_郵便番号)
    • 所属_建物名等(自宅の場合は 自宅_建物名等)
    • 所属_町域と番地 ※(自動生成されるフィールドを使用、自宅の場合は 自宅_町域と番地)
    • 所属_市区町村 ※(自宅の場合は 自宅_市区町村)
    • 所属_都道府県(自宅の場合は 自宅_都道府県)
    • 所属_国名 ※(2文字の国名コードにする必要あり、自宅の場合は 自宅_国名)
    • 所属_TEL(自宅の場合は 自宅_TEL)
    • 所属_FAX(自宅の場合は 自宅_FAX)
    • 所属_mail(自宅の場合は 自宅_mail)
  6. エクスポートした CSV ファイルの先頭行に移行先のアドレス帳の項目名(この下の「国際郵便マイページのアドレス帳の項目名」参照)を追加します。”User ID” 〜 “E-mail address” までの1行をコピー&ペーストしてください。エクセルで編集する際はこちらを参考にしてください。
  7. 国際郵便マイページにログインします。アカウントがない場合は新規登録してからログインしてください。
  8. お届け先アドレス帳を選び、編集した CSV ファイルをインポートします。
国際郵便マイページのアドレス帳の項目名

“User ID”,”Name”,”CompanyName”,”Department”,”Postal code”,”Address 1″,”Address 2″,”Address 3″,”STATES,etc.”,”COUNTRY”,”Tel”,”Fax”,”E-mail address”

気付いた点
  • CSV の文字コードは UTF-8 か SJIS で OK
  • エラーのレコードが一つでもあるとインポートできない
  • 国名コードで入力しておかないとエラーになる
  • ヘッダーがないと1レコード目がインポートされない
  • ヘッダーの項目が欠けていると「インポートファイルの形式が不正です」となる
  • ID、所属、部署はインポート後に編集できない
  • 所属、部署は、一覧表示のときの氏名の欄に表示される

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

外部サイト

日本郵便の国際郵便マイページサービスは、EMS ラベル印字の受付のほか、EMS、国際eパケット、国際小包、国際書留郵便の発送に必要な書類を印刷できるウェブサービスです。作成した EMS ラベルは無料で届きます。

関連ページ

[スクリプト] メニュー

[スクリプト] メニューの主なコマンドについて説明します。

[現在のデータをコピー]

現在のレコードのすべてのフィールドをクリップボードにコピーします。フィールド間はタブで区切られます。より詳しい情報は「現在のレコードのデータをコピー」をご覧ください。

[現在のレコードのみ表示]

現在のレコードだけを表示し、その他のレコードを対象外にします。対象レコードは、現在のレコード1件のみとなります。

現在のレコードを1件だけをエクスポートしたい場合や、1件だけ印刷したい場合などに便利です。すべてのレコードを表示するには、レイアウト上に配置してある「すべて表示」ボタンをクリックします。

[フィールド内容の全置換…]

対象レコードの任意のフィールドの内容を、現在選択中の値ですべて置き換えます。より詳しい情報は「フィールド内容の全置換」をご覧ください。

[フィールド内容の最適化…]

対象レコードまたは、現在のレコード内の全フィールドを最適化します。より詳しい情報は「フィールド内容の最適化」をご覧ください。

[フィールド内容の複製, 移動, 入替, 追記…]

フィールドの内容の複製、移動、入れ替え、追記を行う画面が表示されます。それぞれ、処理対象のレコード(対象レコードか現在のレコードか)を指定することができます。より詳しい情報は「フィールド内容の複製、移動、入れ替え、追記」をご覧ください。

[フィールド内容の複製]

複製元のフィールド内のデータを、複製先のフィールドへ複製します。実行後、複製元と複製先のフィールド内容は同じものになります。

[フィールド内容の移動]

移動元のフィールド内のデータを、移動先のフィールドへ移動します。実行後、移動元のフィールドは消去され、移動先のフィールドにデータが移ります。

[フィールド内容の入れ替え]

指定した2つのフィールド内のデータを入れ替えます。

[フィールド内容の追記] (v4.7〜)

追記元のフィールド内のデータまたは任意のテキストを、追記先のフィールド内のデータに追記します。

[マーク ON/OFF…]

対象レコードの「マーク」フィールドを、一括して ON または OFF に設定します。より詳しい情報は「マークを一括して ON/OFF」をご覧ください。

[ふりがなの自動生成…]

対象レコードまたは現在のレコードの姓、名、所属名をもとに、対応するふりがなを一括して自動生成します。意図しないふりがなが生成された場合は、ふりがなフィールドの値を修正してください。既にふりがなが設定されている場合は何も行いません。より詳しい情報は「ふりがなを一括して自動生成」をご覧ください。

[姓名を分割…]

姓または名のフィールドに「山田 太郎」など姓名を結合したデータがある場合、そのデータを、姓、名の各フィールドに分割します。姓名の間に半角スペースまたは全角スペース(v4.8 〜 v4.8.2 は全角スペースのみに対応)が必要です。より詳しい情報は「姓名の分割」をご覧ください。

