インポート, 一致するレコードを更新するには?

インポートの方法は、レコードの追加、一致するレコードの更新、既存のレコードの置換の3種類から選ぶことができます。ここでは、一致するレコードの更新方法について解説します。

Q. 質問

2つの PowerAddress(以下 PA)を使っています。1つは出先で更新することがある PA です。もう1つは会社での管理用に使っている PA です。出先で更新した住所録を会社の住所録にインポートする際、重複するレコードを更新することはできますか?

A. 回答

[インポート…] ボタンをクリックしてインポートするファイルを開くと、「インポート順の指定」ダイアログが表示されます。初期状態では、「ソース」と「ターゲット」の間の青い矢印が「追加」になっています。この矢印部分をクリックするとインポートの方法を選択することができますので、「更新」に変更してインポートします。

更新するには、インポート元(ソース)とインポート先(ターゲット)のレコードをどのような条件であれば同一とみなすかを設定する必要がります。例えば、「姓」と「名」が一致している場合に同一とみなす場合は、「姓」と「名」の2つのフィールドを「照合フィールド」として設定します。

以下は、インポートの際に重複するレコードを更新する操作例です。お試しになる前に、インポート先の住所録をバックアップすることをおすすめします。

操作手順

PowerAddress 5.1 での操作例です。この例では、インポート元の PA の全てのレコードをエクスポート(簡単バックアップ機能を使用)し、インポート先の PA にインポートしています。

  1. インポート元の PA を起動し、エクスポート画面の [住所録をバックアップ…] をクリック

    全てのレコードをエクスポートする場合は、簡単バックアップ機能を使うと便利です。任意のレコードをエクスポートしたい場合は、検索機能などで任意のレコードを抽出した後、標準の [エクスポート…] をクリックしてエクスポートしてください。

  2. テキスト形式か FileMaker 形式でエクスポート

    簡単バックアップ機能のファイル形式を選択します。顔写真などの画像データが不要な場合は [Text] を、画像データを含む全てのデータをバックアップしたい場合は [Text, Img] を選択します。前者は Merge 形式のテキストファイル(フィールド名付きの CSV)、後者は FileMaker Pro 形式のファイルです。

  3. インポート先の PA を起動し、インポート画面の [インポート…] をクリック

  4. ファイル指定のダイアログで、手順2のファイルを選択して [開く] をクリック

    選択できるファイル形式は、ファイル指定のダイアログの下の方にある「ファイルの種類」または「表示」のポップアップメニューで指定することができます。「すべて」にすると、すべてのファイル形式が指定できる状態になります。「Merge」にすると、Merge 形式のファイルだけが指定できる状態になります。「FileMaker Pro」にすると、FileMaker Pro 形式のファイルだけが指定できる状態になります。Mac でこのメニューが表示されていない場合は、ダイアログ左下の [オプション] をクリックします。

  5. ダイアログ上のソースとターゲットの間にある青い矢印をクリックし、「更新」を選択

    必要であれば「一致しないデータを新規レコードとして追加する」を ON にします。一致するレコードを更新

  6. ターゲットフィールドの一覧を「最後に使用した順序」から「照合名順」にする

    この操作を行うと、インポート元とインポート先のフィールドの順序が自動で揃います。照合名順

  7. 照合フィールドを設定(フィールド間をクリック)

    レコードを更新する際、どのような条件であれば同一のレコードとみなすかを設定します。例えば、「姓」と「名」が一致している場合に同一とみなす場合は、フィールドの一覧を照合名順にしたあとで、「姓」と「姓」の間をクリックし、フィールドのマッピングを「インポート」から「照合フィールド」にします。同じように「名」のマッピングも「インポート」から「照合フィールド」にします。照合フィールドは自由に設定することができます。照合フィールドを設定

  8. 更新するフィールドを設定

    照合フィールドでレコードが一致した場合、どのフィールドを更新するかを設定します。フィールドの一覧を照合名順にした場合は、インポート可能なフィールドがすべて「インポート」になります。更新したくないフィールドがある場合は、そのフィールド間をクリックし、フィールドのマッピングを「インポート」から「インポートしない」にします。更新したくないフィールドは「インポートしない」に設定

  9. [インポート] をクリック

この質問と回答に該当する製品

この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。

  • PowerAddress 5.x

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外部ページ

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