インポート時にフィールドの配置順を自動で照合するには?

Q. 質問

PowerAddress のバックアップファイル、他ソフトの CSV ファイル、エクセルで作成した住所録ファイルなどをインポートする際、フィールドの位置合わせを簡単に行いたい。自動で照合する方法は?

A. 回答

インポートするファイルの1行目に PowerAddress 用のフィールド名(列名、項目名)があればインポート時の照合はとても簡単です。フィールドの順序は問いません。

PowerAddress のエクスポート画面や設定画面で書き出したバックアップファイル(*.mer または *.fmp12)はフィールド名が付加されています。他ソフトの CSV ファイルやエクセルで作成した住所録ファイルの場合は、インポートの前に、ファイルの1行目を PowerAddress 用に編集しておきましょう。フィールド名の一覧はこちらをご覧ください。関連する FAQ「CSV やエクセルの住所録をインポートするには?」も参考にしてください。

準備ができたらファイルをインポートします。フィールドの配置順を自動で照合するには、インポートダイアログにあるフィールドの配置順を「照合名順」にします。指定箇所は以下のとおりです。

v5.1 または FileMaker 18〜 環境の場合

v5.1 環境のインポートダイアログ
v5.1 環境のインポートダイアログ

v4.9〜v5.0 または FileMaker 12〜17 環境の場合

旧環境のインポートダイアログ
旧環境のインポートダイアログ

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.x
  • PowerAddress 4.x

パソコン買い替え時の移行方法は?

PowerAddress フォルダを丸ごとコピー&ペーストするだけ

Q. 質問

パソコンを買い替えたときの住所録の移行、最も簡単な方法は?

A. 回答

住所録データの移行はとても簡単です。最も簡単な方法は、現在お使いの PowerAddress フォルダを丸ごとコピーし、新しいパソコンにペースト(貼り付け)するだけです。コピー&ペーストは、会社や自宅内の LAN 経由、USB メモリ、オンラインストレージ経由などで行うとよいでしょう。念のため、バックアップをとってから移行することをおすすめします。

FileMaker 版の移行

FileMaker 版は Win/Mac 完全互換です。新しいパソコンが Windows でも Mac でも、PowerAddress フォルダを丸ごとコピー&ペーストするだけです。

Win アプリ版の移行

事前に動作環境を確認してください。動作可能であれば、PowerAddress フォルダを丸ごとコピー&ペーストするだけです。新しいパソコンが Mac の場合は、新しいパソコンで Mac アプリ版をダウンロード&インストールし、住所録ファイル(PowerAddress フォルダ内の data ファイル)だけをコピー&ペースト(上書き)してください。

Mac アプリ版の移行

事前に動作環境を確認してください。動作可能であれば、PowerAddress フォルダを丸ごとコピー&ペーストするだけです。新しいパソコンが Windows の場合は、新しいパソコンで Win アプリ版をダウンロード&インストールし、住所録ファイル(PowerAddress フォルダ内の data ファイル)だけをコピー&ペースト(上書き)してください。

その他の移行方法

エクスポートしたファイルやバックアップファイルを使って移行することもできます。

ライセンスについて

パソコンを変更すると、ライセンスキーの入力が必要になる場合があります。使用許諾数の範囲内であれば再入力の必要はありません。シングルライセンスや使用許諾数を超えたライセンスの場合は、ライセンスキーの再入力が必要です。複数利用する場合は、ソフトの設置数や起動数分または、使用する人数分のライセンスのご購入をお願いいたします。

なお、各ライセンスの使用許諾数は、住所を同じにする同一の建物内にある同一の企業または団体内に限り有効です。同一の企業または団体でも、異なる住所や異なる建物で利用する場合は、店舗や事務所毎にライセンスが必要です。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0

PA の住所録を他の PA へ移行するには?

コピー&ペーストまたはファイル経由で移行

Q. 質問

PowerAddress の住所録データを他の PowerAddress へ移行するには?