[誕生年月日を分割…]

誕生年、誕生月、誕生日のいずれかのフィールドに、年月日を結合したデータ(1970/5/5など)がある場合、そのデータを、誕生年、誕生月、誕生日の各フィールドに分割します。より詳しい情報は「誕生年月日の分割」をご覧ください。

[郵便番号データベースを開く]

郵便番号データベースを開きます。PowerAddress フォルダ内に zipcode ファイルが保存されている必要があります。より詳しい情報は「郵便番号データベースの使い方」をご覧ください。

[姓名反転 ON/OFF…]

対象レコードの「姓名反転」フィールドを、一括して ON または OFF に設定します。より詳しい情報は「姓名反転を一括して ON/OFF」をご覧ください。

[英表記住所 ON/OFF…]

対象レコードの「英表記住所」フィールドを、一括して ON または OFF に設定します。より詳しい情報は「住所欄の英語表記を一括して ON/OFF」をご覧ください。

[英表記住所を検索…]

英語表記の住所を検索します。[すべてから] を選択すると、全レコードから英語表記の住所を検索します。[対象から] を選択すると、対象レコードから英語表記の住所を検索します。

[英表記住所を除外]

対象レコードから英語表記の住所を除外します。

[配偶者の連名設定 ON/OFF…]

対象レコードから「配偶者名」が入力されているレコードを検索し、配偶者の連名設定を一括して ON または OFF にします。

[子供1の連名設定 ON/OFF…]

対象レコードから「子供1の名」が入力されているレコードを検索し、子供1の連名設定を一括して ON または OFF にします。

[子供2の連名設定 ON/OFF…]

対象レコードから「子供2の名」が入力されているレコードを検索し、子供2の連名設定を一括して ON または OFF にします。

[子供3の連名設定 ON/OFF…]

対象レコードから「子供3の名」が入力されているレコードを検索し、子供3の連名設定を一括して ON または OFF にします。

[その他の連名設定 ON/OFF…]

対象レコードから「その他の連名」が入力されているレコードを検索し、その他の連名設定を一括して ON または OFF にします。

[誕生日を検索してソート…]

対象レコードから「誕生月」が入力されているレコードを検索し、その結果を「誕生月」と「誕生日」の内容にしたがってソートします。実行時に昇順か降順かを指定します。ソートについての詳細は「レコードのソート」をご覧ください。

[年齢を検索してソート…]

対象レコードから「年齢」が設定されているレコードを検索し、その結果を「年齢」の内容にしたがってソートします。実行時に年少順か年長順かを指定します。ソートについての詳細は「レコードのソート」をご覧ください。

[作成日の古い順/新しい順でソート]

対象レコードを「作成日」の内容にしたがってソートします。実行の度に昇順、降順を切り替えます。ソートについての詳細は「レコードのソート」をご覧ください。

[更新日の古い順/新しい順でソート]

対象レコードを「更新日」の内容にしたがってソートします。実行の度に昇順、降順を切り替えます。ソートについての詳細は「レコードのソート」をご覧ください。

[PowerAddress について…]

PowerAddress の About 画面を表示します。この画面は、PowerAddress の起動時にも表示されます。ソフトのバージョン、関連ファイルのバージョン、ライセンス名、登録者名、現在共有中のユーザー数などを確認することができます。ライセンス名については「ライセンス情報の管理」をご覧ください。前の画面に戻るには、画面中央の [OK] ボタンをクリックします。

このメニューコマンドは、Windows 版の場合は [ヘルプ] メニューにも表示されます。Mac 版の場合は [PowerAddress] メニューにも表示されます。

[PowerAddress ヘルプ]

PowerAddress ホームページ内のヘルプを開きます。このメニューコマンドは、[ヘルプ] メニューにも表示されます。

英語表記の住所を検索

英表記住所」フィールドが ON のレコードを素早く検索します。検索の対象はすべてのレコードか対象レコードです。

英語表記の住所を検索するには(メニューから検索)

メニューから「英表記住所を検索…」を除外を実行します。検索レイアウトや設定レイアウトでは実行できません。

英語表記の住所を検索するには(ボタンで検索)

  1. リストや印刷詳細レイアウトを表示します。
  2. 画面上部にある [英住所検索…|除外] ボタンの [英住所検索…] をクリックします。

ボタンの文字色が青のものは、該当するレコードが存在することを表しています。

ボタンの文字色がグレーのものは、該当するレコードが存在しないことを表しています。クリックしても検索は行われません。

参考)[英住所検索…|除外] ボタンの [除外] は、対象レコードから英語表記の住所のレコードを除外します。

クイック検索 (頭文字, マーク有無などを素早く検索)

