「山田 太郎」を「山田」と「太郎」に分割
Q. 質問
姓名の欄が一つしかないソフトを使っています。この住所録を CSV 形式で書き出すと、姓と名が一つのまとまり（エクセルで言うと”一つのセル”）になります。PA に移行する際、姓名を分割する方法はありますか？
A. 回答
姓と名の間に全角スペースか半角スペースがあれば、インポートした姓名データを簡単に分割することができます。レコード毎に分割することも、複数のレコードを一括して分割することも可能です。
以下は、インポートの際に表示される「フィールドデータのインポート順」ダイアログの例です。今回のような場合は、一旦、 PA の「姓」のフィールドに姓名をインポートします。姓名のふりがながある場合は、PA の「姓_ふりがな」のフィールドに姓名のふりがなをインポートします。PA の「名」と「名_ふりがな」のフィールドは空（インポートしない状態）にしておきます。
| インポート元のフィールド | インポート先のフィールド | |
| 山田 太郎 | → | 姓 |
| やまだ たろう | → | 姓_ふりがな |
| ： | → | ： |
| ： | → | ： |
| – | 名 | |
| – | 名_ふりがな |
右側の PA のフィールドは、ドラッグして移動することができます。フィールド間の記号「→」はインポートする、「-」はインポートしないことを表しています。この記号はクリックすると切り替わります。インポートが終了したら、PA のスクリプトメニューから「姓名を分割…」を開きます。以下の例は Mac 版ですが、Windows 版でも同じメニューです。クリックすると拡大します。
「姓名を分割…」を開いて「対象レコード」を選択すると、インポートしたすべてのレコードが分割処理の対象となります。分割の必要がないレコードまたは、分割できないレコードはスキップされます。以下の例では、10100件のうち 100件のレコードが分割処理の対象となります。クリックすると拡大します。
上記の画面で「このレコード」を選択すると、現在のレコードのみが処理対象となります。試しに１レコード分だけを処理したい場合は、分割前にカード画面を表示しておくとわかりやすいでしょう。
この他、姓と名の欄の間にある「隠しボタン」を使って素早く分割する方法もあります。この方法は、インポートのような大量のデータ入力ではなく、テキストファイルやメール本文などからデータをコピー＆ペーストする場合に便利です。この場合も、インポートのときと同様に、一旦、姓か名の欄に連結した姓名をペーストします。
次に、姓と名の欄の間にある隠しボタンをクリックします。
姓と名の間に全角スペースか半角スペースがあれば、姓名とふりがなを素早く分割することができます。
姓名を分割したからと言って、後々面倒になることは全くありません。表示名（上の図で言うと”山田 太郎”の背景が青い部分）をクリックすれば、連結した姓名が簡単にコピーできます。
姓名を PA のフィールドに沿って管理する最大の利点は、以下の関連データが自動的に生成される点です。姓と名のフィールドを加えると、姓名だけで実に12種類ものデータを労せずして管理できます。
| フィールド名 | データ例 |
| 表示名 | 山田 太郎 |
| 表示名_ふりがな | やまだ たろう |
| 表示名_フリガナ | ヤマダ タロウ |
| 表示名_フリガナ_半角 | ﾔﾏﾀﾞ ﾀﾛｳ |
| 姓_ふりがな | やまだ |
| 名_ふりがな | たろう |
| 姓_フリガナ | ヤマダ |
| 名_フリガナ | タロウ |
| 姓_フリガナ_半角 | ﾔﾏﾀﾞ |
| 名_フリガナ_半角 | ﾀﾛｳ |
これらのデータは様々なファイル形式でエクスポートすることができます。他の住所録ソフト、名簿管理ソフト、顧客管理ソフト、宛名書きソフト、その他のデータベースなど、姓名のフォーマットが異なるソフトにデータを渡す場合に大変便利です。PowerAddress なら、新たな手間やコストをかけずに、姓名データの再利用やフォーマット変換が簡単に行えます。
この質問と回答に該当する製品
この質問と回答に該当する製品とバージョンは以下のとおりです。
- PowerAddress 5.0
- PowerAddress 4.9