A. 回答

PowerAddress フォルダを丸ごとコピー&ペースト、住所録ファイルをコピー&ペースト、エクスポートしたファイルを使って移行するなどの方法があります。

PowerAddress フォルダを丸ごとコピー&ペーストして移行

PowerAddress フォルダを丸ごとコピー&ペーストまたは複製する方法です。住所録データと設定値が同じ状態になります。アプリ版の場合はコピー元とコピー先が同じ動作環境である必要があります。FileMaker 版は異なる動作環境でも利用できます。以下はこの方法で移行する際の注意点です。

  • 必ず PowerAddress を終了してからコピー&ペーストしてください。
  • コピーや複製は使用許諾数(ライセンス数)の範囲内でご利用ください。

住所録ファイルをコピー&ペーストして移行

コピー元の PowerAddress フォルダ内にある住所録ファイル(data ファイル)をコピーし、コピー先の PowerAddress フォルダ内にペースト(貼り付け)します。住所録ファイルは Win/Mac 間で互換性があるため、異なる動作環境への移行も可能です。ただし、異なるバージョンの PowerAddress 間では移行できない場合があります。異なるバージョン間で移行したい場合は、後述の「エクスポートしたファイルを使って移行」をご覧ください。以下はこの方法で移行する際の注意点です。

  • 必ず PowerAddress を終了してからコピー&ペーストしてください。
  • コピー先の住所録データは上書きされます。必要であれば事前にバックアップをとってから行ってください。
  • 住所録ファイルのファイル名は変更しないでください。
  • 設定値は別途移行する必要があります。

エクスポートしたファイルを使って移行

すべての住所録を移行したい場合は、コピー元の PowerAddress でバックアップファイルをエクスポートし、そのファイルをコピー先の PowerAddress でインポートするのが最も簡単な方法です。バックアップファイルを作成するには、エクスポート画面か設定画面にある [住所録をバックアップ…] をクリックします。[Text] を選ぶと Merge 形式(フィールド名付き CSV)でエクスポートされます。顔写真などの画像データを含めたい場合は、FileMaker Pro 形式の [Text, Img] でエクスポートします。この方法はアップグレードの際の移行方法としても紹介しています。詳しくは以下のページをご覧ください。

住所録の一部を移行したい場合は、まず検索機能などを使って任意のレコードを抽出します。次にその対象レコードを任意のファイル形式でエクスポートします。ファイル形式は、フィールドの位置合わせがしやすいように、フィールドの情報を含んだ Merge、FileMaker、Excel 形式などがよいでしょう。

コピー先の PowerAddress で住所録をインポートするには、インポート画面にある標準タイプの [インポート…] か設定画面にある住所録の [インポート…] をクリックします。インポート時のファイルを開くダイアログで、ファイル形式とファイル名を指定し、配置順を [照合名順] にしてインポートします。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

パスワードは設定できますか?

パスワードの設定方法について

Q. 質問

住所録にパスワードを設定することはできますか?

A. 回答

はい、設定できます。パスワードを設定すると、PowerAddress を起動する度にログインウインドウ(アカウント名とパスワードの入力画面)が表示されます。たとえ住所録ファイル(PowerAddress フォルダ内の data)が持ち出され、別の PowerAddress にコピーされた場合でも、正しいパスワードを入力しない限りデータへのアクセスはできません。設定方法は以下のページをご覧ください。

パスワードを初期パスワードの「user」に設定し直すと、パスワードを入力せず自動的にアクセスする状態に戻ります。

パスワードの取り扱いには十分注意してください。パスワードを忘れると、住所録ファイルへのアクセスが二度とできなくなります。お問い合わせいただいても、パスワードを解除することはできませんのでご注意ください。

パスワードには、a ~ z、A ~ Z、0 ~ 9、および「!」や「%」などの ASCII 文字だけを使用してください。WebDirect で共有する場合は、コロンを使用しないでください。また、パスワードの安全性を高めるため、8文字以上で少なくとも1つの数字や記号を含めるなど、できるだけ強度の高いパスワードを設定することをおすすめします。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

住所録データはどこに保存される?