表示名の先頭文字や、マークの有無、英語表記の住所の検索及び除外などを素早く検索できます。

すべてのフィールドを対象に検索したい場合は「横断検索」をご利用ください。

フィールドを指定してより詳しく検索したい場合は「カード検索」をご利用ください。

住所欄の英語表記を一括して ON/OFF

対象レコードの「英表記マーク」を、一括して ON または OFF に設定します。英表記マークを ON にすると、住所欄が英語圏向けの並びに変わります。

対象レコードの「英表記マーク」をすべて ON または OFF にするには

  1. リスト、カード、印刷詳細などのレイアウトを表示します。
  2. スクリプトメニューから「英表記マーク ON/OFF…」を選択します。
  3. ダイアログの内容を確認し、[すべてをON] か [すべてOFF] をクリックします。

姓名反転を一括して ON/OFF

対象レコードの「姓名反転マーク」を、一括して ON または OFF に設定します。姓名反転マークを ON にすると、表示名の姓と名が入れ替わります。姓名反転が必要な英語圏のレコードをインポートした際に便利です。

対象レコードの「姓名反転マーク」をすべて ON または OFF にするには

  1. リスト、カード、印刷詳細などのレイアウトを表示します。
  2. スクリプトメニューから「姓名反転 ON/OFF…」を選択します。
  3. ダイアログの内容を確認し、[すべてをON] か [すべてOFF] をクリックします。

項目: 英表記住所

住所欄を英語表記(英語圏向けの住所表記)にするチェックボックス形式のフィールドです。このフィールドをチェックすると、住所関連のレイアウトやフィールドが英語表記向けに切り替わります。フィールドの値は、1(ON)か0(OFF)です。

英語表記切り替えはレコード毎に設定することができます。対象レコードを一括して ON/OFF するには、メニューコマンド> スクリプト> 英表記住所 ON/OFF… を実行します。

英語表記に対応するレイアウトは以下のとおりです。

  • リスト > 所属住所 の住所
  • リスト > 自宅住所 の住所
  • カード > Simple の住所欄
  • カード > Full の住所欄
  • 印刷画面の住所欄
  • 印刷画面の宛名(英語表記未対応のレイアウトは除く)

英語表記に対応するフィールドは以下のとおりです。

フィールドを配置しているレイアウト

  • カード > Simple
  • カード > Full
  • 印刷 > はがき(詳細画面)
  • 印刷 > 長封筒(詳細画面)
  • 印刷 > 洋封筒(詳細画面)
  • 印刷 > 角封筒(詳細画面)
  • 印刷 > ラベル(詳細画面)

レイアウト上のフィールドラベル

  • 英表記

インポート/エクスポート時のフィールド名

  • 英表記住所

項目: 姓名反転

姓名反転を行うチェックボックス形式のフィールドです。姓名反転はレコード毎に設定することができます。対象レコードを一括して ON/OFF するには、メニューコマンド> スクリプト> 姓名反転 ON/OFF… を実行します。このフィールドをチェックすると、以下の処理が自動的に行われます。

例えば、姓が「Yamada」、名が「Taro」、敬称が「Mr.」のときに姓名反転を ON にすると、表示名は「Taro Yamada」に、印刷時の宛名は「Mr. Taro Yamada」となります。

フィールドの値は、1(ON)か0(OFF)です。

フィールドを配置しているレイアウト

  • カード
  • 印刷 > はがき(詳細画面)
  • 印刷 > 長封筒(詳細画面)
  • 印刷 > 洋封筒(詳細画面)
  • 印刷 > 角封筒(詳細画面)
  • 印刷 > ラベル(詳細画面)
  • メール

レイアウト上のフィールドラベル

  • 姓名反転

インポート/エクスポート時のフィールド名

  • 姓名反転

項目: 自宅_国名

自宅住所の国名を入力するフィールドです。英字を用いる場合は半角での入力を推奨します。このフィールドはオートコンプリートに対応しています。このフィールドに文字を入力すると、他のレコードの入力値に基づいた入力候補が表示されます。複数の候補がある場合は一覧が表示されます。

このフィールドは、以下の自動的に生成されるフィールドの構成要素の一つです。英語圏向け住所表記のときだけ国名が追加されます。

フィールドを配置しているレイアウト

  • リスト > 自宅住所
  • リスト > 一覧
  • カード > Simple
  • カード > Full
  • 印刷 > はがき(詳細画面)
  • 印刷 > 長封筒(詳細画面)
  • 印刷 > 洋封筒(詳細画面)
  • 印刷 > 角封筒(詳細画面)
  • 印刷 > ラベル(詳細画面)

リスト印刷とカード印刷の画面には「自宅_国名」のフィールドは配置されていませんが、英表記マークが ON のときだけ、印刷用の「自宅住所」の欄に国名を含む連結住所が表示されます。

レイアウト上のフィールドラベル

  • 日本国内表記のとき:国名、英語表記のとき:Country

インポート/エクスポート時のフィールド名

  • 自宅_国名