PA フォルダ内の住所録ファイル(data)に自動保存

Q. 質問

入力した住所録データはどこに保存されますか?

A. 回答

お客様が入力した住所録データは、PowerAddress フォルダ内にある住所録ファイル(data ファイル)に自動的に保存されます。お客様による保存操作は不要です。PowerAddress フォルダを上書きしたり、住所録ファイルを削除しないようご注意ください。

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.0
  • PowerAddress 4.9

iOS デバイス上の住所録ファイルをパソコン上で使う

iOS デバイス上の PA の住所録ファイル → PA Win/Mac

iOS デバイスの FileMaker Go で使用している PowerAddress の住所録ファイル(data)をパソコンに保存して使う方法です。住所録を主に iOS デバイスで管理し、必要に応じてパソコン上で使ったり、パソコン上にバックアップしたい場合などにご利用ください。住所録ファイルは、FileMaker クライアント(Windows、Mac、iOS、iPadOS)間で互換性があります。

iOS デバイスには、FileMaker Go と PowerAddress をインストールしておく必要があります。PowerAddress をインストールする方法は以下のページをご覧ください。

パソコン上の住所録を残したい場合は、パソコン上の住所録をバックアップしてからご利用ください。詳しくは「バックアップとリストア」をご覧ください。

住所録の移行方法

住所録ファイルを操作する際は、必ずパソコンまたは iOS デバイス上の PowerAddress を終了してください。

手順

  1. iOS デバイスをパソコンに接続し iTunes を開く
  2. iTunes の画面左に表示される自身のデバイスをクリック
  3. 画面上の [App] をクリック
  4. 画面下のファイル共有の App リストから [FileMaker Go] をクリック
  5. data を選択して [保存…] をクリックし、パソコン側の PowerAddress フォルダを選択して置換

パソコン側の data(住所録ファイル)を置換するとパソコン上の住所録が上書きされます。パソコン上の住所録を残したい場合は、必ずバックアップをとってから置換してください。

PowerAddress フォルダとは

PA フォルダ

PowerAddress をダウンロードして展開またはコピーすると、PowerAddress Win 5.1、PowerAddress Mac 5.1、PowerAddress 5.1 などのフォルダが現れます。このフォルダのことを便宜上、単に「PowerAddress フォルダ」と呼びます。バージョン毎のフォルダ名は以下のとおりです。

バージョン動作環境実際のフォルダ名
v5.1Win アプリ版PowerAddress Win 5.1
Mac アプリ版PowerAddress Mac 5.1
FileMaker 版PowerAddress 5.1
v4.9Win アプリ版PowerAddress RT 4.9
Mac アプリ版PowerAddress RT 4.9
FileMaker 版PowerAddress FM 4.9
v4.8.2Win アプリ版PowerAddress RT 4.8.2
Mac アプリ版PowerAddress RT 4.8.2
FileMaker 版PowerAddress FM 4.8.2

PowerAddress フォルダ内には、メインファイル(main)、住所録ファイル(data)、郵便番号データベース(zipcode)、その他の関連ファイルが含まれています。Win/Mac アプリ版の場合は、それらに加えて実行ファイル(Win 版は PowerAddress.exe、Mac 版は PowerAddress.app)が追加されます。PowerAddress フォルダは、住所録データベースの一つの単位と言ってもよいでしょう。ファイル構成の詳細は「ファイル構成」をご覧ください。

PowerAddress を起動(アプリ版は実行ファイルを、FileMaker 版は main をダブルクリック)すると、同一階層にある住所録ファイルが参照されます。PowerAddress は、PowerAddress フォルダ単位で独立して動作します。これにより、任意の場所への設置(展開またはコピー)、複数の PowerAddress の設置、複数の PowerAddress の並列起動などが可能です。

PowerAddress フォルダの名称は自由に変更できます。複数設置する場合は、「PA 5.1 個人用」や「PA 5.1 仕事用」などとするとわかりやすいでしょう。PowerAddress フォルダ毎の移動も可能です。

住所録テーブルとは

フィールドとレコードの集まり

フィールドレコードで構成されたデータの集まりを「テーブル」と呼びます。表計算ソフトで、列がフィールド、行がレコードだとすると、そのまとまりである一つのシートを、一つのテーブルと言ってもよいでしょう。

PowerAddress では、住所録のすべてのフィールドとすべてのレコードの集まりを「住所録テーブル」と呼びます。テーブル名は data または user です。住所録テーブルは、住所録ファイルに格納されているテーブルの一つです。

リレーションシップを設定して住所録テーブルを結合

リレーションシップを使うと、PA の住所録テーブル(data テーブル)と、任意の FileMaker ファイルのテーブルを結合したリレーショナルデータベースを作成することができます。テーブル間のデータの参照は、リレーションシップの設定に基づき行われます。

任意のレイアウトに、自身のテーブルと PA の住所録テーブルのフィールドを組み合わせて配置することができます。ルックアップと違い、PA の住所録テーブルの変更内容は自動的に更新されます。また、自身のテーブルから PA の住所録テーブルを編集すると、その内容は PA の住所録テーブルに即座に反映されます。自身のテーブルから PA のレコードを作成または削除することも可能です。

ここでは、任意の FileMaker ファイルを「my_database」とし、リレーションシップやテーブルの参照例などを説明します。

リレーションシップの設定および、リレーションシップによるテーブルの参照には、PA が起動(main をダブルクリックして関連ファイルが開いている状態)している必要があります。なお、リレーションシップを設定できるのは、data ファイル内の data テーブルのみです。

リレーションシップの設定例

ここでは単一条件リレーションシップ(互いの照合フィールドが [=] の記号で結ばれる)を使用します。

  1. PowerAddress フォルダ内の main を FileMaker Pro で開く
  2. my_database を開く
  3. my_database のテーブルに照合フィールドを作成
    ここでは PA と同じ名前の「整理番号」というフィールド作成する。タイプは PA と同じ「数字」にする。
  4. my_database の「ファイル> 管理> 外部データソース…」を開く
  5. PA の data を data という名前で登録
  6. my_database のリレーションシップグラフに data を追加
  7. 互いの整理番号を照合フィールドとして設定
    ここでは単一条件リレーションシップ(互いの照合フィールドが [=] の記号で結ばれる)を使用する。

リレーションシップを設定する際、data 側の「このリレーションシップを使用して、このテーブルでのレコードの作成を許可」を ON にすると、my_database 側から PA のレコードを作成することができます。

リレーションシップを設定する際、data 側の「他のテーブルでレコードが削除された時、このテーブルの関連レコードを削除」を ON にすると、my_database 側から PA のレコードを削除することができます。必要なレコードを間違って削除しないようご注意ください。

リレーションシップによるテーブルの結合例

ここでは、my_database のテーブルに「追加メモ」というテキストフィールドを作成し、my_database を表示しているレイアウトに、my_database のテーブルの「整理番号」と「追加メモ」、住所録テーブルの「姓」と「名」フィールドを組み合わせて配置します。

  1. レイアウトモードで、my_database のテーブルを表示したレイアウトを作成
  2. my_database のテーブルの「整理番号」と「追加メモ」を配置
    フィールドを指定する際は、フィールド指定のテーブルが「現在のテーブル(my_database)」になっていることを確認してください。
  3. リレーションシップを設定した住所録テーブルの「姓」と「名」を配置
    フィールドを指定する際は、フィールド指定のテーブルが「data」になっていることを確認してください。

PA の任意のレコードの値を参照する

ブラウズモードでレコードを作成し、my_database の「整理番号」フィールドに PA の任意のレコードの整理番号を入力してみてください。整理番号の値に応じた「姓」と「名」が表示されます。

「整理番号」と「追加メモ」の値は、my_database のテーブルの内容が表示されます。「姓」と「名」は、住所録テーブルの内容が表示されます。

PA のレコードを作成する

リレーションシップの設定で、data 側の「このリレーションシップを使用して、このテーブルでのレコードの作成を許可」が ON になっていることを確認します。

ブラウズモードでレコードを作成し、my_database の「姓」と「名」に任意の値を入力してください。PA 側に今作成したレコードが表示されます。

PA のレコードを削除する

リレーションシップの設定で、data 側の「他のテーブルでレコードが削除された時、このテーブルの関連レコードを削除」が ON になっていることを確認します。

リレーションシップによるレコードを my_database 側で削除すると、my_database 側のレコードとともに、PA 側のレコードも削除されます。必要なレコードを間違って削除しないようご注意ください。

関連ページ

ルックアップを設定して住所録テーブルの内容をコピー

ルックアップを使うと、PA の住所録テーブル(data テーブル)の内容を、任意の FileMaker ファイルのテーブルにコピーすることができます。ルックアップを行うには、リレーションシップの設定が必要です。データのコピーは、リレーションシップの設定に基づき行われます。

一度コピーされたデータは自身のテーブルのデータとなります。ルックアップを更新しない限り、それぞれのテーブルの内容は別々に管理されます。フィールドの編集やレコードの作成は、PA の住所録テーブルには影響しません。

ここでは、任意の FileMaker ファイルを「my_database」とし、ルックアップのためのリレーションシップやルックアップの設定例などを説明します。

リレーションシップの設定および、ルックアップによるデータのコピーには、PA が起動(main をダブルクリックして関連ファイルが開いている状態)している必要があります。ルックアップの更新時も同様です。なお、リレーションシップを設定できるのは、data ファイル内の data テーブルのみです。

リレーションシップの設定例

ここでは単一条件リレーションシップ(互いの照合フィールドが [=] の記号で結ばれる)を使用します。

  1. PowerAddress フォルダ内の main を FileMaker Pro で開く
  2. my_database を開く
  3. my_database のテーブルに照合フィールドを作成
    ここでは PA と同じ名前の「整理番号」というフィールド作成。タイプは PA と同じ「数字」にする。
  4. my_database の「ファイル> 管理> 外部データソース…」を開く
  5. PA の data を data という名前で登録
  6. my_database のリレーションシップグラフに data を追加
  7. 互いの整理番号を照合フィールドとして設定
    ここでは単一条件リレーションシップ(互いの照合フィールドが [=] の記号で結ばれる)を使用する。

リレーションシップを設定する際、data 側の「他のテーブルでレコードが削除された時、このテーブルの関連レコードを削除」を ON にすると、my_database 側から PA のレコードを削除することができます。必要なレコードを間違って削除しないようご注意ください。

ルックアップの設定例

ここでは、my_database のテーブルに「姓」と「名」のフィールドを作成し、それぞれのフィールドにルックアップを設定します。

  1. my_database のテーブルに「姓」のフィールドを作成し、[オプション…] をクリック
  2. 「入力値の自動化」タブの [ルックアップ値] を ON にし、ルックアップの設定ダイアログを表示
  3. 「関連テーブルからルックアップする: 」を「data」に設定
  4. 「値のコピーもとのフィールド:」から「::姓」を選び [OK] をクリック
  5. 同様に「名」のフィールドを作成し、「::名」とのルックアップを設定

住所録テーブルの操作

my_database のテーブルを表示するレイアウトを作成し、「整理番号」、「姓」、「名」の各フィールドを配置します。ブラウズモードでレコードを作成し、my_database の「整理番号」フィールドに PA の任意のレコードの整理番号を入力してみてください。整理番号の値に応じた「姓」と「名」が住所録テーブルからコピーされます。

ルックアップを更新するには、整理番号を再入力するか、ルックアップを更新するスクリプトを作成して実行します。詳細は FileMaker Pro のドキュメントをご覧ください。

関連ページ